Los beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos

Todas las empresas dependen de documentos importantes para funcionar sin problemas. Sin embargo, a medida que los archivos en papel se acumulan y los documentos digitales se multiplican, organizar este contenido se convierte en un desafío. Los empleados dedican demasiado tiempo a buscar en carpetas desordenadas y el trabajo duplicado se convierte en algo habitual.

Aquí es donde un sistema de gestión documental (DMS) aporta valor. Un DMS es un repositorio central en línea para almacenar y buscar documentos de forma segura. Ordena las caóticas papeleras y los silos de almacenamiento en la nube a través de funciones como carpetas, etiquetas de metadatos y una potente función de búsqueda. Los documentos bien organizados se traducen en empleados más productivos.

Este artículo del blog explora los beneficios clave que ofrece un DMS a las empresas en crecimiento. A medida que las empresas amplían sus operaciones, los volúmenes de contenido se multiplican exponencialmente si no se controlan. Un DMS establece procesos críticos para organizar, compartir y controlar el acceso a la información. También simplifica las tareas de cumplimiento, como las retenciones legales.

Discutiremos temas como la seguridad mejorada, la colaboración optimizada y el ahorro real de costos. Los gastos asociados con las salas de archivos físicas y la documentación de envío ya no serían un problema para DMS. Las capacidades avanzadas asociadas al DMS incluso automatizan las tareas rutinarias para aumentar la eficiencia. A medida que los lugares de trabajo se distribuyen por todo el mundo, el acceso remoto también es perfecto.

Ya sea que su industria sea la ingeniería, la atención médica o las finanzas, un DMS transforma la forma en que su organización maneja los desafíos de la documentación. Únase a nosotros para descubrir por qué la implementación de un sistema de administración de documentos ofrece ventajas significativas para cualquier empresa que desee prosperar en el lugar de trabajo digital actual. Los documentos adecuados son cruciales, así que proporcione estructura y orden a su empresa con una plataforma DMS fácil de usar.

Organización simplificada de documentos

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan muchas empresas es mantener sus documentos organizados de manera eficiente. Sin un sistema de archivo claro, es fácil que los archivos importantes se pierdan, se dupliquen o queden inaccesibles. Esto puede provocar una pérdida de tiempo en la búsqueda y una duplicación innecesaria del trabajo. Un sistema de administración de documentos (DMS) ayuda a resolver este problema al simplificar la forma en que su organización almacena y encuentra los documentos.

La plataforma de gestión de activos digitales (DAM) de ioMoto proporciona una solución poderosa para centralizar la organización de documentos. Como sistema basado en la nube, permite un acceso seguro desde cualquier lugar y, al mismo tiempo, mantiene controles y permisos rigurosos. Los documentos se etiquetan y clasifican de forma inteligente para que se puedan buscar fácilmente en todos los equipos y departamentos. ioMovo comprende la necesidad de estructura y flexibilidad en los lugares de trabajo distribuidos de hoy en día.

Un DMS proporciona un lugar centralizado para almacenar todos los documentos empresariales en una estructura organizada con etiquetas y metadatos. Esto significa que puede clasificar fácilmente los documentos por proyecto, cliente, departamento u otros atributos que tengan sentido lógico para su flujo de trabajo. De este modo, los empleados pueden buscar en todos los documentos desde su escritorio en función de los criterios pertinentes, como el nombre del archivo, la fecha de creación o el autor. Se acabó la búsqueda de la versión correcta de un documento.

El DMS basado en inteligencia artificial de ioMovo aprende y se adapta a las necesidades de su empresa con el tiempo. Los campos de metadatos personalizados y el etiquetado automático aceleran la organización de los documentos. La visión artificial reconoce las imágenes y extrae los datos relevantes sin necesidad de introducir manualmente mucho tiempo. Esto ahorra un esfuerzo significativo a las empresas que administran grandes volúmenes de activos digitales todos los días.

Se pueden crear carpetas o subcarpetas de archivos individuales dentro del DMS para separar aún más los documentos por clientes, proyectos u otras categorías específicos. A continuación, se pueden configurar los permisos para controlar qué empleados o equipos tienen acceso para ver o editar los documentos de cada carpeta. Esto optimiza la seguridad y la privacidad de la información confidencial de la empresa.

