¿Por qué es importante la gobernanza de datos para su empresa?

La gobernanza de datos se refiere a la administración y las políticas generales que guían la forma en que se crean, utilizan, comparten, retienen y destruyen los activos de datos de una organización. Si bien la gobernanza de los datos puede parecer una sobrecarga adicional, es crucial garantizar la calidad, la integridad, la seguridad y el cumplimiento de los datos en toda la organización. A medida que el volumen y la complejidad de los datos siguen aumentando, la implementación de un marco integral de gobierno de datos proporciona beneficios significativos y ayuda a evitar los riesgos de una mala administración de los datos. En esta entrada de blog se analizará qué es la gobernanza de datos, los desafíos que pretende abordar, los beneficios clave que proporciona y los diferentes modelos de gobierno de datos. También analizará las medidas para establecer una iniciativa de gobernanza de datos y por qué la gobernanza de datos es una inversión rentable.

La gobernanza de datos se refiere a las políticas, los procesos, las funciones, los estándares y las métricas. Define cómo se crean, utilizan, comparten, retienen y destruyen los activos de datos de una organización. Establece pautas de calidad, seguridad, privacidad, retención y archivado de los datos para garantizar la integridad de los datos y el cumplimiento normativo. Algunos de los objetivos principales de la gobernanza de datos son los siguientes:

• Proporcionar un marco uniforme para la administración de datos en toda la organización. Incluye definiciones de datos, estándares de metadatos, ciclos de vida de los datos, etc.
• Garantizar la calidad de los datos validando la precisión, la integridad, la coherencia, la validez y la confiabilidad de los datos.
• Controlar el acceso a los datos y gestionar los riesgos de seguridad y privacidad.
• Optimización del uso del almacenamiento mediante la eliminación o el archivado de datos obsoletos.
• Preservar los datos históricos para cumplir con las normativas y otros requisitos y, al mismo tiempo, evitar la sobrecarga de información.
• Permitir la integración de datos mediante el uso de definiciones y estándares comunes en todos los sistemas y plataformas.
• Brindar transparencia sobre los usos, los flujos y las métricas de los datos.
• Guiar la toma de decisiones y los conocimientos basados en los datos al mejorar la comprensión de los datos.
• Mitigar los riesgos derivados de las filtraciones de datos, las violaciones de la privacidad, los informes inexactos, etc.
• Aumentar la confianza en los datos y mejorar el valor operativo de los datos.

Estos son algunos de los desafíos fundamentales en la implementación de la gobernanza de datos:

🚫 Falta de conciencia

Muchas organizaciones no reconocen ni comprenden plenamente la importancia de la gobernanza de los datos. Las iniciativas de gobernanza de datos suelen fracasar sin la conciencia y la aceptación adecuadas por parte de los líderes y el personal.

🚫 Complejidad

A medida que las organizaciones recopilan más y más datos, la gobernanza de los datos se convierte en un desafío cada vez mayor. Requiere mapear ecosistemas de datos complejos, numerosos sistemas, formatos y relaciones.

🚫 Descentralización

Los datos se han descentralizado en varios sistemas, plataformas y usuarios. Esto dificulta la implementación de políticas de gobierno consistentes y la supervisión de la gestión de los datos.

🚫 Falta de recursos

Desarrollar y mantener un marco sólido de gobierno de datos requiere mucho tiempo, financiación y recursos especializados, cosas de las que carecen muchas organizaciones.

🚫 Resistencia al cambio

La implementación de la gobernanza de datos requiere cambios en las políticas, los procesos, las tecnologías y la cultura. Con frecuencia encuentra la resistencia de quienes se sienten cómodos con el status quo.

🚫 Prioridades contrapuestas

Las organizaciones suelen tener muchas prioridades que compiten por recursos y presupuestos limitados. La gobernanza de los datos puede no parecer urgente en comparación con otras prioridades, como las implementaciones de nuevos sistemas, las fusiones y adquisiciones, etc.

🚫 Falta de herramientas

Si bien las herramientas y tecnologías de gobierno de datos han mejorado, muchas organizaciones aún tienen dificultades para implementar y hacer cumplir las políticas de gobierno de datos a escala de forma manual. Las herramientas sólidas pueden ayudar, pero no reemplazar, la necesidad de buenas prácticas y principios de gobernanza.

🚫 Percepción de flexibilidad reducida

Algunos perciben la gobernanza de los datos como demasiado rígida o restrictiva, ya que creen que obstaculizará la capacidad de innovación o la capacidad de responder rápidamente a las necesidades empresariales. En realidad, la buena gobernanza aumenta la flexibilidad y la confianza a largo plazo.

