Mejora de la organización de documentos legales con soluciones DAM

Llevar un registro de los documentos legales puede resultar difícil. Todos los días, los bufetes de abogados y los equipos legales internos deben gestionar una enorme cantidad de material. Hay muchos tipos de documentos, como archivos de Word, correos electrónicos y PDF. Es muy difícil mantener todo este material organizado, pero también es muy importante para la eficiencia y el cumplimiento. Herramientas de gestión de activos digitales (DAM) se diseñaron para ayudar con estos problemas de mantener los documentos organizados. En esta publicación, hablaremos sobre cómo la plataforma DAM de ioMovo puede ayudar con la gestión de documentos legales y los beneficios que ofrece.

Problemas con la antigua forma de gestionar documentos

Unidades compartidas y servidores de archivos, que son las formas habituales de equipos legales para gestionar documentos, tienen importantes defectos que los hacen inútiles a medida que aumenta el número de documentos. Estos son algunos de los problemas más comunes:

• Carpetas y archivos desorganizados Es fácil que el contenido que está vinculado entre sí se distribuya en diferentes lugares sin una estructura clara. Resulta difícil encontrar documentos específicos porque están por todas partes.

• Archivos duplicados o no coincidentes: La misma información puede estar en más de un lugar o versión, y no hay forma de vincularlos. Los equipos pierden tiempo intentando solucionar los problemas.

• Problemas de accesibilidad: Los documentos cruciales podrían guardarse en lugares a los que otras personas no puedan llegar o que tal vez desconozcan. Es difícil trabajar juntos y compartir información.

• Riesgos de cumplimiento: Es difícil cumplir con los tiempos de espera legales o las necesidades de auditoría y descubrimiento electrónico de manera rentable sin los controles y los metadatos correctos.

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Ventajas y desventajas del DAM para la gestión de documentos legales

Las fuentes de contenido no estructuradas pueden ser difíciles de organizar, pero las plataformas DAM se crearon para resolver ese problema. Sus principales tareas funcionan bien con la forma documentos judiciales se manejan. Algunos de los beneficios más importantes de utilizar la plataforma DAM de ioMoto son:

• Almacenamiento centralizado: En lugar de estar distribuidos en diferentes lugares, todos los documentos se guardan en un repositorio digital. Esto clasifica los archivos y evita que se repitan.

• Información y taxonomía: Se pueden usar los campos Matter/cliente, autor, tipo, etiquetas y otros campos de información para describir los documentos. Las taxonomías garantizan que los nombres y los detalles sean siempre los mismos.

• Sólida indexación de contenido: No solo se indexan los metadatos sino también el texto completo de cada documento, lo que permite realizar una búsqueda sólida de texto completo en toda la colección.

• Mejor seguridad y permisos: Los controles de acceso basados en funciones protegen los datos privados y permiten que las personas adecuadas, dentro y fuera de la empresa, trabajen juntas.

• Control de versiones: La plataforma DAM de ioMovo rastrea los cambios en los documentos a lo largo del tiempo, así como las diferentes versiones de los mismos. Los usuarios siempre tienen acceso a la versión más reciente.

• automatización del flujo de trabajo: Las tareas normales, como la revisión y la aprobación, la recopilación y la exportación de eDiscovery, se pueden convertir en archivos digitales y facilitar su realización.

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Caso práctico: Mejorar la gestión de documentos de fusiones y adquisiciones

Cuando dos empresas se fusionan o compran otra, es necesario organizar cuidadosamente y acceder fácilmente a una gran cantidad de papeleo para seguir adelante. Plataforma DAM puede mantener el orden en una colección desordenada.

Se recopilan todo tipo de documentos y se cargan en el sistema durante la diligencia debida. Pueden ser cualquier cosa, desde contratos hasta informes financieros y correos electrónicos. Los metadatos se utilizan para describir cada registro, como la fase de la transacción y las personas involucradas.

La búsqueda de texto completo facilita la búsqueda de cualquier información en cualquier momento, como todas las instancias de una determinada cláusula contractual, porque el sistema indexa el contenido. Las empresas ajenas a la sala de datos pueden verla con permisos avanzados.

Una vez finalizada la transacción, se puede encontrar todo el archivo de fusiones y adquisiciones y guardarlo de forma segura. Los usuarios no tienen que hurgar en las casillas para encontrar una respuesta rápidamente cuando tienen preguntas años después. El análisis del uso de los documentos puede ayudar a cambiar la forma de hacer las cosas en el futuro.

La plataforma DAM de ioMovo elimina los problemas de desorganización al colocar este tipo de activo crítico en un solo lugar. Esto facilita que los gerentes sigan las reglas a largo plazo. Durante el tiempo que sea necesario, los equipos pueden ver y gestionar toda su colección de fusiones.

Caso práctico: Gestión del ciclo de vida de un contrato

Un montón de departamentos legales debe realizar un seguimiento de miles de contratos que son importantes para las empresas. Para una administración adecuada, debe poder organizar los archivos de forma clara y hacer copias.

En la plataforma DAM de ioMovo, los contratos se perfilan con información importante como las partes, las fechas, los tiempos de revisión, etc. La tecnología utiliza el reconocimiento óptico de caracteres para que se pueda buscar todo el texto una vez subido.