El DMS simplemente le permite encontrar versiones anteriores de documentos si es necesario. Todas las revisiones se almacenan junto con los metadatos para poder recuperarlas fácilmente en el futuro. No más correos electrónicos frenéticos intentando localizar un archivo antiguo: los empleados pueden simplemente buscar o navegar dentro del DMS para encontrar cualquier versión anterior con solo unos pocos clics.

El DMS aporta estructura y orden a la vasta biblioteca de documentos electrónicos de una organización. Al centralizar el almacenamiento y habilitar las capacidades inteligentes de etiquetado y búsqueda, los empleados mantienen una productividad constante a la hora de encontrar la información que necesitan. Este enfoque simplificado de la organización de documentos ahorra tiempo a las empresas y evita la duplicación innecesaria del trabajo. La plataforma SaaS escalable de ioMovo proporciona esta capacidad a un costo asequible.

Seguridad y cumplimiento mejorados

Además de simplificar la organización de los documentos, un DMS eficaz también ayuda a reforzar la seguridad y el cumplimiento en las empresas. Las siguientes características de un sistema DMS, como la plataforma DAM de ioMoto, ayudarán a las empresas a mejorar la seguridad y el cumplimiento de las empresas:

• Un DMS proporciona una seguridad mejorada para los documentos comerciales confidenciales. Todos los archivos se almacenan en una ubicación de nube privada y centralizada detrás de firewalls. Esto elimina los riesgos derivados de la pérdida, el robo o la falta de seguridad de los dispositivos móviles.
• La plataforma DAM de ioMoto se creó desde cero con la seguridad como máxima prioridad. El cifrado de nivel bancario garantiza que todos los documentos estén seguros en tránsito y en reposo. Los sólidos controles de acceso y los registros de auditoría garantizan la visibilidad y la responsabilidad.
• Los permisos de acceso estrictos limitan los privilegios de visualización y edición solo al personal autorizado. Se puede restringir a los departamentos o a las personas el acceso a los datos confidenciales que no necesitan. Los empleados solo ven los archivos que son relevantes para su función laboral.
• ioMovo admite permisos granulares hasta el nivel de carpetas y documentos. El acceso puede basarse en los roles de usuario, los equipos, los proyectos o las reglas personalizadas definidas por los administradores. Esto optimiza la privacidad y garantiza el cumplimiento de las normas de protección de datos.
• El cumplimiento de la normativa se simplifica mediante exhaustivos ensayos de auditoría. El DMS rastrea todas las acciones de los usuarios, como la descarga, la edición y la eliminación de documentos. Esto proporciona un historial completo para demostrar el cumplimiento de los estándares del sector y responder a las auditorías.
• Las alertas automatizadas notifican a los equipos de cumplimiento sobre el comportamiento riesgoso de los usuarios o las infracciones de las políticas en tiempo real. Los problemas se pueden abordar con prontitud antes de provocar riesgos legales o reglamentarios para la empresa.
• Se garantiza que los registros electrónicos sean auténticos e inalterados mediante el control seguro de versiones y hashes de los documentos. Esto puede ser crucial para litigar o demostrar que la empresa siguió los procesos necesarios.
• Las principales organizaciones financieras, sanitarias y gubernamentales de todo el mundo confían en ioMovo para administrar de forma segura su contenido de misión crítica y, al mismo tiempo, cumplir con muchos mandatos reglamentarios. Si bien es escalable y rentable, protege los activos de información sin comprometer la usabilidad.

Al centralizar el control de los archivos confidenciales, un DMS de primera clase como ioMovo refuerza la postura de seguridad y permite simplificar la elaboración de informes de cumplimiento para las empresas en crecimiento. Esto brinda tranquilidad a largo plazo.

Colaboración mejorada

Un sistema de gestión de documentos facilita una mejor colaboración entre los miembros del equipo. Cuando los documentos se almacenan de forma centralizada en un DMS, los compañeros de equipo pueden trabajar juntos en proyectos fácilmente desde cualquier lugar.