🚫 Responsabilidad difusa

Sin funciones, responsabilidades y rendición de cuentas claros para la gobernanza de datos, sigue sin rumbo y, en última instancia, es ineficaz. Las responsabilidades ambiguas conducen a la política y a las guerras territoriales en lugar de a un progreso real.

Algunos de los beneficios clave de la implementación de la gobernanza de datos incluyen:

• Mejora de la calidad de los datos

La gobernanza de datos establece normas y políticas para garantizar la integridad, precisión, integridad y coherencia de los datos en todos los sistemas y conjuntos de datos. El resultado son datos de mayor calidad y análisis, informes y toma de decisiones más confiables.

• Mejor seguridad y privacidad de los datos

La gobernanza de datos ayuda a clasificar la sensibilidad de los datos, controlar los permisos de acceso, supervisar el uso de los datos y cumplir con los requisitos de cumplimiento de seguridad y privacidad. Reduce los riesgos, como las infracciones, las filtraciones y el acceso o uso no autorizados de los datos.

• Costos de almacenamiento optimizados

Se pueden establecer políticas y procesos de gobierno para archivar o eliminar datos obsoletos, lo que reduce los almacenes de datos redundantes e inactivos. Optimiza los costos de infraestructura al disminuir las necesidades de almacenamiento.

• Habilitar la integración de datos

Definiciones de datos comunes, estándares de metadatos, y las políticas en todas las plataformas y sistemas simplifican y agilizan la integración de datos. Permite una visión unificada y uniforme de los activos de datos críticos.

• Mejora del cumplimiento

La gobernanza de datos ayuda a garantizar que las prácticas de administración de datos cumplan con las normativas, las leyes, los estándares y las políticas de la organización. Evita los problemas de cumplimiento y los altos costos que conllevan las penalizaciones, multas y daños a la reputación.

• Valor de datos mejorado

Al proporcionar datos más consistentes y de alta calidad y una mayor transparencia sobre cómo se capturan, utilizan y comparten los datos en toda la organización, la gobernanza de datos ayuda a maximizar el valor de los datos como activo estratégico. La información y el análisis son más convincentes, y las decisiones basadas en datos tienen más peso.

• Procesos optimizados

La gobernanza de datos revisa y evalúa cómo fluyen los datos a través de los procesos empresariales, identificando las ineficiencias y la redundancia. La racionalización de estos procesos permite ahorrar costes, acelerar los ciclos, reducir los errores y mejorar la experiencia del cliente.

• Mayor confianza en los datos

Cuándo gobierno de datos establece estándares y mejores prácticas para administrar los datos como un activo confiable; la confianza en la precisión, integridad y confiabilidad de los datos crece en toda la organización. Los datos se consideran un recurso estratégico colaborativo y no una idea de último momento.

• Mejora de la agilidad empresarial

Una gobernanza de datos sólida sienta las bases de una cultura ágil y basada en los datos. Cuando se administran, integran y comprenden bien, los datos se pueden aprovechar fácilmente para habilitar nuevos modelos de negocio, acelerar los ciclos de desarrollo de productos y optimizar las métricas críticas. La agilidad y la gobernanza no son contradictorias; la gobernanza es esencial para la agilidad.

Las organizaciones adoptan algunos modelos estándar de gobierno de datos:

1. Modelo centralizado

En un modelo centralizado, el liderazgo a nivel ejecutivo establece políticas y estándares para la gobernanza de datos en toda la organización. Las decisiones críticas se toman en los niveles superiores y las políticas se aplican de manera uniforme. La centralización funciona bien para las grandes organizaciones con procesos consistentes, pero puede ser demasiado rígida.

2. Modelo descentralizado

Un modelo descentralizado distribuye las responsabilidades de gobierno de datos a varios equipos, unidades o divisiones regionales. Establecen políticas basadas en sus necesidades y prioridades locales, lo que puede generar inconsistencias. La descentralización responde bien a las organizaciones diversas y complejas, pero requiere un esfuerzo adicional para garantizar la alineación.

3. Modelo federal

Un modelo federal combina elementos de centralización y descentralización. El liderazgo ejecutivo establece algunas políticas de alto nivel de manera centralizada, pero delega la autoridad en la dirección del departamento o la unidad para que gobierne sus datos en función de estas políticas generales. Las políticas locales aún deben cumplir con los principios definidos de forma centralizada. Este modelo ofrece los beneficios de ambos con menos inconvenientes.

