Los beneficios de implementar sistemas de administración de documentos en su empresa

Las empresas generan e intercambian enormes volúmenes de documentos a diario. La información importante de la empresa puede quedar oculta en correos electrónicos, carpetas de red, ordenadores individuales, etc. Esto dificulta la búsqueda de los archivos cuando los necesita, lo que genera ineficiencia. Sin embargo, implementar un Sistema de gestión de documentos puede ayudar a agilizar el flujo de trabajo documental de su empresa. Estos sistemas proporcionan almacenamiento digital centralizado para todos los archivos, junto con herramientas para organizar, buscar, compartir y proteger los documentos.

Un sistema de gestión de documentos garantiza que los archivos estén correctamente indexados, lo que facilita la recuperación de los documentos. Los usuarios tienen controles de acceso basados en roles, por lo que solo ven lo que es relevante para su trabajo. Los flujos de trabajo automatizados envían los documentos a las personas adecuadas para su revisión o aprobación, lo que mejora la productividad y la accesibilidad de la información. Hay beneficios esenciales que destacar en lo que respecta a los sistemas de gestión de documentos.

Concepto de sistemas de gestión de documentos (DMS)

Un sistema de administración de documentos (DMS) es una herramienta de software que ayuda a las organizaciones a almacenar, rastrear y administrar documentos digitalmente. Los documentos pueden incluir contratos, facturas, órdenes de compra, correos electrónicos, propuestas, manuales y más. En lugar de utilizar archivadores o varios servidores para guardar documentos importantes en papel, un DMS proporciona una ubicación electrónica centralizada para almacenar todos los documentos de cualquier empresa o industria.

Algunas características clave de un DMS incluyen la indexación de documentos, el control de versiones, los controles de seguridad y las capacidades de búsqueda. La indexación de documentos permite etiquetar los documentos con metadatos importantes como el tipo de documento, el autor, la fecha de creación, etc., lo que facilita la búsqueda de los documentos. El control de versiones en un DMS garantiza que la versión más reciente de un documento esté siempre accesible y permite realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo. Los controles de seguridad restringen quién puede acceder a los documentos, editarlos o descargarlos en función de los permisos de los usuarios. Por último, la potente búsqueda permite a los usuarios encontrar rápidamente documentos por palabras clave, campos de metadatos u otros criterios.

La implementación de un DMS proporciona numerosos beneficios organizativos y operativos, entre los que se incluyen los siguientes:

• Almacenamiento: elimina el espacio físico necesario para almacenar documentos en papel. Ahora se puede acceder a los documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto mejora la colaboración entre los trabajadores remotos y de oficina.
• Control de versiones: el control de versiones y los registros de auditoría ayudan a garantizar el cumplimiento de la normativa. Todos los documentos en papel antiguos se pueden escanear y agregar al DMS.
• Ahorros de costos: este proceso de transformación digital proporciona numerosos ahorros de costos a lo largo del tiempo debido a la reducción de los costos de impresión y almacenamiento.
• Uso compartido y accesibilidad: un DMS centraliza todos los documentos de la empresa, lo que hace que la recuperación y el intercambio de documentos sean más eficientes. Los empleados tienen acceso instantáneo a las versiones más recientes de documentos importantes, como contratos y manuales, desde sus escritorios. Esto agiliza los procesos empresariales que se basan en el acceso a los documentos y su uso compartido.
• Búsqueda: las búsquedas de documentos que normalmente llevan horas se pueden completar en minutos, lo que mejora la productividad. La capacidad de encontrar rápidamente documentos anteriores también es útil para las necesidades de litigios o auditorías.

Un sistema de gestión de documentos tiene muchos beneficios y mejora la organización de muchas empresas diferentes. La sólida plataforma digital de ioMovo incluye una de las mejores Sistemas de gestión de documentos donde puede almacenar, proteger y recuperar fácilmente sus documentos para satisfacer las necesidades empresariales. Para obtener más información sobre las funciones de DMS de ioMovo, contacto nosotros hoy.

