Optimización de la gestión de documentos de ingeniería con DAM

Para los trabajos de ingeniería, hay una gran cantidad de papeleo complicado que debe mantenerse actualizado, compartido y organizado. Esto puede ser difícil de hacer y lleva mucho tiempo con los métodos en papel. Ahora existen opciones digitales que pueden ayudar a facilitar la administración de los documentos de ingeniería.

UN sistema de gestión de activos digitales (DAM) es una forma de hacerlo. Un sistema DAM es un software que permite almacenar y organizar archivos digitales en un solo lugar, lo que facilita el acceso a los archivos desde cualquier dispositivo. El software DAM es especialmente útil para proyectos de ingeniería y construcción que generan muchos archivos técnicos.

Esta entrada de blog analizará cómo un sistema DAM puede facilitar la administración de documentos de ingeniería que los métodos de papel anticuados. Analizaremos la plataforma de gestión de activos digitales de ioMovo y cómo las empresas de ingeniería pueden utilizarla en su beneficio.

Problemas con la documentación de ingeniería

A menudo se necesitan muchos archivos técnicos para proyectos grandes y complicados en áreas como la infraestructura, la fabricación, los servicios públicos y la construcción. Estos archivos deben mantenerse en orden para que los distintos equipos puedan acceder a ellos fácilmente, y durante mucho tiempo, a veces décadas en el caso de los grandes proyectos de infraestructura.

Algunos problemas que suelen ocurrir con los servidores de archivos antiguos o los métodos basados en papel son:

• Desorganización: Es difícil llevar un registro de los archivos en un ordenador o en papel que están repartidos en distintas carpetas. A veces, los documentos importantes se pierden o se colocan en el lugar equivocado.

• Control de versiones: Puede resultar difícil llevar un registro de la versión más reciente de los dibujos y asegurarse de que todos los papeles estén alineados correctamente. Las versiones demasiado antiguas pueden usarse por accidente.

• Colaboración: Usar papel o correo electrónico para compartir archivos entre equipos de proyectos en diferentes lugares o in situ lleva mucho tiempo.

• Capacidad de búsqueda: Es difícil y lleva mucho tiempo encontrar un documento específico en una pila de archivos o carpetas en papel con solo mirar el nombre del archivo.

• Cuellos de botella en el flujo de trabajo: Las rutas importantes se detienen mientras esperan las aprobaciones o las transferencias de archivos en papel o en unidades compartidas.

• Acceso desde dispositivos móviles: Cuando los equipos de campo no están en la oficina o en la computadora, no pueden acceder a muchos archivos.

• Cumplimiento de la normativa: Es difícil mostrar el control de documentos y los registros de auditoría para garantizar el cumplimiento cuando no se solicitan sistemas de papel o archivos.

• Gestión de la vida útil: Es difícil mantenerse al día y hacer un seguimiento de un conjunto de documentos a lo largo de un proyecto de 50 a 100 años de vida útil.

Al colocar todos sus datos en un solo lugar, un Sistema DAM puede ayudarle a hacer frente a estos problemas. Los procesos se simplifican mediante funciones como el control de versiones, el etiquetado, las aprobaciones y los derechos. Examinaremos esto con más profundidad a continuación.

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Repositorio digital en un solo lugar

Una gran ventaja de una plataforma DAM es que le brinda una ubicación central para almacenar toda la documentación de su proyecto digital, por lo que no tiene que depender del papel o de diferentes ubicaciones de archivos. En lugar de tener varias copias impresas o digitales, los archivos solo se cargan una vez al sistema.

Este repositorio único hace que las cosas estén más organizadas y ordenadas. Con los archivos, puedes organiza tus documentos de una manera que tenga sentido para su proyecto. Por ejemplo, archivos para cada etapa, tema, paquete de trabajo o conjunto de dibujos.

Etiquetado de metadatos

El etiquetado sólido de metadatos es otra capacidad clave. Pueden agregar etiquetas para cosas como el tipo de archivo, el autor, el estado, la fecha, el paquete de trabajo, el campo, etc. Con esta capa adicional de clasificación, un grupo de archivos aleatorios se convierte en una biblioteca en la que se pueden buscar de forma inteligente.

