DAM local frente a DAM SaaS: ¿cuál es el adecuado para su organización?

La gestión de activos digitales (DAM) se ha convertido en un componente crucial para muchas organizaciones que requieren una gestión y distribución eficientes de los activos digitales, como imágenes, vídeos y documentos. Las dos opciones principales disponibles para las soluciones DAM son el DAM local y el DAM de software como servicio (SaaS). El DAM local es un sistema que se instala y administra dentro de la infraestructura de TI de la organización. Al mismo tiempo, DAM SaaS está hospedado y administrado por un proveedor externo y se accede a él a través de Internet.

El DAM local existe desde hace más tiempo que el DAM de SaaS y sigue siendo una opción popular para muchas organizaciones. Una de las ventajas importantes del DAM local es el control que proporciona a la organización. Dado que el sistema se encuentra en las instalaciones, la organización tiene un control total sobre él y puede personalizarlo para satisfacer sus necesidades específicas. Además, el DAM local proporciona una mayor seguridad que el DAM de SaaS, ya que se administra internamente.

Por otro lado, el DAM SaaS se ha convertido en una alternativa popular al DAM local en los últimos años. Una de las ventajas importantes del SaaS DAM es la comodidad que ofrece. Dado que está alojado y administrado por un proveedor externo, la organización no tiene que preocuparse por el mantenimiento del hardware o el software. Además, el DAM de SaaS ofrece más flexibilidad y escalabilidad que el DAM local, ya que la organización puede aumentar o disminuir rápidamente su uso según sea necesario.

El DAM basado en la nube se refiere a las soluciones de gestión de activos digitales que se proporcionan desde la nube en lugar de desde el software local. Cloud DAM ofrece accesibilidad desde cualquier lugar, escalado eficiente y actualizaciones automáticas. Cloud DAM almacena todos tus activos digitales en un solo lugar, incluidas imágenes, vídeos, documentos, archivos de audio y mucho más. Puedes cargar, organizar, compartir y distribuir estos activos en sitios web, aplicaciones móviles, correos electrónicos, redes sociales y materiales impresos.

Con el DAM en la nube, no se mantienen servidores ni se instala ni configura ningún software. Te registras para acceder y comienzas a administrar tus activos al instante desde cualquier dispositivo. Ampliar los recursos informáticos y de almacenamiento es sencillo y solo está limitado por los costos de suscripción. Los proveedores de DAM en la nube se encargan de la seguridad, las copias de seguridad, la recuperación ante desastres y la administración de la infraestructura para que usted pueda centrarse en la optimización del contenido.

Las actualizaciones de los sistemas DAM en la nube se realizan automáticamente, integrando las funciones y los parches de seguridad más recientes sin interrumpir el flujo de trabajo. Las nuevas herramientas o integraciones pueden estar disponibles de inmediato, implementando las mejores prácticas para los clientes. Cloud DAM también proporciona un número ilimitado de usuarios nominales y la flexibilidad de permitir o denegar el acceso a los activos en cualquier momento.

La gestión interna de activos digitales (DAM) local hace referencia al software instalado y mantenido en los servidores de red local de la organización. A diferencia de las soluciones DAM en la nube, los usuarios acceden al software DAM a través de una conexión de intranet en lugar de a través de una plataforma en la nube. La DAM local requiere la compra de licencias para las instalaciones en servidores específicos. Su equipo de TI configura, instala y administra el software en el hardware o el equipo de servidor existente. Las actualizaciones, la seguridad y la administración de la infraestructura pasan a ser su responsabilidad, lo que repercute en los recursos de TI y en los niveles de riesgo.

El DAM local almacena todos los activos digitales de su red, incluidas imágenes, vídeos, documentos, gráficos, archivos de audio y más. Los activos se pueden cargar, organizar, compartir y distribuir entre los equipos internos y las partes interesadas externas a través de sitios web de intranet, herramientas de colaboración, software de marketing por correo electrónico y canales de distribución digital.

