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¿Qué es la gobernanza del contenido? ¿Cómo puede ayudar un DAM impulsado por IA?
Con la creciente importancia del contenido digital, muchas organizaciones luchan por gestionar de forma eficaz el gran volumen de contenido que se está creando. La gobernanza del contenido proporciona un enfoque sistemático y estratégico para administrar el contenido a lo largo de su ciclo de vida. Con una estrategia sólida de gobierno del contenido, las organizaciones pueden garantizar el cumplimiento, la coherencia y la calidad de su contenido. Este blog analiza qué es la gobernanza del contenido, el papel que desempeña en la era digital, los componentes clave de un programa de gobierno del contenido eficaz y los desafíos a los que se enfrentan las organizaciones en relación con la producción de contenido. También incluirá los beneficios de implementar la gobernanza del contenido y cómo formular una estrategia de gobierno del contenido utilizando PRESA, herramientas para la gestión del contenido y tendencias futuras.
La gobernanza del contenido garantiza el cumplimiento, el orden y la seguridad del contenido y los datos de una organización. Implica establecer reglas, directrices y flujos de trabajo para gestionar la creación, el intercambio y el almacenamiento del contenido. Un buen programa de gobierno del contenido tiene como objetivo mitigar los riesgos asociados con la información y garantizar que el contenido sea preciso, relevante y útil. Cuando una organización tiene un gran volumen de contenido de diferentes fuentes, la gobernanza del contenido se vuelve muy importante. Permite la clasificación adecuada del contenido en carpetas y etiquetas estructuradas.
Hay funciones y responsabilidades asignadas para administrar el contenido. Algunas personas tienen derechos para aprobar, crear y modificar el contenido, mientras que otras están restringidos. Se llevan a cabo auditorías periódicas para identificar el contenido desactualizado o irrelevante que debe archivarse o eliminarse. Todos estos esfuerzos garantizan que la información correcta llegue a los usuarios previstos en el momento adecuado, permanezca segura y mantenga la voz y el mensaje de la marca.
La gobernanza del contenido desempeña un papel importante en la forma en que las organizaciones administran sus activos de información. Establece políticas, procedimientos y mejores prácticas para controlar los elementos importantes de la administración del contenido.
- Organización del contenido- Proporciona plantillas, taxonomías y sistemas de clasificación para organizar cantidades crecientes de contenido de forma estructurada. Esto facilita la búsqueda y la reutilización del contenido.
- Garantizar la precisión y el cumplimiento: Requiere procesos de revisión y aprobación. Las directrices y los manuales de estilo garantizan que el contenido sea correcto desde el punto de vista fáctico, esté libre de errores y cumpla con los requisitos legales y reglamentarios.
- Administración del ciclo de vida del contenido: Define cómo se crea, distribuye, almacena, mantiene y, finalmente, se retira el contenido. También se determina quién tiene permiso para realizar cada paso.
- Protección de datos confidenciales: Implementa controles y restricciones de acceso para proteger la información confidencial y la propiedad intelectual contra el uso o la divulgación no autorizados.
- Hacer cumplir la marca- Utiliza directrices de marca y especificaciones de tono de voz para garantizar que todo el contenido se alinee con la imagen y los mensajes de la organización.
- Auditoría y archivo- Audita periódicamente el contenido para identificar el material obsoleto, irrelevante o duplicado que debe archivarse o eliminarse. El contenido archivado sigue gobernado y protegido. La implementación de la gobernanza ayuda a las organizaciones a obtener el máximo valor de sus activos de contenido. Garantiza que el contenido siga siendo coherente, útil y confiable para ayudar en la toma de decisiones y la comunicación.
El auge de la tecnología digital y el uso generalizado de Internet han creado posibilidades ilimitadas para empresas de todos los tamaños. Sin embargo, esto conlleva el desafío de administrar y gobernar su contenido digital. La gobernanza eficaz del contenido es esencial para que las empresas sigan siendo competitivas en la era digital. En esta entrada del blog, profundizaremos en la importancia de la gobernanza del contenido y en por qué es crucial que las empresas la adopten como parte de su estrategia general de contenido.
1. Garantizar la coherencia
Con tanto contenido que se produce a diario, es esencial que las empresas mantengan la coherencia en los mensajes que envían a sus clientes. La gobernanza del contenido garantiza que cada contenido que se publique esté alineado con los valores y la voz de la marca. Elimina el riesgo de mensajes incoherentes o contradictorios debido a que varios departamentos crean y publican contenido de forma independiente.