Entre miles o cientos de miles de documentos, los usuarios pueden localizar rápidamente el documento exacto que necesitan buscando por etiqueta, criterio o término. Se acabaron las horas yendo y viniendo de una carpeta a otra o hojeando papeles sueltos.

Control de versiones

Los sistemas DAM son excelentes para el control de versiones porque permiten registrar y sacar documentos, ver el historial de versiones y comparar dos documentos uno al lado del otro. Las personas que tienen permiso para hacerlo pueden ver todas las versiones de un archivo en orden, junto con información sobre quién lo ha modificado y cuándo.

Esto facilita la administración de los cambios y garantiza que todos trabajen desde la versión más reciente del plan. Evita que se produzcan problemas debido a la existencia de información antigua. El sistema de ioMovo usa reglas de control de versiones para garantizar que la calidad de los documentos se mantenga alta a lo largo del tiempo.

Mira los archivos

Cuando se cargan los archivos, el sistema DAM muestra lo que contienen sin que se utilice la aplicación original, lo que facilita la búsqueda de archivos útiles durante una búsqueda. Los usuarios pueden encontrar rápidamente las versiones que necesitan filtrando los resultados y previsualizando los archivos directamente desde los resultados de la búsqueda.

Puedes trabajar con vistas previas de diseños de formularios, modelos 3D, vídeos y otros tipos de archivos antes de descargarlo todo. Algunos visores te permiten hacer cosas sencillas como medir y tomar notas directamente desde las vistas previas.

Flujo de trabajo y colaboración

Ahora es fácil acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo. Hay una verdad única que pueden utilizar todos los equipos de proyecto, ya sea que estén en la oficina, en el lugar de trabajo o trabajando con un tercero.

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Los sistemas DAM ayudan a las personas a trabajar juntas al ofrecer herramientas como:

• Registro y salida de archivos para editarlos

• Comentar las versiones

• Asignación de tareas y envío de notificaciones

• Flujos de trabajo de aprobación

• Establecer los derechos de acceso para cada persona o grupo

Esto facilita las revisiones multipartitas, realiza un seguimiento del trabajo y garantiza que los flujos de trabajo sigan las reglas establecidas por la empresa.

En comparación con las formas antiguas de administrar los datos de ingeniería, estas son algunas de las principales cosas que una solución DAM puede hacer para que las cosas sean más organizadas y eficientes. Ahora, veamos cómo ioMovo aborda directamente estos problemas.

Gestión de activos digitales con ioMovo

ioMovo es una empresa con sede en Londres que ha desarrollado un sistema DAM de nivel empresarial centrado específicamente en las necesidades de las empresas de construcción e ingeniería que emprenden proyectos complejos de infraestructura e instalaciones.

En lugar de un genérico sistema de administración de archivos, ioMovo comprende los tipos de archivos, flujos de trabajo y exigencias normativas que intervienen. Su plataforma incluye funciones diseñadas para:

• Documentación de diseño de ingeniería como dibujos, especificaciones y cálculos

• Documentación de construcción que incluye fotos, solicitudes de información, presentaciones y seguimiento de problemas

• Registros de puesta en servicio, como manuales, documentos de facturación, tal como están construidos

• Gestión de instalaciones de documentación de operación y mantenimiento a largo plazo

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Algunas funciones clave de su solución DAM incluyen:

1. Interfaz de usuario intuitiva

La interfaz tiene jerarquías de carpetas conocidas y capacidad de búsqueda para una fácil adopción. Los metadatos basados en formularios admiten una entrada coherente. Los usuarios pueden personalizar los paneles.

2. Repositorio escalable

Almacena archivos ilimitados y administra petabytes de datos. Brinda soporte sin problemas a los proyectos desde su concepción hasta décadas de administración de instalaciones.

3. Seguridad integrada

Los controles de acceso granulares protegen los datos confidenciales del proyecto. Es compatible con varios modelos de permisos comunes en ingeniería, como la visualización o la edición. Los registros de auditoría rastrean toda la actividad de los usuarios.

4. Integración de datos de diseño

Se conecta directamente a las herramientas de diseño de Autodesk mediante API para acceder de forma inmediata a los archivos nativos de CAD, Revit y Navisworks desde PRESA. Sin importación/exportación.