Al seleccionar una solución de gestión de activos digitales (DAM), elegir un software local y basado en la nube implica evaluar cómo cada modelo se alinea con sus necesidades, prioridades, recursos y estrategia de crecimiento únicos. El DAM en la nube proporciona acceso instantáneo, escalabilidad y actualizaciones automáticas a través de un modelo de suscripción, lo que reduce los costos iniciales y los gastos generales de TI. El DAM local ofrece importantes beneficios de personalización, control e integración, pero requiere una inversión, experiencia y esfuerzo más significativos para implementar y mantener la tecnología. Algunos de los factores que deben tenerse en cuenta al tomar la decisión son los siguientes:

Escalabilidad

Un sistema de gestión de activos digitales basado en la nube se amplía fácilmente para satisfacer las crecientes demandas de contenido y usuarios. Los nuevos recursos informáticos y de almacenamiento se pueden aprovisionar instantáneamente en la nube, lo que permite al DAM mantenerse al día con los picos de subidas, ediciones, búsquedas o páginas vistas sin tiempo de inactividad. Garantiza un rendimiento óptimo y una buena experiencia de usuario.

Por el contrario, un DAM local requiere la compra e implementación de servidores adicionales u otro hardware para escalar el sistema. La configuración del nuevo equipo requiere una inversión financiera y recursos de TI, y su integración con la infraestructura local existente puede resultar compleja. También introduce la posibilidad de que el sistema no funcione durante las operaciones de escalado y el riesgo de un aprovisionamiento excesivo o insuficiente de los recursos.

Personalización

Si bien las DAM en la nube ofrecen opciones de personalización limitadas en función de su plataforma, el software DAM local es altamente personalizable según las necesidades únicas de una organización. Los campos personalizados, los esquemas de metadatos, los permisos de usuario, los diseños de interfaz, los flujos de trabajo y la marca se pueden personalizar completamente en las instalaciones. Sin embargo, este nivel de personalización también presenta algunos inconvenientes.

Las DAM locales requieren recursos técnicos con conocimientos especializados para personalizar el software. Puede resultar caro y llevar mucho tiempo. También existe el riesgo de que las personalizaciones compliquen el sistema y generen inflexibilidad. Las actualizaciones pueden interrumpir las funciones y los flujos de trabajo personalizados, lo que requiere tiempo y costos adicionales para incorporar los cambios. Por el contrario, los proveedores de DAM en la nube actualizan periódicamente sus plataformas para mejorar las funciones y mantener la compatibilidad con un impacto mínimo en los clientes.

Accesibilidad

El contenido almacenado en un DAM en la nube está disponible al instante para cualquier usuario autorizado en cualquier dispositivo conectado a Internet. No hay restricciones de ubicación ni de red. Los usuarios pueden acceder instantáneamente a los activos desde ubicaciones externas, desde sus oficinas domésticas, durante un viaje o desde dispositivos personales. La colaboración también es perfecta entre los equipos y las oficinas de todo el mundo.

En comparación, un DAM local solo permite el acceso al contenido desde la red local. Incluye limitaciones, como la imposibilidad de acceder a los activos desde ubicaciones externas o mientras se viaja. El acceso remoto es posible, pero requiere una configuración compleja de redes privadas virtuales u otras soluciones de acceso remoto.

Mantenimiento y soporte

Con un DAM en la nube, el proveedor de servicios se encarga de todo el monitoreo, el mantenimiento, el alojamiento, la seguridad, la copia de seguridad, la recuperación ante desastres y la atención al cliente del sistema sin costo adicional. No se requieren recursos de TI internos para administrar la infraestructura o brindar soporte a los usuarios. Por el contrario, una solución DAM local requiere un equipo de TI interno para mantener el hardware, el software, las redes y la seguridad del sistema, brindar soporte y abordar cualquier problema. Esto se traduce en altos costos continuos y en la necesidad de contar con experiencia técnica especializada.

Integración con los sistemas existentes

Integración de un DAM en la nube con otros sistemas internos como la gestión de identidades, las pasarelas de pago, los repositorios de contenido y más, requieren acceso a la API y recursos de desarrollo. El proveedor de la nube puede ofrecer integraciones prediseñadas limitadas, pero las integraciones complejas y personalizadas suelen ser creadas por el cliente o por una organización de servicios profesionales externa.