Importancia de la gestión eficiente de documentos en las empresas modernas

Desde los contratos hasta las facturas, los manuales y los registros de los empleados, los documentos son la base de cada operación. Con la expansión de las empresas que operan de forma remota, la capacidad de administrar y compartir de manera eficiente este tesoro de documentos es fundamental. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Los documentos impulsan los procesos empresariales clave, como las ventas, el soporte, el cumplimiento y más. Pasar horas buscando documentos afecta negativamente a los tiempos de respuesta y a la productividad.
• Las múltiples versiones de los documentos y la falta de organización generan problemas de confidencialidad y cumplimiento normativo. Los documentos importantes pueden desaparecer o estar desactualizados.
• El acceso remoto y móvil es esencial hoy en día, lo que dificulta el almacenamiento de documentos en salas de archivos físicos. Los trabajadores necesitan acceder a los documentos desde cualquier lugar.
• La colaboración con clientes y socios requiere compartir documentos fácilmente a través de portales o mediante la transferencia de archivos. El envío por correo electrónico de documentos de gran tamaño no es fiable ni está estructurado.
• Los documentos en papel antiguos ocupan espacio físico y es difícil buscarlos, compartirlos o hacer copias de seguridad. En este sentido, la digitalización proporciona importantes ahorros de costos.
• Las auditorías regulatorias requieren la búsqueda instantánea de documentos de años anteriores. El almacenamiento desorganizado hace que el cumplimiento sea difícil y costoso.
• Los costos inmobiliarios y de hardware se multiplican con la expansión de los volúmenes de documentos almacenados en PC individuales o servidores de archivos descentralizados.

Las empresas necesitan una central Solución de administración de documentos para obtener el control y agilizar el acceso a sus documentos desde cualquier lugar. Las prácticas anticuadas se traducirán en una pérdida de productividad, en el incumplimiento y en un aumento de los costos en el futuro.

Beneficios del software y la plataforma de gestión de documentos de ioMovo

ioMovo proporciona una solución de gestión de documentos que ofrece numerosos beneficios a las organizaciones de todos los tamaños en diversas industrias. Su software permite a las empresas obtener el control de sus documentos y papeleo, al tiempo que aumenta la eficiencia, la seguridad y la colaboración.

Optimización del flujo de trabajo

ioMovo agiliza los flujos de trabajo relacionados con los documentos en todos los departamentos y equipos. Con todos los archivos almacenados de forma centralizada en un repositorio digital, los empleados pueden encontrar fácilmente la información que necesitan sin tener que buscar en los archivadores físicos ni archivar montones de papel en sus escritorios. Esta plataforma centralizada incluye una versión actualizada de cada documento, visible para quienes necesiten acceder a ellos.

Los usuarios pueden gestionar las tareas y asignar documentos a los miembros del equipo directamente desde el software. Los recordatorios automáticos mantienen al día los proyectos y plazos importantes. Los formularios digitales simplifican procesos como las aprobaciones. Las funciones empresariales, como las cuentas por pagar o el servicio de atención al cliente, funcionan mejor cuando la documentación correcta está a solo un clic de distancia. Los registros en papel escaneados se convierten en archivos digitales con capacidad de búsqueda para recuperarlos rápidamente. El sistema reduce el tiempo de búsqueda de documentos y acelera los flujos de trabajo rutinarios de la oficina.

Seguridad y cumplimiento mejorados

El sistema de administración de documentos refuerza la seguridad al restringir los permisos de acceso a los archivos a nivel de usuario y grupo. El contenido confidencial, como los registros financieros, los archivos de recursos humanos y la información de los clientes, permanece protegido contra la visualización o edición no autorizadas. Los registros de auditoría rastrean todas las actividades de los documentos, de modo que los administradores pueden supervisar cualquier infracción de las políticas.

Las funciones de control de versiones y registro de entrada/salida de archivos evitan contratiempos en la edición simultánea. Los servicios de copia de seguridad y recuperación ante desastres garantizan que el contenido digital no se perderá en caso de un fallo del sistema o una violación de datos. Las políticas de retención automatizan la eliminación de los registros obsoletos al final de su ciclo de vida. Las empresas se benefician porque sus activos de información y el cumplimiento legal permanecen totalmente bajo control.

