Simplificación de la gestión de casos con la gestión de activos digitales

La administración de casos en el campo legal puede ser difícil de entender y llevar mucho tiempo. Encontrar documentos y compartir información con otros miembros del equipo es difícil e ineficiente cuando se utilizan archivos en papel. Atender muchos casos rápidamente se convierte en algo demasiado difícil si el proceso no está organizado. Gracias a Dios, existen nuevas tecnologías que pueden facilitar la gestión de los casos para las oficinas de abogados. Usando un herramienta de gestión de activos digitales (DAM) es una forma de hacerlo.

En este artículo, hablaremos sobre los beneficios de usar el sistema DAM de ioMovo para los equipos legales. Este blog discutirá algunos de los problemas que surgen con los flujos de trabajo estándar en papel. A continuación, hablaremos sobre las características más importantes de un sistema DAM y sobre cómo cada una de ellas facilita las diferentes partes de la gestión de casos. Por último, hablaremos de algunas preocupaciones que pueden impedir que las empresas hagan el cambio y te daremos consejos sobre cómo elegir y configurar la plataforma DAM que mejor se adapte a tus necesidades.

Su proceso de administración de casos puede pasar de ser lento y difícil de entender a ser rápido, fácil de entender y colaborativo con una solución DAM. ¡Permítanos empezar!

Problemas con la antigua forma de administrar archivos

Los archivos de casos generalmente se han guardado en archivadores físicos para muchas oficinas legales, especialmente las más antiguas que existen desde hace mucho tiempo. Aunque este método ha funcionado durante años, tiene algunos problemas en el mundo digital en el que vivimos ahora:

• Se tarda demasiado en revisar los archivos en papel. Se necesita tiempo para revisar las carpetas a mano y encontrar un papel específico cuando lo necesitas. Debido a esto, los tiempos de respuesta se alargan.

• El papeleo se pierde o se pierde fácilmente. Como la gente siempre está revisando los archivos, los documentos podrían quedar en la carpeta equivocada por accidente.

• La colaboración es un desafío. Varios abogados no pueden revisar el mismo expediente al mismo tiempo si la caja debe permanecer en un solo lugar.

• Es difícil moverse. Solo puedes ver los archivos desde la oficina; no puedes llevarlos contigo si necesitas trabajar desde casa o mientras estás de viaje.

• El almacenamiento cuesta mucho.

• El flujo de trabajo no está automatizado. Los archivos en papel necesitan espacio físico para guardarse, lo que ocupa un valioso espacio de oficina. Aún se necesitan notas y calendarios en papel para llevar un registro de cosas importantes como las facturas, las fechas de vencimiento y los recordatorios.

• Las copias de seguridad y la seguridad no son suficientes. Los archivos importantes de los clientes guardados en cajas podrían perderse si se produce un incendio u otro desastre en la oficina.

A medida que aumenta el número de casos con el paso de los años, con miles de personas y archivos, estos problemas empeoran. Las empresas que comenzaron a digitalizarse antes se han sentido mejor, pero para muchas, el cambio sigue siendo aterrador porque cuesta dinero y lleva tiempo. Afortunadamente, ioMoto puede solucionar todos estos problemas Sistema DAM.

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Facilitar la gestión de casos con la gestión de activos digitales

El software que brinda a una empresa un lugar central para almacenar, organizar y compartir todo tipo de archivos digitales se denomina software de gestión de activos digitales. Un sistema DAM es el lugar donde se guardan todos los archivos de casos y otros documentos relacionados en el campo legal. Algunas de las características más importantes de una plataforma DAM sólida como la de ioMovo, que facilitan la gestión de los casos son:

Guardar e indexar documentos

Cualquier hoja de papel puede escanearse o digitalizarse y guardarse de forma segura en el DAM. Los archivos pueden contener información importante, como nombres de clientes, fechas, categorías, etc., enlazados para que sea fácil encontrarlos más adelante.

Búsqueda por texto completo

Ahora que todo es digital, los usuarios pueden buscar palabras, frases y fechas al instante en todos los archivos para encontrar lo que necesitan sin tener que revisar las carpetas.

Controles de acceso y uso compartido

Los administradores pueden configurar los roles y permisos de usuario para controlar qué conjuntos de documentos pueden ver, cambiar o compartir los usuarios. Los archivos se pueden compartir de forma segura dentro de la empresa o con abogados o clientes externos.

Control de cambios

Con los historiales de versiones, el sistema realiza un seguimiento instantáneo de los cambios en los documentos. Puede consultar las versiones anteriores recuperando borradores o ediciones.

Automatización del flujo de trabajo

Las herramientas y plantillas integradas que aplican las mejores prácticas facilitan el seguimiento de los procesos de aprobación, los ciclos de pago, los recordatorios y las fechas de vencimiento.

Movilidad

Los archivos son portátiles porque se pueden ver de forma segura desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto permite a los abogados que trabajan desde casa o de viaje mantenerse productivos.

Herramienta para trabajar juntos

Las funciones integradas, como los comentarios y las anotaciones, facilitan la revisión de documentos con los compañeros de trabajo en línea, todo en un solo lugar.

Obtención de informes y datos

Los informes muestran cómo acceden las personas a los archivos, cuánto tiempo dedican, qué equipos trabajan en qué y otra información que ayuda a mejorar los procesos en todo momento.

