Gestión de registros en la era digital: cómo abordar los problemas legales y de cumplimiento

La gestión eficaz de los registros siempre ha sido esencial para varias organizaciones. En la era digital, se ha vuelto aún más crucial debido al enorme volumen de registros electrónicos que se generan a diario y a las obligaciones legales de preservarlos. Algunos de los aspectos clave de lo digital administración de registros incluyen los registros electrónicos y la función de la clasificación. Hay desafíos organizacionales que explorar, características de las soluciones de ioMovo y mejores prácticas para su implementación. El objetivo es ayudar a sortear las complejidades de la administración de registros para satisfacer las necesidades legales y de cumplimiento en el mundo digital actual.

Desafíos que enfrentan las organizaciones en la administración de registros

Hoy en día, las organizaciones manejan cantidades masivas de registros que deben almacenarse y administrarse de manera segura. Con la digitalización de los registros, esta tarea se ha vuelto más compleja. Estos son algunos de los desafíos clave a los que se enfrentan las organizaciones para administrar eficazmente sus registros en la era digital:

• Volumen de registros: La cantidad de registros digitales que se generan a diario es enorme. Esto incluye correos electrónicos, documentos, chats, publicaciones en redes sociales, etc. El simple hecho de almacenar este volumen de datos representa un gran desafío.
• Múltiples formatos: los registros se crean y almacenan en muchos formatos diferentes, como archivos de Word, PDF, imágenes, vídeos, etc. La administración de registros en varios formatos no compatibles es difícil.
• Almacenamiento y recuperación: con los registros almacenados en servidores locales, servicios en la nube y dispositivos de los empleados, es un desafío tener políticas de almacenamiento uniformes y garantizar una fácil recuperación de los registros requeridos.
• Cuestiones legales y de cumplimiento: las organizaciones deben administrar los registros según las regulaciones sobre la retención de datos, la privacidad, el descubrimiento electrónico, etc. Es complicado cumplir con las diferentes leyes estatales y nacionales.
• Búsqueda y organización: no es fácil buscar registros guardados en varias ubicaciones y sistemas. Los registros también deben organizarse sistemáticamente para su conservación y acceso a largo plazo.
• Cambios tecnológicos: los cambios frecuentes en las tecnologías de almacenamiento y los formatos de archivo pueden hacer que los registros anteriores sean inaccesibles o difíciles de administrar con los sistemas actuales.
• Restricciones de presupuesto y recursos: la administración adecuada de registros requiere un presupuesto y recursos dedicados que no están disponibles para todas las organizaciones, grandes o pequeñas.

La administración eficaz de registros en la era digital plantea varios desafíos organizativos relacionados con el almacenamiento, el cumplimiento y la tecnología que deben abordarse de manera creativa.

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Concepto de gestión de registros en el contexto de los datos digitales

La gestión de registros adquiere un nuevo contexto en la era digital. Los registros anteriores eran documentos físicos almacenados en archivadores; los registros actuales existen principalmente en formatos digitales. Se crean y almacenan electrónicamente a través de varios sistemas y dispositivos. Esto incluye archivos de Word, correos electrónicos, bases de datos, publicaciones en redes sociales, videos, fotos y más.

La administración eficaz de registros en este contexto requiere definir qué constituye un registro. Con los archivos digitales, cualquier cosa creada o recibida puede considerarse un registro si proporciona evidencia de transacciones comerciales. Los archivos transitorios deben estar separados. Las organizaciones también deben identificar la propiedad y la custodia de los registros guardados por varios empleados y departamentos en la nube en servidores locales y sistemas en la nube.

Otro aspecto importante es la clasificación de los registros digitales en función de su valor y período de retención. Los registros que contienen información empresarial crítica o aquellos que deben conservarse por motivos legales tienen períodos de retención más prolongados. Los registros menos importantes se pueden eliminar después de plazos más cortos. La clasificación adecuada agiliza el almacenamiento y la eliminación de los registros.

Las tecnologías de almacenamiento de registros digitales también han evolucionado desde servidores locales hasta servicios en la nube y modelos híbridos. Esto afecta a la forma en que se puede acceder a los registros, organizarlos y conservarlos a largo plazo. Las políticas de seguridad, legales y de cumplimiento deben alinearse con los enfoques y plataformas de almacenamiento elegidos.

El papel de la tecnología para abordar los problemas legales y de cumplimiento

La tecnología desempeña un papel clave para ayudar a las organizaciones a abordar los requisitos legales y de cumplimiento para la administración de registros en la era digital. Soluciones como los sistemas de administración de documentos electrónicos software de administración de registros, y otras herramientas de flujo de trabajo automatizadas facilitan la clasificación, el escaneo, el etiquetado de metadatos y el almacenamiento adecuados de los registros.

Estos sistemas garantizan que los registros se conserven de acuerdo con los programas de retención. También permiten la búsqueda rápida de registros mediante campos de metadatos con fines de descubrimiento legal, como auditorías, investigaciones o demandas. Los recordatorios sobre las próximas acciones de disposición evitan que los registros se eliminen prematuramente.