La plataforma de gestión de activos digitales de ioMovo mejora la colaboración con funciones como la coedición y los comentarios en tiempo real. Los equipos pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento desde diferentes dispositivos. Con ioMovo, los comentarios y las ediciones aparecen al instante para una coordinación perfecta. Esto ahorra el tiempo de espera que a menudo se necesita para combinar los documentos modificados.

Al eliminar los correos electrónicos de ida y vuelta, un DMS agiliza los procesos de revisión y aprobación. ioMovo permite a los usuarios compartir documentos de forma segura y recopilar comentarios de las partes interesadas de forma interna o externa. Los equipos reciben sugerencias y realizan un seguimiento de los cambios sin necesidad de historiales de versiones y preservan la evolución de los documentos para aumentar la transparencia.

ioMovo ofrece opciones flexibles para compartir documentos dentro del nivel de archivo individual. Esto permite que los proyectos urgentes avancen más rápido cuando colaboran con socios importantes como clientes, proveedores u otros equipos. Los usuarios controlan los datos a los que pueden acceder los usuarios externos.

Una ventaja de ioMovo son sus capacidades de integración. Como sistema basado en la nube, ioMovo funciona en todos los dispositivos y plataformas que los equipos ya utilizan. Esto evita la fricción en los flujos de trabajo colaborativos. Los documentos, las conversaciones y las tareas se pueden gestionar directamente desde interfaces conocidas, como Microsoft 365 o Google Workspace.

Al centralizar el lugar donde se almacenan los documentos activos, los equipos siempre consultan la información más reciente. ioMovo garantiza que los grupos distribuidos se mantengan coordinados mediante herramientas unificadas de acceso, revisión y comentarios. Este proceso simplificado aumenta la productividad y ofrece mejores resultados a través de una mejor colaboración.

Ahorro de costes

La implementación de un sistema de administración de documentos genera ahorros de costos tangibles para las empresas a lo largo del tiempo. Pasar de los flujos de trabajo en papel a los digitales elimina muchos gastos asociados con los archivos físicos. ioMovo proporciona una plataforma DAM rentable que se amortiza con la reducción de los costos de almacenamiento, correo y gastos generales. Como solución en la nube, ioMovo no requiere costosos servidores locales ni recursos de TI adicionales para su mantenimiento. Las actualizaciones se gestionan automáticamente para que las empresas eviten aumentar las tarifas de soporte.

Al centralizar el almacenamiento electrónico de documentos, un DMS elimina los costos excesivos de la administración de registros físicos, desde archivadores e instalaciones de almacenamiento externas hasta tarifas de mensajería y franqueo. ioMovo agiliza los procesos para que los archivos estén accesibles desde cualquier dispositivo, lo que elimina los gastos generales relacionados con la impresión y el envío de faxes. El uso de ioMovo reduce el gasto en recursos como papel, tinta, carpetas y carpetas que antes se necesitaban para las copias impresas. Los documentos digitales también ahorran espacio en las oficinas. ioMovo permite un almacenamiento ilimitado, por lo que no hay penalizaciones a medida que aumentan los volúmenes de archivos.

Un DMS como ioMovo reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos. Los empleados ya no pierden horas hurgando en montones de papel. La búsqueda y los metadatos inteligentes aceleran el acceso para que el trabajo pueda fluir de manera más eficiente. Una toma de decisiones más rápida y un trabajo menos redundante se traducen en una mayor productividad del personal a lo largo del tiempo.

ioMovo permite a los equipos colaborar de forma remota, lo que reduce los gastos generales de la oficina. Funciones como la visualización de documentos en vivo y la coedición evitan los gastos asociados a las reuniones presenciales solo para revisar los archivos. Las herramientas de comentarios y anotaciones de ioMovo reducen aún más los costos de viaje.

A largo plazo, estos ahorros derivados de la racionalización de los flujos de trabajo de documentos con el DMS de ioMovo se traducen directamente en importantes reducciones de costos y ROI para las empresas. Los recursos se utilizan mejor para respaldar el negocio principal y el crecimiento.

