Mejora de los flujos de trabajo financieros con la gestión de activos digitales

Todos los equipos financieros tienen como objetivo trabajar de manera eficiente y, al mismo tiempo, reducir los costos. Sin embargo, los métodos tradicionales de administración de documentos pueden ser desorganizados y hacer perder tiempo. Encontrar archivos escondidos en carpetas requiere esfuerzo y compartir contenido entre colegas difunde los correos electrónicos. Cumplir con el cumplimiento se convierte en un desafío en sistemas desorganizados.

Afortunadamente, la nueva tecnología ofrece ayuda. UN gestión de activos digitales El sistema (DAM) digitaliza el papeleo en un espacio en línea claro, estructurando los activos almacenados a través de herramientas de categorización. Los usuarios pueden encontrar fácilmente lo que necesitan y acceder rápidamente a él mediante la búsqueda. Además, los formatos digitales permiten que los materiales aprobados circulen de forma fluida entre los equipos de todo el mundo.

Este artículo explora la aplicación De DAM a las rutinas financieras comunes, destacando las complicaciones diarias de las prácticas manuales actuales y cómo una solución DAM automatiza los trabajos repetitivos, convirtiendo los procesos independientes en flujos de trabajo fluidos. Los ejemplos muestran la transformación de actividades como las cuentas por pagar, la auditoría y la presentación de informes a los clientes. Se comparten las mejores prácticas para establecer un DAM adecuado para obtener beneficios a largo plazo.

El objetivo es ayudar a las divisiones financieras a funcionar con agilidad y, al mismo tiempo, facilitar las tareas de documentación. Un sistema DAM aplicado de manera inteligente se adapta perfectamente a esta misión. ¡Vamos a aprender cómo su grupo puede lograr un trabajo más inteligente!

Los desafíos de los flujos de trabajo financieros tradicionales

Los equipos financieros se enfrentan a numerosos desafíos con los métodos tradicionales de administración de documentos y flujos de trabajo. Confiar en enviar archivos y carpetas de papel por correo electrónico hace que las tareas comunes sean muy ineficientes. De esta manera, es difícil mantenerse organizado, compartir información y cumplir las normas de cumplimiento.

La búsqueda de documentos específicos lleva mucho tiempo cuando todo se almacena en largas rutas de carpetas con nombres vagos, como «Facturas 2020» o «Informes del tercer trimestre». El personal pierde tiempo buscando en las carpetas de sus ordenadores o unidades de red y, a menudo, no puede encontrar los documentos debido a prácticas de almacenamiento incorrectas.

Varias copias del mismo folleto, contrato o declaración de marketing terminan guardadas en diferentes lugares por error, lo que desperdicia espacio de almacenamiento y genera confusión sobre la última copia correcta. Es posible que se utilicen archivos obsoletos sin darse cuenta, ya que no todo el mundo se da cuenta cuando un archivo se ha actualizado.

Compartir archivos entre equipos como los de ventas, contabilidad y asuntos legales se convierte en un desafío, ya que los documentos se envían por correo electrónico de un lado a otro, lo que dificulta el seguimiento de las últimas versiones y provoca errores y demoras.

Demostrar el cumplimiento de las regulaciones, como mantener los registros de los clientes o las facturas de los proveedores durante el período requerido, representa un desafío. En carpetas de papel o archivos electrónicos inconexos, los documentos importantes pueden extraviarse, eliminarse prematuramente o ser difíciles de encontrar durante las auditorías.

Desde la aprobación de grandes contratos hasta el procesamiento de las facturas de los proveedores, los flujos de trabajo que implican la circulación de archivos entre los gerentes y los colegas son lentos y complicados, y los documentos se envían por correo electrónico de un lado a otro, lo que genera ineficiencia, duplicación de tareas y dificultades para cumplir con los plazos ajustados.

Estos problemas en los sistemas tradicionales reducen la productividad y aumentan los costos para las divisiones financieras. Se necesita un mejor enfoque para organizar sus operaciones y hacer que los procesos importantes sean más fluidos.