2. Proteger la reputación de su marca
Cuando se publica contenido, representa a la marca y sus valores. El contenido mal escrito o inexacto puede volverse viral y dañar la reputación de una marca muy rápidamente en el vertiginoso mundo digital actual. Las estrategias de gobierno del contenido previenen estos casos al establecer pautas que definen el contenido aceptable y la forma en que debe crearse, aprobarse y publicarse. Esto garantiza que el contenido sea de alta calidad, esté libre de errores y esté alineado con la imagen de la marca antes de su publicación.
3. Gestión de los riesgos legales
Un aspecto crucial, aunque a menudo pasado por alto, de la gobernanza eficaz del contenido es la gestión de los riesgos legales. Las demandas por infracción de derechos de autor, violaciones de la privacidad o uso indebido de material protegido por derechos de autor de terceros pueden costarle caro a tu marca. La gobernanza del contenido establece contratos, políticas y procedimientos que minimizan estos riesgos. Estas pautas garantizan que cada pieza de contenido cumpla con las regulaciones digitales y las leyes de propiedad intelectual.
4. Mejore la experiencia del cliente
Los clientes tienen grandes expectativas con respecto a lo que reciben en línea, y las empresas necesitan que su presencia digital sea atractiva, informativa, funcional y fácil de navegar. Una sólida gobernanza del contenido garantiza que cada contenido producido sea relevante, de alta calidad y eficaz para atraer al público objetivo. Esto ayuda a crear una mejor experiencia de usuario y fomenta la lealtad de los clientes, lo que genera oportunidades comerciales repetidas.
5. Eficiencia mejorada
Muchas organizaciones luchan contra el contenido redundante y los esfuerzos duplicados debido a la falta de estrategias de gobierno. Este enfoque genera confusión y pérdida de tiempo al actualizar diferentes partes de la misma información, creando superposiciones o información contradictoria. La gobernanza del contenido mejora la eficiencia al agilizar los flujos de trabajo de creación y publicación de contenido, garantizar que el contenido no se repita y garantizar la optimización para los motores de búsqueda.
La gobernanza del contenido implica muchos componentes y procesos interrelacionados para gestionar eficazmente el contenido de la organización. Los componentes más importantes son:
- Políticas y directrices - Estos establecen las reglas básicas sobre cómo se debe crear, aprobar, distribuir y almacenar el contenido. Abarcan cuestiones como el uso aceptable, el tono de voz, la coherencia de la marca, la accesibilidad y la seguridad.
- Taxonomías y metadatos - La taxonomía es un sistema de clasificación que organiza el contenido en una jerarquía estructurada. Los metadatos se refieren a los datos que describen el contenido., lo que facilita la búsqueda y la administración. En conjunto, las taxonomías y los metadatos proporcionan una estructura para cantidades masivas de contenido digital.
- Funciones y responsabilidades - Es necesario asignar funciones clave para controlar el contenido. Esto incluye a los propietarios del contenido responsables de determinados tipos de contenido, a los revisores para evaluar la calidad del contenido, a los aprobadores para aprobar el contenido nuevo y a los administradores para administrar los sistemas.
- Procesos de revisión y aprobación - Los flujos de trabajo definen quién debe revisar y aprobar ciertos tipos de contenido antes de publicarlo. Garantizan que el contenido cumpla con los estándares de calidad y sea preciso desde el punto de vista fáctico.
Las empresas se enfrentan a muchos problemas cuando intentan crear contenido de buena calidad. Estas son las 8 principales dificultades
- Alta demanda - Existe una necesidad constante de contenido nuevo en varios canales. Satisfacer esa demanda puede ser difícil.
- No hay suficiente personal - Muchas empresas no tienen equipos para crear contenido. El trabajo recae en empleados ocupados con otras tareas.
- Calidad inconsistente - Cuando varios escritores crean contenido por separado, puede haber diferencias en el estilo, el tono y la precisión. Asegurarse de que la calidad se mantenga alta a gran escala es difícil.
- Equipos separados - Los diferentes departamentos crean contenido por sí solos. Esto desperdicia recursos y deja lagunas. Combinar contenido independiente es difícil.
- Material anticuado - Con tanto contenido, es difícil mantenerlo todo útil y actualizado. Mucho queda anticuado, es inaccesible o se pierde.
- Riesgos legales y de seguridad - La información confidencial y la propiedad intelectual pueden compartirse accidentalmente sin los procesos adecuados. Garantizar el cumplimiento a gran escala es un desafío.