Ejemplos del mundo real

ABC Limited es una empresa de consultoría de ingeniería con 500 empleados en 10 oficinas globales. Anteriormente, los documentos se almacenaban en unidades de red y carpetas de equipo compartidas, lo que dificultaba la búsqueda de información. Con frecuencia, los documentos importantes se perdían o los empleados trabajaban con versiones desactualizadas. El departamento de contabilidad se ocupaba de almacenar, archivar y recuperar las facturas, los contratos y los estados financieros. Dado que los registros en papel ocupaban cinco archivadores, la búsqueda se volvió lenta.

Los ingenieros colaboraron en los proyectos, pero el intercambio de archivos provocó problemas de control de versiones. Los diseños se enviaban y recibían por correo electrónico en lugar de utilizar una fuente central, lo que provocaba interrupciones en los procesos. ABC implementó ioMovo para transformar digitalmente sus procesos de documentación. Todos los registros en papel se escanearon, lo que permitió el acceso remoto desde cualquier dispositivo.

Los archivos ahora se almacenan y organizan de forma segura por proyecto, cliente y departamento en ioMovo. Los campos de metadatos personalizados, como los números de factura y los códigos de producto, permiten una búsqueda intuitiva. Entre los beneficios obtenidos por ABC Limited se incluyen los siguientes:

• El equipo de contabilidad admira cómo ioMovo almacena los documentos financieros en línea de forma indefinida. Todas las versiones se conservan, lo que elimina la pérdida de tiempo buscando separadores entre archivos.
• Los ingenieros pueden editar diseños simultáneamente a través de las herramientas de coedición y anotación de ioMovo. Los permisos controlan el uso compartido externo, lo que reduce los riesgos de seguridad. Los proyectos ahora avanzan sin problemas.
• En general, ioMovo redujo el uso de papel de ABC en un 90%, ahorrando 50 000 dólares al año. Los empleados encuentran la información un 50% más rápido, lo que aumenta la productividad. Los nuevos clientes se incorporan de forma remota sin gastos de envío en papel.

Optimización de los flujos de trabajo de documentos a través de un DMS centralizado como IOmovo desbloqueó beneficios tangibles para las operaciones globales y los resultados de ABC. Se puede acceder a la información de forma segura en cualquier momento y lugar a través de cualquier dispositivo con acceso a Internet.

Conclusión

Este blog ha presentado varias formas importantes por las que la implementación de un sistema de administración de documentos proporciona valor a las empresas en crecimiento. Desde una organización simplificada hasta una colaboración mejorada, un DMS aborda los principales desafíos de documentación que afectan a muchas empresas.

Las principales ventajas incluyen el almacenamiento centralizado que libera espacio físico y, al mismo tiempo, proporciona un acceso seguro desde cualquier ubicación. Los permisos sólidos y los flujos de trabajo digitales preservan la privacidad y el cumplimiento. Los usuarios ahorran mucho tiempo al buscar documentos mediante potentes búsquedas basadas en metadatos.

La colaboración también se agiliza mediante funciones como el control de versiones y la edición simultánea. Los equipos internos y externos trabajan juntos sin problemas en los proyectos. Además, los procesos automatizados eliminan tareas rutinarias como el enrutamiento y las aprobaciones.

Las barreras de costos para la digitalización se disuelven con los precios mensuales ofrecidos en la nube. Los gastos se reducen a largo plazo al eliminar el papel, los envíos y el hardware mediante aplicaciones web y móviles intuitivas. El tiempo de inactividad cuando el personal se marcha también disminuye a medida que se centralizan las bases de conocimientos.

Dar el paso para poner orden en el caos de la documentación a través de un DMS de primera clase vale la pena de manera significativa. La productividad aumenta, los esfuerzos duplicados disminuyen y los problemas de seguridad disminuyen. Los servicios profesionales suelen estar disponibles para garantizar la adopción por parte de los usuarios y las configuraciones personalizables.

En resumen, prosperar en la economía del conocimiento actual exige un gobierno óptimo de la información. Un DMS está a la altura de este desafío reduciendo el despilfarro y desbloqueando información de forma más rápida. Las funciones empresariales se integran sin problemas y la documentación inteligente es la base. Comience a racionalizar los procesos hoy mismo para obtener una ventaja sostenible en el futuro.