4. Modelo Hub-and-Spoke

Un organismo central de gobierno de datos (el hub) establece las normas y políticas recomendadas en este modelo. Los custodios de datos de las unidades de negocio (los portavoces) implementan y administran la gobernanza a nivel local en función de sus activos y requisitos de datos. El centro supervisa y facilita el programa general para garantizar la coherencia. Satisface las necesidades locales a la vez que mantiene la supervisión.

5. Modelo cognitivo

Un modelo de gobierno de datos cognitivos aprovecha tecnologías como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y los gráficos de conocimiento para analizar datos, procesos y políticas. Los hallazgos y recomendaciones de estas tecnologías ayudan a mejorar y transformar la gobernanza de una manera dinámica y basada en los datos. Este modelo es ideal, pero sigue surgiendo a medida que las herramientas siguen mejorando.

6. Modelo pragmático

Muchas organizaciones adoptan un modelo pragmático que aprovecha aspectos de varios modelos o los transforma a lo largo del tiempo en función de su aprendizaje y experiencia. Es posible que no exista un único modelo ideal o «puro»; por el contrario, la gobernanza de los datos evoluciona y se puede optimizar mediante estándares centralizados, una implementación descentralizada, el aprovechamiento de las tecnologías y la adaptación a los cambios. Un enfoque pragmático y flexible suele funcionar mejor en la práctica.

Estos son algunos pasos para implementar una iniciativa de gobierno de datos:

• Crear conciencia y establecer prioridades. Eduque a las partes interesadas sobre la importancia de la gobernanza de los datos y establezca objetivos claros para lo que la organización espera lograr. Determine los dominios de datos, los sistemas, los riesgos, etc., prioritarios para centrar los esfuerzos de gobernanza. ‍
• Definir funciones y responsabilidades. Asigne la responsabilidad de las actividades de gobierno de datos a las funciones apropiadas, como el director de datos, los administradores, los propietarios, los custodios, etc. Garantice la rendición de cuentas en todas estas funciones. ‍
• Desarrolle políticas de gobierno de datos. Establezca políticas de calidad, seguridad, privacidad, retención y uso de los datos. Las políticas deben alinearse con los requisitos de cumplimiento y optimizar el intercambio y la integración de los datos. Haga cumplir las políticas de manera uniforme en toda la organización. ‍
• Estándares y definiciones de datos de documentos. Defina estándares de datos, esquemas, diccionarios, taxonomías, identificadores, metadatos, etc. Establezca un repositorio de metadatos para proporcionar definiciones de datos, acceso y semántica coherentes. ‍
• Identifique los activos de datos y mapee los sistemas y flujos de datos. Obtenga visibilidad de los activos de datos críticos y de cómo fluyen entre los sistemas, los departamentos, los grupos y los usuarios. Los mapas deben capturar las fuentes de datos, las relaciones, las superposiciones, la redundancia, la obsolescencia y las posibles oportunidades de integración. ‍
• Realizar comprobaciones de calidad de los datos. Revise los conjuntos de datos para detectar inexactitudes, incoherencias, incompletitud y falta de confiabilidad y desarrolle un plan para resolver los problemas y garantizar una gestión de calidad continua.
• ‍Implemente la seguridad de los datos y los controles de acceso. Aplique los controles de acceso adecuados para restringir el acceso a los datos confidenciales únicamente a los usuarios autorizados. Verifique el cumplimiento de las políticas y regulaciones de seguridad, privacidad y confidencialidad. ‍
• Optimice el almacenamiento y los archivos de datos. Consolide las redundancias y elimine o archive los datos obsoletos para reducir los costos de almacenamiento. Asegúrese de que los datos esenciales se conserven de acuerdo con los requisitos operativos y de cumplimiento. ‍
• Brinde capacitación en gobernanza de datos. Ofrezca capacitación regular para garantizar el conocimiento y el cumplimiento de las políticas, los procesos, las normas, las funciones y las responsabilidades. Adapte el nivel de capacitación en función de las funciones y responsabilidades. ‍
• Supervise y haga cumplir el cumplimiento. Supervise continuamente el cumplimiento del marco de gobierno de datos y las métricas clave, como la calidad de los datos, la seguridad, la optimización de costos, etc. Haga cumplir las políticas y emita las medidas correctivas necesarias para impulsar un cambio sostenible. ‍
• Revisa e itera el programa. Evalúe periódicamente la eficacia y la idoneidad del programa de gobierno de datos y realice las mejoras necesarias. Actualice los procesos, las políticas, las funciones y las tecnologías para mantenerse al día con los cambios. La gobernanza de los datos es un esfuerzo continuo, no un proyecto único.