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Funciones principales de DAM

Las soluciones de gestión de activos digitales o DAM se crearon para resolver los desafíos específicos a los que se enfrentan los equipos financieros. Software DAM proporciona herramientas eficaces para centralizar, organizar y agilizar los flujos de trabajo con documentos digitales.

Algunas de las capacidades críticas de DAM incluyen:

• Repositorio central: Todos los archivos se almacenan en una sola ubicación en lugar de en carpetas dispersas, lo que elimina la duplicación y agiliza la funcionalidad de búsqueda.

• Metadatos y taxonomía: Se graba información detallada sobre cada archivo, como el cliente, el tipo y la autoría. Los activos se agrupan de forma lógica en una taxonomía para mejorar la organización.

• Seguridad y permisos: Cada usuario y departamento solo tiene acceso a los documentos apropiados en función de las reglas de uso compartido personalizables, lo que protege los datos confidenciales.

• Automatización del flujo de trabajo: Los procesos complejos, como las cuentas por pagar o las auditorías, pueden tener sus rutas y tareas de aprobación definidas digitalmente, lo que los hace más fluidos.

• Control de versiones: Un sistema DAM mantiene un historial completo de cada activo, lo que permite al personal acceder fácilmente a la última versión correcta para su trabajo.

• Poderosa búsqueda: La búsqueda de texto completo y los filtros de metadatos permiten descubrir los activos mucho más rápido que si se navega por largas rutas de carpetas.

• Análisis e informes: Los conocimientos más detallados sobre el uso de los activos y la productividad del equipo proporcionan información valiosa para identificar y abordar las ineficiencias del flujo de trabajo a lo largo del tiempo.

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Cómo DAM transforma los flujos de trabajo financieros

UN sistema de gestión de activos digitales puede revolucionar muchos procesos típicos en los que los equipos financieros confían todos los días. Al digitalizar el contenido y estandarizar las rutinas, un sistema DAM aporta poderosas mejoras a los flujos de trabajo.

En las cuentas por pagar, los proveedores envían las facturas en línea, que se enrutan automáticamente en el sistema DAM. Los contadores reciben facturas estandarizadas en sus bandejas de entrada digitales, lo que elimina los archivos dispersos. Los gerentes aprueban los pagos revisando las alertas, lo que elimina la necesidad de tener pilas de papel.

Para la auditoría, el personal asigna las contrataciones de los clientes de forma digital en función de los perfiles de riesgo, y los auditores acceden a los documentos de años anteriores con un solo clic. El cumplimiento garantiza que los registros permanezcan accesibles en un sistema seguro durante los períodos exigidos por la normativa.

En marketing, las plantillas reutilizables para informes, presentaciones o folletos se almacenan en una biblioteca de diseño de marca. Los equipos pueden encontrar fácilmente las plantillas más recientes sin tener que reconstruirlas desde cero cada vez, lo que garantiza que el contenido se mantenga fiel a la marca y esté aprobado legalmente.

Los servicios de atención al cliente proporcionan portales en línea seguros en los que los clientes ven los estados de cuenta y las confirmaciones, así como firman acuerdos mediante firmas electrónicas cuando les resulta conveniente, en lugar de esperar a recibir el correo postal. Los equipos de relaciones actualizan rápidamente los perfiles y también comparten información internamente.

Con estos ejemplos, los datos confidenciales permanecen almacenados de forma segura mientras los procesos financieros esenciales se completan de manera eficiente. El sistema DAM captura los metadatos para informar sobre el uso de los documentos, lo que ayuda a identificar las áreas de mejora continua. Los paneles reemplazan las pilas de papel en los escritorios de los gerentes. Al digitalizar los flujos de trabajo, las operaciones financieras obtienen beneficios significativos.

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Mejores prácticas para la implementación DAM in the financial sector work flujos

La transición completa de los principales flujos de trabajo a un sistema DAM es un cambio significativo, pero ejecutarlo correctamente ofrece excelentes resultados. Con una planificación y una metodología cuidadosas, las implementaciones se realizan sin problemas.

• Comience por elegir entre 1 y 2 procesos prioritarios como campo de pruebas, no todas las áreas a la vez. Recopila las opiniones clave de los usuarios sobre sus puntos débiles.