Las herramientas avanzadas proporcionan controles de seguridad en los registros mediante permisos de usuario, cifrado y registros de auditoría. Esto es importante para demostrar la integridad de los registros, que es esencial para su valor probatorio. Las soluciones basadas en la nube facilitan aún más el acceso remoto y la colaboración en los registros.

La integración de los sistemas de administración de registros con las plataformas de colaboración, el correo electrónico y otras aplicaciones empresariales ayuda a capturar los registros creados en los diferentes procesos de trabajo diarios. Evita confiar únicamente en la discreción de los empleados para archivar los registros.

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático ahora impulsan las herramientas para tareas como la categorización automatizada, la agrupación en clústeres y la indexación de grandes volúmenes de registros digitalizados y no estructurados para facilitar la búsqueda. Algunas ayudan con la clasificación basada en el análisis de contenido. Las soluciones tecnológicas aportan la automatización, el control y la supervisión que tanto se necesitan en los procesos de registro para cumplir de manera sistemática las obligaciones legales. Cuando se combinan con la capacitación, establecen programas sólidos de gestión de registros.

Características clave del sistema de gestión de registros de ioMovo

ioMovo es un proveedor líder de sistemas de gestión de registros con funciones adaptadas a la era digital. Algunas capacidades clave de su sistema incluyen:

• Clasificación intuitiva: capacidad para clasificar registros de forma intuitiva en función de más de 700 categorías predefinidas o crear tipos personalizados.
• Etiquetado de metadatos: facilita la asignación de metadatos importantes como el autor, la fecha y la ubicación de los registros.
• Flujos de trabajo automatizados: flujos de trabajo integrados para automatizar las tareas rutinarias, como la clasificación y la programación de la retención.
• Almacenamiento seguro: ofrece opciones de almacenamiento desde servidores locales hasta la nube con controles de seguridad sólidos.
• Búsqueda flexible: potente funcionalidad de búsqueda que utiliza campos de metadatos, texto completo o reconocimiento de imágenes.
• Preservación a largo plazo: preserva los registros migrándolos a nuevos formatos para garantizar la accesibilidad futura.
• Interfaces personalizables: permite personalizar las interfaces y los procesos específicos según las necesidades de los usuarios.
• Cumplimiento normativo: ayuda a cumplir con diversas necesidades de cumplimiento, como el descubrimiento electrónico y las auditorías.
• Análisis e informes: proporciona análisis procesables sobre registros y procesos para una mejora continua.
• Soporte de integración: se integra sin problemas con otras líneas de aplicaciones empresariales para un acceso desde un solo lugar.

ioMovo's plataforma de administración de registros ofrece capacidades avanzadas que aprovechan la última tecnología para abordar las complejas necesidades de administración de registros digitales.

Mejores prácticas para implementar un sistema de administración de registros digitales

La implementación de un sistema eficaz de administración de registros digitales requiere una planificación cuidadosa y el seguimiento de las mejores prácticas. Algunos aspectos clave incluyen:

• Defina los objetivos y evalúe las necesidades auditando los registros y procesos actuales.
• Obtenga la aceptación de los líderes y forme un equipo multifuncional para la implementación.
• Clasifique los registros en función de su valor, las opiniones de las partes interesadas y las necesidades de cumplimiento.
• Desarrolle programas de retención alineados con los requisitos legales y el uso empresarial.
• Pruebe el sistema minuciosamente y brinde capacitación personalizada a los usuarios.
• Diseñe flujos de trabajo para capturar y mover los registros sin problemas.
• Intégrelo con otras aplicaciones para la creación automatizada de registros.
• Asigne funciones y permisos a los usuarios para acceder a los registros.
• Comunique las pautas para la implementación del programa de administración de registros.
• Ponga a prueba el sistema inicialmente con registros seleccionados antes de la implementación completa.
• Establezca procesos de auditoría y control de calidad para el cumplimiento.
• Reciba los comentarios de los usuarios con regularidad para mejorar el sistema de forma continua.

Conclusión

A medida que las organizaciones se transforman digitalmente, es imperativo contar con el sistema y las estrategias de administración de registros digitales adecuados. Seguir las mejores prácticas legales y de cumplimiento garantiza que los registros importantes se conserven bien para cumplir con las obligaciones. La tecnología desempeña un papel vital en la automatización de los procesos, la supervisión y la demostración de la integridad de los registros. Sistema de gestión de documentos (DMS) almacena, rastrea y preserva los registros de forma segura a través de interfaces fáciles de usar y flujos de trabajo integrados. Sus inversiones continuas en soluciones siguen el ritmo de la evolución de los entornos de información. La implementación proactiva de sistemas como ioMovo ayuda a las organizaciones a optimizar la administración de registros para tener éxito en la era digital.

Para obtener más información, consulte el sistema de gestión de documentos de ioMovo aquí.

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