Invertir en la gobernanza de datos demuestra ser un esfuerzo que vale la pena para las organizaciones por varias razones convincentes. Estos son algunos de los principales argumentos por los que vale la pena invertir en la gobernanza de datos:

Calidad de datos mejorada

Los datos de mayor calidad conducen a informes, análisis, información y toma de decisiones más precisos. Mejora el rendimiento organizacional, la productividad y las experiencias de los clientes. Los datos de calidad también reducen los costos derivados de la corrección de errores, la repetición del trabajo y las imprecisiones.

Mejor gestión de riesgos

La gobernanza de datos ayuda a minimizar riesgos como las infracciones, las violaciones de la privacidad, las sanciones por incumplimiento, la pérdida de propiedad intelectual, el daño a la reputación y los problemas legales. Proporciona una mayor visibilidad y control sobre los datos confidenciales y permite el cumplimiento de las normativas. Protege los activos críticos, la marca y los resultados de una organización.

Mayor valor de datos

Cuando los datos se gestionan bien con gobernabilidad, su valor crece de manera exponencial. Los activos de datos se pueden aprovechar de manera más eficaz y monetizar comercializándolos, licenciándolos o vendiéndolos. También impulsan análisis más avanzados, modelos de inteligencia artificial y aprendizaje automático, información predictiva y nuevos modelos empresariales basados en datos que impulsan el crecimiento. La gobernanza de los datos garantiza que se puedan aprovechar los beneficios de los datos de alto valor.

Eficiencias de costos

El mantenimiento y el soporte de los almacenes de datos redundantes, obsoletos o de baja calidad cuestan dinero. La gobernanza de datos ayuda a consolidar, archivar y eliminar los datos redundantes, lo que optimiza los costos de infraestructura y almacenamiento. También simplifica la integración de datos al promover el intercambio y reducir la duplicación entre plataformas y sistemas. Con el tiempo, las eficiencias de la gobernanza compensan los costos iniciales.

Agilidad empresarial

Los datos gobernados son datos confiables, integrados y optimizados. Se pueden compartir y combinar de forma segura en toda la organización para permitir nuevos casos de uso, obtener nuevos conocimientos y responder rápidamente a los cambios. La gobernanza de los datos sienta las bases de una cultura basada en los datos en la que los datos fluyan libremente para potenciar la innovación y la agilidad empresarial.

Garantías de cumplimiento

Al establecer estándares y responsabilidades para la gestión de datos, la gobernanza ofrece garantías razonables. Garantiza que la organización cumpla con las regulaciones, las leyes, las políticas, los contratos y los estándares del sector relevantes para sus activos de datos. Evita los problemas de cumplimiento, las auditorías, las multas, las demandas y los daños a la reputación. Las garantías también cumplen con los requisitos de los socios, los inversores, las juntas directivas y los clientes.

Valor estratégico

La gobernanza de datos garantiza que los datos se traten como un activo empresarial estratégico y no como una idea de último momento. Maximiza el valor de los datos mediante una administración optimizada y de alta calidad, y permite la transformación basada en los datos y las ventajas competitivas. La gobernanza de datos alinea los datos con los objetivos y prioridades empresariales clave para aprovechar el valor potencial total de los datos como recurso estratégico.

Sí, hay algunas razones clave por las que la importancia de la gobernanza de datos seguirá aumentando en los próximos años:

• Volúmenes de datos crecientes. La cantidad de datos a nivel mundial es enorme y crece exponencialmente. Si no se gestiona adecuadamente, aumenta los desafíos relacionados con la administración, la integración, la calidad, el almacenamiento, la seguridad, la privacidad y la optimización del valor de los datos. Se necesitará una gobernanza sólida de los datos para obtener el control y beneficiarse de más datos.
• Transformación digital. Muchas organizaciones consideran que la transformación digital es la clave del éxito futuro y están invirtiendo más en tecnología, automatización y en la reinvención de las experiencias operativas y de los clientes. Las iniciativas digitales dependen fundamentalmente de datos confiables, controlados de forma segura y ética para desarrollar todo su potencial. Se necesita una mayor gobernanza para mitigar los riesgos y garantizar los beneficios esperados y el ROI de la transición de más procesos y modelos de negocio a plataformas digitales. ‍
• Presiones regulatorias. Regulaciones nuevas y en evolución en torno a la privacidad, la seguridad, el cumplimiento, la cadena de bloques, la IoT y más. Están imponiendo mayores responsabilidades a las organizaciones para que gestionen los datos de forma adecuada. Si bien las regulaciones tienen como objetivo proteger a las personas y garantizar la rendición de cuentas, también motivan la necesidad de mejorar la gobernanza de los datos para cumplir con los requisitos y evitar sanciones legales o financieras si se consideran que no cumplen con las normas. La gobernanza debe evolucionar junto con las regulaciones para mantener el cumplimiento. ‍
• Nuevos modelos de negocio. Los modelos emergentes, como la economía de datos, la intermediación de datos y la monetización de datos, presentan oportunidades y riesgos que dependen en gran medida de la gobernanza. Por el contrario, los activos de datos valiosos podrían generar ingresos si se gestionan y optimizan de forma eficaz. Por otro lado, una gobernanza deficiente podría provocar la pérdida de propiedad intelectual, aumentar los costos derivados de las prácticas incumplidoras, provocar reacciones adversas en materia de regulación y dañar la confianza de los clientes. Una mayor gobernanza garantizará que los nuevos modelos beneficien a los datos en lugar de explotarlos.

