El impacto de la gestión de activos digitales en la seguridad de los datos financieros

En la era digital moderna, las empresas recopilan y guardan enormes volúmenes de información todos los días. Esto incorpora documentos financieros importantes, como estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, contratos, recibos, actualizaciones de inversiones, presupuestos, predicciones y más. Garantizar que estos delicados datos monetarios se gestionen y protejan adecuadamente es absolutamente crucial para las operaciones diarias sin problemas, la supervisión de los riesgos y el cumplimiento de las normativas.

Soluciones de software especiales denominadas Gestión de activos digitales o las plataformas DAM se han convertido cada vez más en una forma esencial para que las organizaciones controlen de forma centralizada sus registros financieros de forma segura. La gestión de activos digitales para finanzas y seguros ayuda a las empresas a controlar sus números y documentos vitales en un solo lugar, a la vez que protege los datos confidenciales contra robos o filtraciones. A medida que cada vez es mayor el volumen de trabajo que se dedica a los ordenadores y los dispositivos móviles, disponer de un control centralizado y seguro de los archivos financieros mediante soluciones DAM se ha convertido en una prioridad para que las empresas sigan funcionando de forma segura y limpia en el complicado entorno normativo actual.

¿Por qué el DAM es esencial en las empresas modernas?

DAM permite a las empresas consolidar todos sus archivos financieros, archivos y estadísticas de diversos recursos en un repositorio en línea centralizado para monjas casadas. Este almacenamiento unificado permite a cualquier persona acreditada buscar y acceder fácilmente a la información que necesita desde cualquier ubicación. Los empleados ya no deberían perder tiempo buscando entre carpetas de archivos, correos electrónicos o archivos dispersos para encontrar un informe o una factura insuperables.

El DAM también ayuda a automatizar los flujos de trabajo rutinarios relacionados con los datos financieros mediante funciones como el etiquetado de metadatos, la clasificación automática y los activadores. Por ejemplo, las facturas se pueden enviar automáticamente para su aprobación después de cargarlas o los contratos se pueden enriquecer con los detalles de las partes. Esto agiliza las operaciones y ahorra mucho tiempo y costes a las empresas en comparación con los procesos manuales. Las capacidades de análisis de DAM ayudan aún más a extraer información útil de los registros financieros para optimizar las decisiones empresariales.

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El papel de los datos financieros en los negocios

Los registros financieros forman la columna vertebral de cualquier organización, ya que capturan todas las transacciones monetarias, obligaciones y posiciones de activos. Contienen información confidencial de identificación personal, como números de cuentas bancarias y números de ruta, detalles de tarjetas de crédito, declaraciones de identificación fiscal y carteras de inversiones y préstamos. También es necesario disponer de registros exhaustivos para demostrar el cumplimiento normativo y legal mediante auditorías e investigaciones.

La interrupción de la disponibilidad, la integridad o la confidencialidad de los datos financieros a través de eventos como ciberataques o una exposición inadvertida puede paralizar las funciones empresariales principales, dañar la reputación y dar lugar a sanciones monetarias. Por lo tanto, es fundamental que las empresas establezcan prácticas sólidas de gobernanza y seguridad en torno a estos datos durante todo su ciclo de vida.

Abordar los desafíos de seguridad de los datos financieros

DAM para finanzas y seguros aborda los desafíos clave relacionados con la seguridad de los datos financieros mediante funciones como el almacenamiento centralizado unificado, los controles de acceso granulares, la supervisión y las alertas. Todos los archivos financieros se almacenan en servidores seguros o nubes privadas, en lugar de en ordenadores portátiles y de sobremesa individuales propensos a ser robados o perdidos. La estricta configuración de permisos de DAM permite que solo las personas designadas en función de sus funciones o departamentos laborales accedan a registros específicos y los vean cuando sea necesario.

Cualquier acceso, modificación o descarga de datos financieros confidenciales se rastrea, registra y puede auditarse. Los datos en tránsito y en reposo también se cifran mediante algoritmos potentes. Las plataformas DAM admiten además las firmas digitales, las marcas de agua y los controles de versión para detectar alteraciones no autorizadas. Estos controles de control y auditoría del acceso mitigan el riesgo de violaciones de datos y amenazas internas.

Consideraciones reglamentarias y de cumplimiento

Las instituciones financieras, las empresas de inversión y las empresas que cotizan en bolsa deben cumplir con las regulaciones específicas del sector en materia de privacidad, protección y retención de datos. Esto incluye marcos como el RGPD en Europa, la CCPA en California y la Ley Sarbane Oxley (SOX) para las entidades que cotizan en bolsa. El incumplimiento puede conllevar sanciones severas que ascienden a millones de dólares, así como un daño irreparable a la reputación.

El sistema DAM indicó el cumplimiento mediante controles de seguridad integrados, capacidades de informes y esquemas de metadatos estandarizados. Funciones como el control de versiones de archivos, las marcas de agua y las etiquetas de metadatos ayudan a demostrar el cumplimiento de las normas contables y a fundamentar cualquier transacción financiera durante las auditorías e investigaciones reglamentarias. La retención automática, el archivado y la eliminación segura de los registros según las políticas de la organización ayudan a simplificar los requisitos de cumplimiento continuos de los organismos reguladores.