Por el contrario, un DAM local implementado en el entorno de red local tiene acceso inmediato a todos los sistemas e infraestructuras. Los desarrolladores de la organización pueden desarrollar integraciones ajustadas y personalizadas con una latencia mínima o un costo adicional. Sin embargo, los recursos deben estar disponibles internamente de forma continua para desarrollar, probar, implementar y mantener estas integraciones a lo largo del tiempo a medida que se actualiza cualquiera de los sistemas.

Costo de propiedad

Los servicios de DAM en la nube suelen cobrarse en función del uso mediante un modelo de suscripción, con costes iniciales más bajos y gastos más predecibles a lo largo del tiempo. El software local y la infraestructura asociada requieren importantes gastos de capital, inversiones en licencias y costos operativos continuos.

Seguridad de datos

La seguridad de los datos es una preocupación principal para las organizaciones que administran y almacenan activos digitales. Tanto las soluciones DAM en la nube como las locales tienen como objetivo crear una seguridad sólida, pero hay algunas diferencias clave que hay que tener en cuenta.

Los proveedores de DAM en la nube implementan las mejores prácticas y controles de seguridad en todas las cuentas de los clientes como su actividad principal. Incluye el cifrado avanzado, la autenticación multifactor, la auditoría periódica, la detección y la mitigación de amenazas.

Las DAM locales permiten los controles de seguridad más importantes, incluida la restricción del acceso a los datos y la supervisión según sea necesario dentro de la organización. Pero esto también significa que las empresas son las únicas responsables de la seguridad, lo que requiere una inversión significativa en experiencia y recursos. Si no se siguen rigurosamente las mejores prácticas, la infraestructura y los datos confidenciales corren un mayor riesgo de sufrir amenazas.

Requisitos de cumplimiento

Algunas normativas, como la HIPAA, el PCI DSS y el RGPD, exigen controles estrictos sobre los datos confidenciales y la forma en que se accede a ellos o se comparten. Puede favorecer una solución DAM local en la que los controles granulares y la visibilidad del acceso a los datos sean más fáciles de implementar. La tecnología local proporciona el mayor control para cumplir con las estrictas necesidades de cumplimiento.

Sin embargo, los proveedores de DAM en la nube también pretenden cumplir con todas las normativas aplicables y aprobar las auditorías. Pueden tener una visión integral de los requisitos en muchos marcos de cumplimiento. Algunos objetivos de cumplimiento, como el cifrado en reposo, pueden ser más fáciles de lograr en la nube.

Todo se reduce a determinar si el control detallado in situ o la experiencia del proveedor en materia de cumplimiento ayudarán mejor a cumplir con las obligaciones organizativas en función de las normativas específicas aplicables. La elección correcta depende de la confianza en los conocimientos de cumplimiento del equipo interno frente a la confianza en la amplia experiencia y los procedimientos del proveedor.

Recursos y experiencia de TI

Una solución DAM local requiere recursos de TI dedicados para respaldar la instalación, la configuración, la integración, el mantenimiento, el alojamiento, la seguridad y la administración de la solución. Significa presupuestar el personal, financiar la capacitación y actualizar las habilidades y herramientas.

Por el contrario, el proveedor administra y mantiene un DAM basado en la nube, por lo que no requiere recursos ni experiencia de TI adicionales. Dadas las habilidades disponibles y las limitaciones de tiempo, es necesario comparar los costos de implementación y soporte de la solución en las instalaciones con las tarifas de suscripción de la nube.

Tiempo de despliegue

El tiempo de implementación se refiere al tiempo que se tarda en instalar y configurar inicialmente la solución DAM para que esté lista para su uso. Incluye la instalación, la integración con sistemas externos, la configuración de esquemas de metadatos, la configuración de la autenticación de usuarios y más.

El software DAM local implementado en hardware local tiene el potencial de llevar a cabo un proceso de implementación más largo y complejo. Es posible que sea necesario configurar varios servidores, adaptar las configuraciones de red, configurar bases de datos y instalar completamente el software e integrarlo con todos los sistemas relevantes. Cada uno de estos pasos introduce posibles obstáculos o retrasos. Si bien los equipos internos tienen acceso directo para implementar la solución, también asumen toda la responsabilidad del éxito o el fracaso de la implementación.