A medida que los contratos avancen, se pueden compartir nuevas versiones con notas sobre cada versión. Los usuarios reciben información sobre las revisiones futuras mediante flujos de trabajo que pueden modificarse. Una vez finalizadas, las copias finales no se pueden cambiar.

Las personas que poseen contratos pueden usar el repositorio para averiguar cuáles son sus responsabilidades y cuál es el estado de sus contratos. Los informes ayudan a los jefes de departamento a comprender las medidas y los riesgos de la cartera.

El acceso digital controlado ayuda a los abogados externos que trabajan en las conversaciones a mantenerse en contacto. Si surgen problemas, las versiones anteriores se pueden encontrar rápidamente en lugar de tener que buscar en los archivos. Una organización coherente facilita el uso de las mejores técnicas de gestión a lo largo del tiempo.

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Caso práctico: Cómo acelerar la recopilación de eDiscovery

Si el proceso no es eficiente, las solicitudes de eDiscovery pueden estropear los flujos de trabajo y consumir muchos recursos. La plataforma DAM de ioMoto cambia la forma en que los equipos legales manejan estas tareas que son cada vez más comunes.

Cuando es necesario conservar algo durante un período de tiempo determinado, los administradores pueden usar los filtros flexibles de la plataforma para recopilar automáticamente el contenido que cumpla con ciertos criterios de correos electrónicos, unidades y fuentes de datos de terceros. La búsqueda de texto completo acelera el proceso de recopilación manual. Los registros se guardan de forma segura y las copias tienen marcas de agua para que no puedan cambiarse. Los analistas marcan los documentos importantes o privados para revisarlos mientras el sistema hace un seguimiento de la cadena de custodia.

Cuando se exporta para entregarlo al abogado de la otra parte, se recopilan todos los archivos necesarios junto con un registro para que el tribunal los examine. La potente función de búsqueda del repositorio se puede utilizar para encontrar respuestas a cualquier otra pregunta.

Al concentrar todo el proceso de descubrimiento electrónico en un solo lugar, los equipos legales pueden escapar de los problemas que surgieron con colecciones separadas, conjuntos de reseñas separados y producciones que se crearon en el último momento. Los riesgos se reducen al mínimo y el proceso se convierte en un hábito legal y fluido.

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Cambiar a una plataforma DAM

Se necesita tiempo y dinero para cambiar de un sistema de archivos tradicional a uno especializado plataforma de servicios de contenido. Sin embargo, los beneficios superan fácilmente los costos cuando se trata de ahorrar tiempo y dinero y reducir el peligro. Estas son las mejores maneras de hacer las cosas:

• Evalúe sus necesidades actuales: Conozca la cantidad de documentos, sus tipos y dónde están almacenados para poder establecer el tamaño del sistema y las necesidades de información correctos.

• Elija una solución: Elija una solución y póngala en marcha. Trabaje con los proveedores para encontrar la mejor opción y, a continuación, establezca un modelo de gobierno y estándares de taxonomía.

• Planifique la migración de datos: Configure escaneos de red/terminales y métodos de control de calidad para asegurarse de que la transferencia de los archivos existentes se realice sin problemas.

• Gestión del cambio y formación: Enseñe a los usuarios finales, dé a conocer el nuevo sistema y mantenga los procesos y las herramientas actualizados para que pueda aprovechar al máximo sus posibilidades.

• Actualizaciones de la gobernanza y las políticas: Mejorar el código de gobierno de la información y las políticas de cumplimiento para los controles de acceso a los repositorios centralizados.

• Pruebas de integración: Asegúrese de que el sistema DAM funcione como debería con otros programas importantes como Office 365, SharePoint, DMS, CRM y más.

• Rastrea y mejora el uso: Vigile los datos, obtenga comentarios de los usuarios y siga mejorando el uso para obtener el mejor retorno de la inversión mediante la adopción a largo plazo.

Al planificar con anticipación, las empresas pueden pasar a una solución que funcione bien en el futuro y les ahorre mucho tiempo y dinero en los próximos años. La gobernanza continua mantiene las cosas en línea con las nuevas herramientas y estándares.

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Reflexiones finales

La cantidad de documentos en el campo legal está creciendo tan rápidamente que los antiguos métodos basados en archivos no pueden mantenerse al día. Con sus funciones potentes pero fáciles de usar, herramientas de gestión de activos digitales ayudan a las organizaciones a recuperar el control de su caos de contenido.

La plataforma DAM de ioMovo reúne todo su almacenamiento en un solo lugar y le permite usar metadatos enriquecidos, buscar a gran escala, simplificar los procesos, obtener una mayor seguridad, crear informes que se pueden usar en muchas situaciones y conectar sus sistemas de manera profunda. Los equipos legales gestionan mejor los documentos, facilitan el uso de procesos como el descubrimiento electrónico y reducen los riesgos de cumplimiento.

Pasar a este enfoque más moderno de los servicios de contenido cuesta dinero al principio, pero ahorra mucho más a largo plazo gracias a una mayor productividad, menores costos y la capacidad de cambiar a medida que crecen las operaciones. Cualquier empresa que quiera controlar los datos no estructurados debe investigar cómo hacer una solución bien pensada Solución DAM el despliegue puede cambiar las cosas.