Almacenamiento centralizado de documentos

El almacenamiento de cada tipo de archivo en un repositorio en línea centralizado elimina las ineficiencias de los volúmenes de papel o los archivos digitales dispersos distribuidos en máquinas locales y unidades compartidas. No más contenido perdido, archivado incorrectamente o duplicado. El almacenamiento es virtual y escalable, lo que evita las limitaciones de espacio físico de los archivadores y servidores.

Ya sea en la oficina o fuera de ella con una aplicación móvil, los empleados pueden acceder desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. El contenido se organiza de forma lógica dentro de la interfaz con etiquetas de metadatos en las que se pueden buscar para facilitar su descubrimiento. El control de versiones es automático y las auditorías de recuperación permiten una total transparencia en el uso de los documentos. La infraestructura de almacenamiento también se integra con las aplicaciones empresariales para la administración de los registros asociados.

Colaboración y productividad del equipo

Los equipos que utilizan la plataforma de gestión de documentos disfrutan de capacidades de colaboración reforzadas. Los espacios de trabajo compartidos permiten a los grupos gestionar proyectos de forma conjunta, hacer un seguimiento del progreso y garantizar que todos estén en sintonía. Los flujos de trabajo de revisión y aprobación reciben los documentos electrónicamente para marcarlos y firmarlos electrónicamente.

Los comentarios en tiempo real y el seguimiento de cambios facilitan las discusiones. Los usuarios reciben notificaciones de escritorio y por correo electrónico sobre las tareas recién asignadas o la carga de contenido para una coordinación rápida. La potente búsqueda localiza el contenido relevante en los espacios de trabajo compartidos cuando se necesita la colaboración de los compañeros. En general, las funciones de colaboración mejoran la productividad de los equipos dispersos que trabajan juntos en los documentos.

Rentabilidad y ROI

Al eliminar el uso de papel y evitar los gastos de hardware, la implementación de un sistema de administración de documentos ahorra costos directos en general. Las necesidades de almacenamiento se reducen considerablemente en comparación con el archivado físico, ya que el contenido sería un servicio en la nube ineficiente.

Los gastos laborales disminuyen a medida que los empleados dedican menos tiempo a localizar la documentación en papel o reproducir los registros perdidos. La rapidez en la entrega de los procesos empresariales aumenta la generación de ingresos. El cumplimiento de la normativa se mantiene con un presupuesto más bajo que con un papeleo desorganizado.

El ROI cuantificable se obtiene al canalizar los ahorros de recursos hacia las operaciones principales y el crecimiento. Todo, desde el seguimiento del tiempo hasta el procesamiento de facturas, se vuelve más rentable a medida que la información fluye digitalmente. La compra y el mantenimiento de un sistema de gestión documental generan un rendimiento positivo al permitir una ejecución empresarial más fluida.

Conclusión

La implementación de un sistema de gestión documental ofrece muchas ventajas para las empresas. Permite el acceso centralizado a los documentos desde cualquier ubicación para que los empleados puedan colaborar de forma más eficaz. Las potentes capacidades de búsqueda y recuperación reducen el tiempo dedicado a buscar archivos. Los sistemas de administración de documentos mejoran la seguridad mediante controles de acceso, auditorías y copias de seguridad. Los flujos de trabajo automatizados aceleran procesos como las aprobaciones y las revisiones. Con un sistema de gestión de documentos, las empresas pueden prescindir del papel y ahorrar espacio de almacenamiento físico.

Lo que es más importante, estos sistemas mejoran la transparencia en toda la organización y garantizan que la información esté disponible cuando sea necesaria. Los aumentos de productividad y eficiencia permiten a las empresas obtener el máximo valor de sus documentos. Para cualquier empresa que siga confiando en archivos en papel o documentos digitales dispersos, vale la pena considerar la posibilidad de implementar un sistema de gestión de documentos dedicado como el de ioMoto.

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