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Ventajas del DAM en la seguridad de los datos financieros

En esta sección se analizarán algunos beneficios clave de aprovechar una solución DAM para reforzar los esfuerzos de protección de datos financieros.

Administración intuitiva de activos

Moderna Software DAM para finanzas incorpora interfaces fáciles de usar que permiten a los empleados sin conocimientos técnicos clasificar, ingerir y localizar los activos fácilmente. Los equipos financieros pueden centrarse en sus tareas principales sin tener que enfrentarse a sistemas de almacenamiento complejos. Los usuarios obtienen una experiencia uniforme independientemente del dispositivo o la ubicación. Funciones como la entrada intuitiva de metadatos, la búsqueda eficaz y las recomendaciones inteligentes eliminan las conjeturas a la hora de encontrar rápidamente el activo correcto.

Altamente escalable

A medida que la cantidad de activos digitales crece exponencialmente, las instituciones financieras requieren sistemas ampliables que puedan ampliarse según la demanda. Liderando Software DAM para seguros es nativo de la nube y proporciona capacidades elásticas infinitas y alta disponibilidad. Las plataformas pueden empezar de a poco y expandirse fácilmente añadiendo más usuarios, almacenamiento o integraciones a medida que evolucionan las necesidades empresariales. Esta escalabilidad ayuda a las empresas financieras a evitar las costosas actualizaciones de las carretillas elevadoras y a adaptarse a los requisitos de crecimiento futuros.

La producción de activos y una única fuente de información

Los flujos de trabajo integrados y las cadenas de aprobación permiten a los diferentes equipos producir de forma colaborativa activos de marketing, informes, contratos y más. Los comentarios y el historial de cambios proporcionan una visibilidad total. Una vez finalizados, los activos firmados se archivan de forma segura con metadatos listos para el cumplimiento. Esto establece un registro centralizado e inmutable de la verdad a la que pueden recurrir los equipos en caso de auditorías, disputas o nuevas normativas. Los recursos no se desperdician en versiones de archivos duplicadas u obsoletas.

Control instantáneo de activos

Los estrictos controles de acceso garantizan que solo los usuarios autorizados puedan ver o distribuir documentos confidenciales en función de sus permisos predefinidos. Las marcas de agua, el cifrado, la vinculación de dispositivos y la DRM permiten a las empresas restringir dónde se pueden compartir o consumir los activos. Los embargos temporales y las políticas de caducidad también automatizan la eliminación del acceso después de un período específico. Los administradores pueden supervisar en tiempo real el uso de los activos con registros de auditoría que muestran quién accedió a qué archivos y cuándo, lo que ayuda a abordar los incidentes con mayor rapidez.

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¿Por qué las compañías financieras y de seguros eligen ioMovo para sus necesidades de activos digitales?

A la hora de elegir un DAM para sus personas sensibles gestión de activos financieros necesidades, muchas de las principales firmas bancarias y de seguros han seleccionado la plataforma de ioMovo. Reconocen a ioMovo como una solución segura que agiliza la colaboración, proporciona controles automatizados y se adapta sin problemas a las demandas para respaldar sus complejas operaciones.

· Administración intuitiva de activos- La plataforma de ioMovo es muy intuitiva de usar para empleados con todos los conocimientos técnicos. Las funciones fáciles de usar, como la entrada guiada de metadatos, las recomendaciones basadas en inteligencia artificial y las vistas previas contextuales, ayudan a los usuarios a encontrar los activos y trabajar con ellos de manera más productiva.

· Altamente escalable- Basada en AWS, la solución DAM de ioMovo para seguros se puede escalar fácilmente para soportar millones de activos y miles de usuarios simultáneos. Sus precios de pago por uso también garantizan que las empresas financieras solo paguen por lo que utilizan, sin costes iniciales ni migraciones.

· Producción de activos y una única fuente de verdad- Las integraciones con sistemas como Jira, Confluence y DocuSign permiten a los diferentes equipos producir, revisar y aprobar de forma colaborativa activos de marketing, informes, políticas y más directamente desde la plataforma de ioMovo. Las versiones finales aprobadas se versionan automáticamente y se almacenan en el DAM centralizado.

Conclusión

A medida que las regulaciones monetarias se endurezcan y aumente la fuerza laboral que trabaja desde casa, proteger adecuadamente los activos de información delicados es una prioridad fundamental para todas las empresas. Un dispositivo sólido de control de activos virtuales puede ayudar a las instituciones a hacer frente a esos desafíos, ya que proporciona un acceso centralizado, directrices computarizadas y una visibilidad completa de sus enormes estadísticas basadas en informes. Soluciones líderes como IOmovo ofrecen la escalabilidad, los controles y la experiencia de usuario que las organizaciones financieras necesitan para gestionar de forma productiva los activos a escala y, al mismo tiempo, cumplir con los estrictos estándares del sector en materia de cumplimiento y protección de datos. A largo plazo, una solución DAM para la financiación reduce significativamente los costos y los riesgos en comparación con los métodos anticuados de almacenamiento o uso compartido de archivos.