- Mala organización - Las enormes cantidades de contenido no estructurado dificultan la búsqueda y la reutilización del material existente. Organizar el contenido para sacarle más provecho es una lucha continua.
- Marca incoherente - Sin una administración sólida, es posible que el contenido de varios equipos no coincida con la marca, el mensaje y la voz de la empresa. Mantener la alineación de la marca a un volumen elevado es un desafío.
Los sistemas de gobierno de contenido brindan muchos beneficios a las organizaciones y ayudan a lograr objetivos importantes. Hay varios motivos para implementar la gobernanza del contenido:
- Mejora de la calidad del contenido - La gobernanza garantiza que el contenido sea preciso desde el punto de vista fáctico, esté bien escrito y sea coherente en cuanto al tono, la voz y el estilo. Esto mejora la credibilidad y la utilidad del contenido.
- Seguridad de contenido mejorada - Governance implementa controles para clasificar, etiquetar y restringir correctamente el contenido confidencial. Reduce los riesgos de violaciones de datos, filtraciones y problemas de cumplimiento.
- Mayor alineación de marca - La gobernanza del contenido hace cumplir las directrices de la marca, la voz y los mensajes en todo el contenido. Esto refuerza la coherencia y la integridad de la marca.
- Mejora de la capacidad de búsqueda de contenido - Las taxonomías, los metadatos y las estructuras organizativas facilitan la búsqueda, la navegación y la reutilización de grandes cantidades de contenido. Esto maximiza el valor de los activos de información.
- Ciclo de vida del contenido administrado - La gobernanza define los procesos de creación, aprobación, distribución, archivado y eliminación de contenido. Mantiene el contenido oportuno, relevante y optimizado.
- Reducción de la sobrecarga de información - Los procedimientos de auditoría y archivado identifican el contenido obsoleto o duplicado que debe eliminarse. Esto limpia la biblioteca de contenido y simplifica el descubrimiento de información válida.
- Cumplimiento normativo - Governance implementa reglas y flujos de trabajo para garantizar que todo el contenido cumpla con los estándares legales y del sector. Esto reduce los riesgos de cumplimiento.
- Ahorre tiempo y costes - La reutilización de activos de contenido aprobados y bien organizados en toda la organización ahorra tiempo y recursos al generar información duplicada.
- Alinee con los objetivos empresariales - El gobierno del contenido alinea la administración de la información con los objetivos corporativos más amplios, como el marketing, el servicio al cliente y la productividad.
Estos son los pasos clave para implementar un plan de gobierno de contenido básico:
Paso 1. Comprenda la importancia de la gobernanza del contenido
El primer paso para implementar un plan de gobierno de contenido es entender por qué es esencial. La razón principal es garantizar que tu contenido sea coherente, acorde con la marca y cumpla con los objetivos de la organización. También garantiza que tu contenido sea preciso, esté actualizado y cumpla con los requisitos legales y reglamentarios.
Paso 2. Identifique a las partes interesadas en el contenido
Tras comprender la importancia de la gobernanza del contenido, el siguiente paso es identificar a las partes interesadas en el contenido. Estas son las personas responsables de crear, administrar y aprobar tu contenido. Incluyen a los creadores de contenido, los editores, el equipo legal, el equipo de marketing y el departamento de TI.
Paso 3. Desarrolle sus políticas de gobierno de contenido
Una vez que haya identificado a sus partes interesadas, debe desarrollar sus políticas de gobierno del contenido. Estas políticas describen las reglas y directrices para crear, administrar y distribuir tu contenido. Es importante involucrar a todas las partes interesadas en el desarrollo de estas políticas para garantizar que sean integrales y prácticas.
Paso 4. Implemente una solución DAM impulsada por IA
Tras desarrollar sus políticas de gobierno de contenido, es el momento de implementar una solución DAM. DAM es una solución de software que le permite almacenar, organizar y administrar sus activos digitales, incluidas fotos, vídeos, documentos y más. Proporciona un centro central para todo su contenido, lo que facilita la búsqueda, el intercambio y la reutilización de sus activos.
Paso 5. Asigne funciones y responsabilidades
Una vez que hayamos identificado a las partes interesadas e implementado la solución DAM, es el momento de asignar funciones y responsabilidades a cada una de las partes interesadas para los diferentes aspectos de la gobernanza del contenido, como la creación, la revisión, la aprobación, el etiquetado y el archivado del contenido. Defina lo que implica cada función.