Por el contrario, un DAM basado en la nube tiene un proceso de implementación gestionado por el proveedor, por lo general a un costo mínimo o gratuito. Se las arreglan para garantizar que la plataforma y todos los componentes estén configurados correctamente y se integren con cualquier sistema externo antes de permitir el acceso de los clientes. El proveedor resuelve cualquier problema, lo que minimiza los riesgos y los obstáculos. Los tiempos de implementación a menudo se pueden medir en días o semanas, en lugar de meses en el caso de una solución local.

A continuación, analizaremos las ventajas y desventajas de utilizar un sistema de gestión de activos digitales (DAM) basado en la nube. Analizaremos las ventajas y desventajas en un lenguaje sencillo, para que pueda decidir si un DAM basado en la nube es adecuado para su empresa.

En esta sección se analizarán las ventajas y desventajas de tener un sistema de gestión de activos digitales (DAM) ubicado en las instalaciones de su empresa en lugar de utilizar una solución basada en la nube.

DAM SaaS de IoMoto con tecnología de inteligencia artificial es una solución de gestión de activos digitales (DAM) de vanguardia que aprovecha el poder de la inteligencia artificial para revolucionar la forma en que las organizaciones administran sus activos digitales.

Con ioMovo, las organizaciones pueden beneficiarse de un sistema DAM basado en la nube que funciona con algoritmos de IA avanzados. Las capacidades de inteligencia artificial que ofrece ioMovo permiten el etiquetado automático de activos, la búsqueda inteligente y el análisis de contenido, lo que facilita a los usuarios encontrar y utilizar sus activos digitales de manera eficaz. Esto ahorra un tiempo valioso y mejora la productividad dentro de la organización.

Una de las principales ventajas del SaaS DAM de IoMoto es su escalabilidad. Las organizaciones pueden escalar sin problemas su capacidad de almacenamiento y de usuarios a medida que crecen sus bibliotecas de activos y bases de usuarios, sin necesidad de realizar importantes inversiones en infraestructura. Esta flexibilidad permite a las organizaciones adaptarse a sus necesidades cambiantes y garantiza que el sistema DAM pueda adaptarse a sus crecientes requisitos de activos digitales.

Además, el DAM SaaS de ioMoto proporciona una accesibilidad mejorada. Los usuarios pueden acceder a sus activos digitales desde cualquier lugar, en cualquier momento, utilizando cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto promueve la colaboración y permite a los equipos remotos trabajar de manera eficiente, agilizando los flujos de trabajo y facilitando el intercambio y la colaboración de activos sin problemas.

La seguridad es una de las principales prioridades de ioMovo. La solución SaaS DAM incorpora medidas de seguridad sólidas para proteger los datos confidenciales. Esto incluye el cifrado, los controles de acceso y las actualizaciones de seguridad periódicas para protegerse contra posibles amenazas. Al aprovechar la experiencia y la infraestructura del entorno de nube seguro de IoMovo, las organizaciones pueden confiar en que sus activos digitales están bien protegidos.

En resumen, el DAM SaaS impulsado por IA de IoMovo ofrece una solución integral e inteligente para administrar los activos digitales. Gracias a sus avanzadas capacidades de inteligencia artificial, escalabilidad, accesibilidad y sólidas medidas de seguridad, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de administración de activos y aprovechar el verdadero potencial de sus bibliotecas de activos digitales.

La elección de la solución DAM adecuada para su organización puede tener un impacto significativo en su éxito. Si bien las DAM locales y de SaaS tienen ventajas e inconvenientes, la elección depende, en última instancia, de las necesidades y circunstancias únicas de su organización. Antes de tomar una decisión, es fundamental tener en cuenta factores como el costo, la escalabilidad, la seguridad y los recursos de TI. De este modo, puede tomar una decisión informada y asegurarse de que su organización cuenta con la mejor solución de DAM para satisfacer sus necesidades. Si está buscando un DAM SaaS, regístrese en ioMovo hoy.