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Ventajas sobre el archivado tradicional en papel

Estas funciones ofrecen ventajas evidentes en comparación con la presentación tradicional en papel cuando se utilizan para la gestión de casos:

• Es fácil encontrar documentos, lo que ahorra tiempo que se habría dedicado a revisar las carpetas. Con solo unas pocas búsquedas de frases, los usuarios pueden encontrar lo que necesitan de inmediato.

• Ya no es posible archivar o perder documentos porque todos los archivos se guardan en un lugar seguro que es fácil de encontrar.

• En lugar de esperar a que se envíen los archivos físicos entre oficinas, varios abogados pueden revisar los documentos de los clientes en línea al mismo tiempo. Los equipos legales pueden trabajar juntos de manera efectiva desde diferentes lugares.

• La portabilidad permite a los abogados trabajar incluso cuando no están en la oficina (desde su casa o mientras viajan) sin tener que volver a las áreas de almacenamiento.

• Las tareas rutinarias, como la facturación, el cumplimiento de los objetivos y la obtención de aprobaciones, se configuran y ejecutan automáticamente, lo que deja menos margen de error.

• Almacenar, proteger y hacer copias de seguridad de la información importante de los clientes es más fácil y seguro con los sistemas digitales que con los gabinetes reales que no siempre son seguros y podrían dañarse a causa de incendios.

• Basándose en los datos de uso, los análisis ayudan a detectar los cuellos de botella en los procesos y las formas de mejorar los servicios que reciben los clientes.

Todos estos beneficios hacen que la gestión de casos pase a una gestión flexible plataforma digital parecen la mejor manera de resolver problemas de larga data y facilitar mucho el proceso. Veamos algunos estudios de casos de la vida real.

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Superar posibles obstáculos

Si bien está claro que la tecnología puede resolver muchos problemas si se usa correctamente, es posible que los equipos legales no cambien a plataformas de gestión de activos digitales debido a estas preocupaciones comunes:

• Cuánto cuestan el hardware, el software y la ejecución: Las pequeñas empresas pueden pensar que los costos de las inversiones son altos al principio. El hardware, por otro lado, al igual que los escáneres, solo necesita comprarse una vez. Los costos futuros se cubren con los ahorros que se obtienen al administrar la empresa a lo largo del tiempo.

• Miedo a la tecnología y rechazo al cambio: Es posible que las parejas mayores no quieran probar cosas nuevas. Sin embargo, esta preocupación puede aliviarse si se indican mejores servicios para los clientes y se ahorra más tiempo y dinero a los abogados.

• Percepción de pérdida de consistencia: A algunas personas les preocupa que el cambio a archivos digitales provoque la pérdida o confusión de archivos. Sin embargo, este riesgo se puede evitar con una buena planificación, el uso de la información y la capacitación.

• Problemas con la integración de sistemas antiguos: Puede que sea necesario buscar asesoramiento sobre cómo integrarse con el software actual de gestión de documentos o gestión de casos, pero la mayoría de las empresas de DAM más conocidas ofrecen integraciones perfectas.

Para resolver estos problemas, es necesario que haya una conversación abierta, demostraciones cuidadosas que muestren los beneficios y una participación temprana de los miedos. Las implementaciones piloto con departamentos o casos de uso específicos facilitan el cambio y aumentan la confianza en el proceso. Resolver las preocupaciones válidas por adelantado facilita la implementación.

Cómo elegir el mejor Servicio de gestión de activos digitales?

Puede elegir entre numerosas plataformas DAM sólidas en función de las necesidades y el presupuesto de su empresa. Al analizar sus opciones, piense en lo siguiente:

• Interfaces fáciles de usar hechas para abogados que no son expertos en tecnología

• Funciones de seguridad como controles de acceso, cifrado y comprobaciones de actividad

• La capacidad de conectarse a otras herramientas de gestión del consultorio

• Flujos de trabajo, plantillas y formatos de metadatos que se pueden cambiar

• Necesidades de espacio de almacenamiento y velocidad de procesamiento

• El plan de precios correcto, como una suscripción, una licencia perpetua o un precio por volumen

• El nombre del proveedor, las historias de éxito de los clientes y las certificaciones

• Se ofrecen tiempos de respuesta de soporte, capacitación y servicios de consultoría

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Conclusión

Las firmas legales se enfrentan a muchos problemas cuando intentan gestionar los archivos de casos utilizando métodos de papel anticuados en esta era digital. El papel es ineficiente porque lleva mucho tiempo encontrarlo, dificulta el trabajo conjunto de forma remota, se pierde fácilmente y cuesta mucho almacenarlo. Esto puede dificultar la tramitación de más casos a la vez. Mudándose a ioMovo's gestión de activos digitales El sistema puede dar miedo, pero también es una forma sencilla de agilizar los procesos y obtener importantes beneficios.

En general, la digitalización de la gestión de casos facilita mucho a los equipos jurídicos un proceso que antes era demasiado complicado e inconexo. Las empresas ahora pueden mejorar sus servicios, aprovechar al máximo sus recursos y prepararse para el crecimiento futuro con sistemas que son lo suficientemente flexibles como para adaptarse a las cambiantes necesidades empresariales. La mudanza puede costar dinero, pero los beneficios a largo plazo derivados de la mejora de los procesos y la satisfacción de los clientes lo compensan con creces.