Optimización de la gestión de activos en EdTech con la gestión de activos digitales

Las innovaciones digitales están cambiando rápidamente el panorama educativo. La administración eficiente de los activos educativos se ha vuelto esencial a medida que el material, los recursos y las herramientas educativos pasan a los formatos digitales. Sin embargo, para las instituciones educativas y las empresas de tecnología educativa, el manejo de archivos y medios digitales puede resultar difícil. Se requieren sistemas simplificados para organizar, recuperar y reutilizar los recursos de manera efectiva.

Las herramientas de gestión de activos digitales (DAM) pueden resultar útiles en esta situación. Todos los materiales digitales se pueden almacenar y catalogar de forma centralizada con la ayuda de un DAM. Las empresas de tecnología educativa pueden obtener visibilidad y control sobre sus activos con el DAM correcto. Pueden simplificar procesos como la producción, la entrega y la actualización de contenido. La facilidad con la que los alumnos pueden localizar recursos acreditados y de alta calidad es otro beneficio.

En este artículo, hablaremos sobre las dificultades de la gestión de activos en la tecnología educativa. A continuación, repasaremos cómo Plataforma DAM como ioMovo puede ayudar a resolver estos problemas y agilizar los procesos. Se dan ejemplos del mundo real para ilustrar las ventajas. La intención es demostrar la utilidad de un DAM para las empresas y organizaciones de tecnología educativa. ¡Ahora, pongámonos en marcha!

Desafíos de la gestión de activos digitales en Edtech

Los activos digitales han crecido significativamente en cantidad y variedad a medida que más y más contenido educativo se publica en línea. Sin embargo, estas colecciones de tamaño considerable y en expansión no se pueden administrar de manera eficiente con las técnicas convencionales de organización y almacenamiento de archivos. Estas son algunas de las dificultades típicas:

• Archivos y carpetas desorganizados: Los recursos educativos pueden terminar fácilmente almacenados en varios lugares en dispositivos y servidores locales. Es posible que no se cumplan las pautas de nomenclatura. Con el tiempo, esto se debe a la duplicación, la dificultad para encontrar archivos y los problemas de control de versiones.
• Falta de acceso centralizado: Solo las personas con acceso a determinados dispositivos o carpetas pueden leer los recursos que se guardan localmente. Todo el equipo o las partes interesadas no pueden acceder a los archivos autorizados en una sola ubicación.
• Descubrimiento que consume mucho tiempo: La búsqueda de un determinado archivo requiere buscar en numerosos directorios y ordenadores. Encontrar información puede resultar difícil, ya que los metadatos, como las etiquetas y las descripciones, suelen estar ausentes.
• Versiones y actualizaciones difíciles: Se necesitan cambios consistentes para mantener la relevancia de los materiales didácticos. Sin embargo, resulta difícil hacer un seguimiento de los cambios y distribuir las actualizaciones de manera metódica sin un sistema de control de versiones definido.
• Preocupaciones de seguridad y accesibilidad: Si las copias de seguridad y los permisos no se administran correctamente, el almacenamiento local de archivos tiene fallas de seguridad. Además, los activos no se pueden transferir de forma segura fuera de la empresa ni se pueden ver de forma remota.
• Cuestiones de cumplimiento: Es posible que sea necesario seguir los estándares y normas al crear contenido educativo. Es casi difícil auditar los archivos que se almacenan apresuradamente en varias ubicaciones.

Estas dificultades hacen que la difusión, la evaluación y los flujos de trabajo para la creación de contenido se retrasen. También ponen en peligro la integridad y el calibre de la instrucción que se imparte a través de la tecnología. Por lo tanto, la gestión de activos debe racionalizarse de inmediato.

Ventajas de una plataforma de gestión de activos digitales

Un DAM basado en la nube está diseñado específicamente para abordar los problemas anteriores mediante la centralización. Proporciona un repositorio único para albergar todos los activos educativos de manera organizada. Los beneficios clave incluyen:

• Acceso centralizado: Todos los usuarios autorizados pueden acceder de forma segura a los activos aprobados desde cualquier dispositivo, a través de una interfaz web. Esto facilita la colaboración y el trabajo remoto.
• Búsqueda potente: Los campos de metadatos permiten el etiquetado descriptivo de los activos al cargarlos. Las sólidas funcionalidades de búsqueda facilitan la localización rápida de archivos específicos.
• Flujos de trabajo automáticos: Los procesos como la aprobación, el control de versiones y la distribución de archivos se pueden automatizar mediante flujos de trabajo personalizables. Esto ahorra mucho tiempo y esfuerzo.
• Control de versiones: Cada cambio o actualización de un activo se registra con un historial de versiones detallado. Las restauraciones a versiones anteriores se realizan sin problemas.
• Taxonomía flexible: Una taxonomía estructurada y personalizada según las necesidades de la organización garantiza una organización y una navegación intuitivas de los activos.
• Administración de permisos: Los controles de acceso granulares protegen los recursos confidenciales al tiempo que permiten el intercambio selectivo interno y externo.
• Análisis de uso: La información sobre las descargas y vistas de los activos ayuda a optimizar el contenido en función de métricas de participación reales.
• Cumplimiento y auditorías: Los registros de actividad detallados facilitan las auditorías y garantizan que los materiales educativos cumplan con los estándares a lo largo del tiempo.

Algunas de las capacidades clave que un buen DAM proporciona a la tecnología educativa incluyen el soporte multimedia y de aprendizaje electrónico, los esquemas de metadatos de objetos de aprendizaje, las plantillas de taxonomía y las integraciones de LMS/LCMS. Cuando se combinan, estas funciones simplifican enormemente los flujos de trabajo de los activos.