• Planifique los pasos manuales actuales en los flujos de trabajo, como las cuentas por pagar. Luego, diseñe digitalmente versiones mejoradas utilizando las funciones del DAM. Obtenga comentarios de los propietarios de los procesos.

• Analice los principales sistemas financieros, como el ERP, y personalice el DAM para que se integre sin problemas. Por ejemplo, clasificar automáticamente las facturas al cargarlas o aprobar las órdenes de compra de forma digital dentro de los flujos de trabajo.

• Diseñar usuarios avanzados de cada departamento para impulsar la adopción. Capacite minuciosamente a los superusuarios seleccionados para que ayuden a sus colegas a adaptarse al nuevo sistema.

• Desarrolle un esquema personalizado de metadatos y taxonomía alineado con las necesidades de su organización, no con etiquetas genéricas, para que el contenido sea fácil de entender para todos los usuarios.

• Promueva abiertamente las ganancias del proyecto piloto para que las personas reconozcan los beneficios. DemuESTRE métricas como el ahorro de personal derivado de procesos más eficientes para obtener el apoyo de los ejecutivos.

• Por último, revise constantemente para refinar aún más. Tenga en cuenta los comentarios para mejorar los flujos de trabajo y ayudar a realizar la transición de más funciones a medida que aumente la confianza en el sistema con el tiempo.

Seguir estas prácticas conduce a transiciones controladas pero en toda la empresa que ofrecen resultados transformadores para las operaciones financieras.

¿Por qué las compañías financieras y de seguros deberían elegir la plataforma DAM de IoMovo?

Al digitalizar los flujos de trabajo cruciales, es vital seleccionar una plataforma de gestión de activos digitales diseñada para los casos de uso financiero. ioMovo es un proveedor líder de soluciones dedicado a transformar las operaciones financieras. Algunas ventajas sobresalientes de IoMovo Sistema DAM incluyen:

• Activos administration: La interfaz tiene una estructura de carpetas intuitiva y una experiencia de etiquetado similar a los sistemas de archivos tradicionales, lo que permite a los equipos financieros adoptar fácilmente el nuevo sistema en sus rutinas diarias.

• Alta escalabilidad: Diseñada para gestionar volúmenes sustanciales de contenido de grandes bancos y gestores de activos de todo el mundo, la plataforma es altamente escalable y crece sin problemas a medida que aumentan las necesidades.

• Production of assets and one truth source: Los flujos de trabajo integrales permiten a los equipos de cumplimiento, legales y de marketing colaborar simultáneamente en los activos con plantillas. ioMovo garantiza que siempre se utilice la copia dorada autorizada para garantizar la coherencia.

• Instantáneo control de activos: Los administradores autorizados pueden aprobar documentos digitalmente, revisar y sacar archivos de forma segura y conceder a los auditores un acceso controlado según sea necesario para responder rápidamente a las normativas.

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Conclusión

La digitalización del trabajo a través de DAM ofrece ventajas evidentes para las operaciones financieras, ya que convierte las carpetas desordenadas en una base de datos en línea organizada y automatiza las tareas manuales para convertirlas en flujos de trabajo digitales fluidos. El cumplimiento se vuelve más sencillo con el acceso instantáneo para todos los usuarios autorizados, mientras que los análisis permiten supervisar los procesos para optimizar los procesos de forma continua.

Adopte lo mejor de su clase Plataforma DAM significa elegir un proveedor con experiencia en el campo de las finanzas. IOmovo cuenta con una amplia experiencia en la entrega de soluciones personalizadas para clientes de banca, inversión y seguros. Su interfaz intuitiva requiere poco esfuerzo de adopción, y la escalabilidad gestiona grandes volúmenes de activos de instituciones globales. Las integraciones con los sistemas principales garantizan una importación de contenido fluida.

Por encima de todo, ioMovo reconoce las necesidades particulares de metadatos y seguridad de esta industria. Su plataforma clasifica los datos financieros de manera adecuada y protege los documentos confidenciales de forma segura. Las implementaciones ahorran tiempo de forma inmediata y, al mismo tiempo, sientan las bases para una mayor transformación en el futuro.