Paso 4. Cree taxonomías y estructuras de metadatos
La creación de taxonomías y estructuras de metadatos es un paso crucial para organizar y describir el contenido dentro de un sistema DAM. Las taxonomías son sistemas de categorización jerárquica que ayudan a clasificar y organizar los activos en función de sus atributos, características o temas. Los metadatos, por otro lado, se refieren a la información descriptiva asociada a cada activo, como el título, las palabras clave, las etiquetas, las descripciones y otros atributos relevantes.
Paso 5. Audite el contenido con regularidad y establezca procedimientos de archivo.
La auditoría regular del contenido y el establecimiento de procedimientos de archivado son esenciales para mantener un sistema DAM bien organizado y actualizado. Este paso implica revisar el contenido, identificar las áreas de mejora y eliminar el material obsoleto o irrelevante.
Estas son las principales herramientas y tecnologías para implementar de forma sencilla la gobernanza del contenido:
- Gestión de activos digitales: Sistemas DAM como ioMovo organice, etiquete y proteja los activos digitales, como imágenes, vídeos y documentos. Garantizan que los activos se alineen con la marca.
- Taxonomías: Los sistemas de clasificación y vocabulario controlados organizan el contenido en jerarquías lógicas y reutilizables. Utilizan términos simples y consistentes.
- Metadatos: Los datos que describen el contenido facilitan la búsqueda, la organización y la administración. Incluye elementos como etiquetas, categorías y atributos.
- Gestión de derechos: Tecnologías que restringen lo que los usuarios pueden hacer con el contenido, como copiar, imprimir o modificar. Ayudan a hacer cumplir las políticas de seguridad.
- Inteligencia artificial y aprendizaje automático: Las herramientas de IA pueden marcar el contenido para su revisión, detectar datos confidenciales, asignar metadatos y sugerir mejoras.
- Plataformas de colaboración: Los espacios de trabajo en línea permiten a los equipos crear, revisar y aprobar contenido juntos en un solo lugar. Proporcionan control de versiones.
- Software de archivado: Sistemas que transfieren el contenido antiguo o no utilizado al almacenamiento fuera de línea y, al mismo tiempo, controlan y protegen los archivos.
La sólida solución de gestión de activos digitales de ioMovo proporciona a las empresas una plataforma integral para implementar un gobierno de contenido efectivo en toda la empresa. La solución ofrece un repositorio centralizado para organizar, administrar y distribuir los activos de contenido digital. Ayuda a establecer políticas de gobierno mediante funciones como la creación de taxonomías, la administración de permisos, los flujos de trabajo y los marcos de metadatos.
El sistema proporciona herramientas para clasificar el contenido por tipo, categoría, marca y otros atributos y organizarlo en una taxonomía lógica. Esta taxonomía constituye la columna vertebral de las políticas de gobierno del contenido. Los colaboradores de contenido solo pueden agregar y modificar activos en función de sus permisos basados en roles. Los flujos de trabajo y los procesos de aprobación garantizan que el contenido pase por las etapas de revisión y aprobación adecuadas antes de publicarse. El sistema captura metadatos detallados sobre el contenido para garantizar la coherencia, la exhaustividad y la reutilización. El personal puede buscar y reutilizar los activos existentes en lugar de crear contenido duplicado.
El DAM automatiza las actividades rutinarias de contenido para reducir el esfuerzo manual. La revisión y la aprobación del contenido se realizan a través del sistema y no por correo electrónico. Las copias y versiones se generan automáticamente. En general, la plataforma DAM ofrece un entorno estructurado y controlado para administrar el contenido durante todo su ciclo de vida, lo que guía la implementación de una estrategia eficaz de gobierno del contenido. Para explorar más, regístrate gratis.
El gobierno del contenido es la administración de reglas, procesos y herramientas de información simples para maximizar el valor del contenido corporativo y, al mismo tiempo, minimizar los riesgos. Requiere establecer estándares de calidad, coherencia y seguridad en toda la información empresarial. Con el sistema de gobierno adecuado, las organizaciones pueden garantizar que el contenido se alinee con los objetivos empresariales y respalde los objetivos estratégicos. La gobernanza del contenido convierte la información en un activo que ayuda a la empresa a funcionar de manera eficiente, conectarse con los clientes de manera efectiva y tomar mejores decisiones. Cuando se implementa correctamente, la gobernanza del contenido puede mejorar significativamente el rendimiento de una organización.
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