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Beneficios en la práctica: estudios de caso de ioMoto DAM

Una empresa de tecnología educativa que estaba desarrollando un plan de estudios de matemáticas para K-12 se estaba ahogando en miles de objetos didácticos poco organizados, como lecciones, evaluaciones y vídeos. Su proceso, desde la creación hasta los productos finales, implicaba varias remisiones y revisiones manuales.

El Presa de Iomovo abordó estas cuestiones mediante:

• Proporciona un portal de presentación único para que más de 100 expertos en la materia carguen archivos sin procesar.
• Los flujos de trabajo automatizados distribuían los activos entre las pymes, los diseñadores educativos y los gerentes de productos en función de las tareas.
• El control de versiones y los comentarios garantizaron una colaboración fluida entre los equipos distribuidos.
• La taxonomía mantuvo más de 30 000 objetos organizados por grado, área temática y etiquetas estándar.
• Las integraciones con las herramientas de creación activaron las actualizaciones automáticas de los recursos terminados en el LMS.

La empresa de tecnología educativa ahora podría producir rápidamente paquetes de contenido personalizados en función de las necesidades de la escuela. Su modelo de desarrollo iterativo se simplificó mucho. Beneficios como estos demuestran por qué las herramientas DAM son invaluables para administrar los activos educativos digitales a gran escala. Optimizan procesos que de otro modo serían ineficientes para ofrecer experiencias de aprendizaje de alta calidad.

Cómo la plataforma DAM de ioMovo agiliza las operaciones

Analicemos más a fondo las características de ioMovo y cómo ayudan a optimizar los flujos de trabajo específicos para las organizaciones de tecnología educativa.

• Biblioteca digital central- La DAM de IoMovo actúa como una biblioteca digital central que alberga todo tipo de recursos educativos: imágenes, archivos de audio/vídeo, documentos, lecciones y más. Gracias a la facilidad de búsqueda, descubrimiento y control de acceso, se convierte en la única fuente fiable de los recursos aprobados.
• Taxonomía intuitiva- Los esquemas de taxonomía predefinidos o personalizables con sistemas de clasificación jerárquica garantizan que los activos estén organizados de forma lógica. Los esquemas de etiquetas y metadatos siguen los estándares del sector educativo.
• Flujos de trabajo flexibles: Los procedimientos personalizados, como el envío y la aprobación de archivos, el control de versiones, las traducciones y más, se pueden implementar mediante generadores de flujo de trabajo visuales. Para garantizar la entrega puntual, las tareas se distribuyen automáticamente.
• Autoría colaborativa: Funciones como el historial de versiones, los comentarios y el estado de aprobación fomentan la producción de contenido distribuido e iterativo entre los equipos internacionales.
• Publicación automatizada: Cuando finaliza un flujo de trabajo, las integraciones entran en vigor y se actualizan automáticamente los catálogos de los cursos de máster.
• Análisis de uso: Para mejorar la estrategia de contenido, los paneles ofrecen estadísticas de uso en tiempo real sobre las descargas de archivos, el tiempo empleado, las vistas geográficas, etc.
• Vista remota: No es necesario descargar ningún archivo para ver los activos desde cualquier ubicación, gracias a una interfaz en línea responsiva. Esto favorece los enfoques de enseñanza y aprendizaje a distancia y la teleeducación.

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Beneficios relacionados con el ciclo de vida del desarrollo del producto

Cuando todos estos elementos se unen, el DAM de ioMovo puede simplificar los procedimientos desde la producción original hasta la distribución y la adaptación en el ciclo de vida del desarrollo de productos de tecnología educativa. Examinemos las ventajas particulares:

• Producción de contenido optimizada: El DAM ofrece un proceso único y eficaz para producir y mejorar los materiales didácticos al centralizar las presentaciones, distribuir los recursos a través de flujos de trabajo configurables y facilitar la autoría colaborativa. Los equipos pueden realizar rápidamente iteraciones basadas en la revisión y los comentarios.
• Administración sistemática de recursos: Durante todo el ciclo de vida de un activo, se garantiza una organización lógica y una capacidad de búsqueda del 100% mediante el almacenamiento centralizado y las taxonomías clasificadas. El control de versiones realiza un seguimiento de las iteraciones anteriores y garantiza la coherencia entre las actualizaciones.
• Distribución simplificada: Los paquetes completos se distribuyen con un solo clic a las ubicaciones de los alumnos a través de interfaces de publicación automatizadas, como LMS, LCMS, canales, etc. Esto elimina la necesidad de volver a introducir los metadatos manualmente.
• Uso optimizado: Los análisis ofrecen información útil sobre la influencia e interacción reales del material. Las empresas de tecnología educativa pueden tomar decisiones basadas en los datos sobre el archivado, la localización y las revisiones de recursos de bajo rendimiento.

Reflexiones finales

La transformación digital del contenido educativo ha hecho que la gestión de activos sea crucial para que las empresas de tecnología educativa brinden oportunidades de aprendizaje de alto nivel. Sin embargo, la complejidad y la gran cantidad de información digital son demasiado para que las puedan manejar las técnicas convencionales de almacenamiento de archivos. Aquí es donde resulta útil ioMovo, una tecnología especializada de gestión de activos digitales basada en la nube.

Mediante la provisión de un repositorio central, herramientas fáciles de usar para la categorización y la navegación, flujos de trabajo personalizados y análisis, ioMovo optimiza los procedimientos relacionados con los activos a lo largo del ciclo de vida de la creación de contenido. Los ejemplos del mundo real muestran cómo ha mejorado las operaciones de las empresas de tecnología educativa y de las instituciones educativas. A fin de cuentas, un DAM sólido es una herramienta eficaz para que cualquier empresa del sector de la tecnología educativa agilice y organice la gestión de activos. Les permite dedicar todo su trabajo a producir materiales educativos que inviten a la reflexión.