La plataforma de ioMovo ofrece soluciones integrales para el gobierno de datos, proporcionando a las organizaciones las herramientas y capacidades que necesitan para administrar y gobernar sus datos de manera efectiva. Esta es una descripción general de cómo la plataforma de ioMovo apoya la gobernanza de datos:

1. Clasificación de datos y administración de metadatos: ioMovo permite a las organizaciones clasificar sus datos y aplicar etiquetas de metadatos relevantes, lo que facilita la categorización y la comprensión de la información que poseen. Esto promueve la coherencia y la estandarización en las prácticas de administración de datos.

2. Controles de acceso y seguridad: La plataforma de ioMovo incluye controles de acceso robustos y funciones de seguridad para proteger los datos confidenciales. Las organizaciones pueden establecer permisos, roles de usuario y niveles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas accedan a los datos. Esto ayuda a mantener la privacidad y la confidencialidad de los datos.

3. Administración del ciclo de vida de los datos: ioMovo facilita la gestión de los datos durante todo su ciclo de vida, desde la creación hasta el archivado o la eliminación. Las organizaciones pueden establecer políticas y flujos de trabajo para regular la forma en que se manejan los datos, garantizando el cumplimiento de los requisitos de retención y eliminación.

4. Calidad y limpieza de datos: ioMovo proporciona herramientas para monitorear y mejorar la calidad de los datos. Las organizaciones pueden realizar actividades de limpieza de datos, identificar inconsistencias o duplicados en los datos e implementar procesos para mejorar la precisión y confiabilidad de sus datos.

5. Políticas y documentación de gobierno de datos: La plataforma de ioMovo permite a las organizaciones documentar y hacer cumplir las políticas de gobierno de datos. Esto incluye la definición de los marcos de gobierno de datos, las funciones de administración de datos y los flujos de trabajo de gobierno de datos. Tener estas políticas documentadas en la plataforma promueve la transparencia y la responsabilidad.

6. Auditoría de datos e informes de cumplimiento: ioMovo ofrece capacidades de auditoría que rastrean el acceso a los datos, las modificaciones y otras actividades. Esto permite a las organizaciones generar informes de cumplimiento y demostrar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios. Estos registros de auditoría pueden ser cruciales en las investigaciones o auditorías.

7. Integración y colaboración: La plataforma de ioMovo se integra con otros sistemas y aplicaciones, lo que permite una gestión de datos fluida en toda la organización. Facilita la colaboración entre los equipos, lo que permite compartir la propiedad y la responsabilidad en los procesos de gobierno de datos.

Aprovechando la plataforma de ioMovo para la gobernanza de datos, las organizaciones pueden establecer una base sólida para administrar sus datos de manera eficaz. Las características y funcionalidades de la plataforma ayudan a clasificar los datos, controlar el acceso, administrar el ciclo de vida, garantizar la calidad de los datos, la aplicación de políticas, la auditoría y la colaboración, lo que garantiza un enfoque integral y sólido de la gobernanza de los datos.

La gobernanza de datos garantiza que los datos se aprovechen como un activo estratégico para impulsar el valor empresarial en lugar de seguir siendo una idea de último momento o un pasivo. Si bien los desafíos de la implementación y la administración continua son precisos, los beneficios de la gobernanza superan con creces los costos. A medida que los datos crezcan exponencialmente en volumen e importancia, una buena gobernanza de los datos será crucial para el éxito y la supervivencia. Proporciona la estructura y la disciplina necesarias para controlar la integridad, el valor, la optimización, el cumplimiento y el crecimiento de los datos en un mundo cada vez más rico en datos. Con tiempo y experiencia, la gobernanza de datos puede transformar la cultura y las prioridades de una organización. Un enfoque basado en el conocimiento en el que la información se aprovecha al máximo posible para obtener beneficios estratégicos, no restringiendo los datos sino fomentando una metodología ágil.