5. Formularios y edición en línea

Los formularios personalizables facilitan la entrada controlada de registros, como los envíos, el seguimiento de problemas y los datos de puesta en servicio. Algunos campos permiten la edición directa sin aplicaciones externas.

6. Procesos automatizados

Funciones como la exportación programada de archivos, las conversiones automáticas de archivos al cargarlos y los flujos de trabajo de arrastrar y soltar agilizan las tareas rutinarias de documentación.

7. Búsqueda avanzada

La potente búsqueda basada en criterios examina todos los metadatos y el contenido de los archivos para garantizar su precisión. Los resultados se pueden filtrar, marcar como favoritos y exportar.

8. Acceso móvil

El diseño responsivo y las aplicaciones móviles nativas brindan el conjunto completo de funciones en cualquier dispositivo iOS o Android para el personal de campo.

9. Paneles de cumplimiento

Las vistas y alertas personalizables ayudan a gestionar el cumplimiento de normas como las ISO 9001, 14001, 45001 y los esquemas del sector de la construcción.

10. APIs e integraciones

Las API abiertas simplifican la integración bidireccional con sistemas de terceros para el intercambio de datos automatizado, como ERP, QA/QC, instalaciones y software de administración.

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Documentación de diseño de ingeniería

Un caso de uso principal es la gestión centralizada de los archivos de diseño 2D/3D, las especificaciones y los cálculos generados durante la fase de diseño. Al vincularse directamente a las herramientas de Autodesk, los ingenieros siempre acceden a las iteraciones de diseño más recientes sin que las versiones coincidan.

Los equipos pueden colaborar simultáneamente y, al mismo tiempo, mantener una única fuente de información fiable. Los paquetes de dibujo se organizan meticulosamente, pero se pueden buscar de forma inmediata, lo que acelera los resultados y garantiza la calidad y la coordinación en todas las disciplinas.

Consolidado gestión de documentos también facilita el cumplimiento de normas como la ISO 9001. Las empresas que demuestran el control de los procesos obtienen una ventaja competitiva. Los clientes se benefician de la transparencia en los procesos de control y garantía de la calidad.

Documentación de construcción

IOmovo admite la gestión completa de los registros in situ, como las RFI, las presentaciones, el seguimiento de problemas, las fotos del sitio, los informes de pruebas/inspección, los paquetes de datos de los equipos y más. El personal de campo puede introducir y cargar documentos directamente mediante aplicaciones móviles.

Los flujos de trabajo automatizados distribuyen los registros a través de las etapas de aprobación. Los permisos controlan la visibilidad para mantener segura y accesible la información confidencial sobre la construcción. Las versiones registran los cambios en los artículos fabricados o en las condiciones de instalación.

La integración con los sistemas de los socios facilita las transferencias digitales. Las listas de tareas pendientes y la documentación de cierre se compilan y organizan metódicamente para facilitar la certificación y la entrega de los clientes. Esto sienta las bases para la gestión futura de las instalaciones.

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Conclusión

La gestión de activos digitales proporciona ventajas evidentes para la simplificación de la documentación de ingeniería en comparación con los sistemas en papel y los servidores de archivos básicos. Una plataforma DAM personalizada como ioMovo aborda las necesidades específicas de las empresas de construcción e ingeniería que gestionan grandes volúmenes de documentación técnica en todas las fases del proyecto. Al centralizar los archivos en un repositorio estructurado, la información crucial se organiza, se puede buscar y es accesible para los equipos del proyecto, independientemente de su ubicación. Las funciones de flujo de trabajo permiten seguir los procesos que cumplen con los requisitos.

Durante los largos ciclos de vida de los activos de infraestructura, un sistema DAM mantiene una única fuente de información veraz y pistas de auditoría durante décadas en la administración de las instalaciones. Para empresas de ingeniería que buscan una solución integrada solución de documentación, ioMovo ofrece las capacidades para controlar sistemáticamente la documentación, colaborar de manera eficaz y demostrar la garantía de calidad, lo que le permite obtener ventajas competitivas en el mercado actual. Su sistema basado en la nube proporciona una inversión preparada para el futuro para las crecientes demandas de su cartera.