Mejora de la colaboración en las agencias gubernamentales con la gestión de activos digitales

Las agencias gubernamentales tienen un trabajo crucial para mantener a las comunidades informadas y ejecutar los programas de manera efectiva. Por lo general, hay muchas personas que trabajan juntas dentro de las agencias y también con otras organizaciones. A veces puede resultar difícil para todos mantenerse en sintonía cuando trabajan juntos en proyectos. Los documentos y otros materiales deben compartirse, pero no siempre es fácil encontrar lo que se necesita rápidamente. Esto puede ralentizar las cosas y provocar frustración.

Las herramientas digitales podrían ayudar a facilitar la colaboración. A sistema de gestión de activos digitales (DAM) podría ayudar a las agencias gubernamentales a trabajar mejor en equipo. Proporciona un lugar central para almacenar, organizar y encontrar todos los archivos necesarios para los proyectos. Cualquier persona que esté trabajando en algo puede acceder fácilmente a las últimas versiones de documentos y medios desde una ubicación en línea. Esta entrada del blog explicará cómo la plataforma DAM de ioMovo podría ayudar a mejorar la cooperación dentro y entre los departamentos gubernamentales.

Desafíos de compartir información

Pensemos en algunos de los desafíos a los que se enfrentan actualmente los grupos de las agencias gubernamentales cuando comparten información para su trabajo. Un problema es que los archivos suelen estar en muchos lugares diferentes, como ordenadores individuales, unidades compartidas o bandejas de entrada de correo electrónico, por lo que no siempre es fácil localizar el archivo que necesitas de inmediato. Es posible que las personas guarden los duplicados sin querer porque no se han dado cuenta de que el archivo ya existe en otro lugar.

El control de versiones también puede resultar difícil sin un sistema centralizado. Es difícil estar seguro de qué archivo es la versión más reciente o la versión final cuando las copias están distribuidas. Los equipos pueden terminar perdiendo el tiempo trabajando con materiales anticuados. Los archivos pueden incluso perderse o borrarse si solo se guardaron localmente en el ordenador de alguien.

Cuando se colabora entre departamentos, los desafíos aumentan aún más. Las personas que se encuentran en diferentes oficinas no siempre tienen acceso a los sistemas de archivos de las demás. Por lo tanto, los documentos importantes deben enviarse por correo electrónico de un lado a otro como archivos adjuntos, lo cual es ineficiente. Los archivos multimedia más grandes, como imágenes, vídeos o recursos en 3D, pueden obstruir las bandejas de entrada. La búsqueda de un archivo adjunto antiguo específico en el correo electrónico también puede llevar mucho tiempo.

Involucrar a otras organizaciones en los proyectos aumenta aún más las dificultades. Es posible que los socios importantes, como las organizaciones sin fines de lucro o las agencias externas, no se integren sin problemas en los sistemas internos. Compartir materiales con el público en línea también se vuelve complicado sin los procesos y herramientas adecuados. Este tipo de problemas de colaboración pueden obstaculizar seriamente la productividad si no se abordan.

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Cómo DAM puede agilizar el intercambio de información

ioMovo's Plataforma DAM tiene como objetivo resolver este tipo de problemas de colaboración mediante la centralización. Todos los grupos participantes tienen acceso a un único repositorio de archivos en línea donde puede archivarse todo lo relacionado con el trabajo actual. Ahora, en lugar de tener varios lugares dispersos, todos los archivos, documentos, imágenes y otros activos permanecen juntos en el sistema DAM basado en la nube.

Todo está organizado con etiquetas de metadatos flexibles que describen atributos como proyectos, departamentos, autores y más. Esta potente función de búsqueda permite a cualquier persona encontrar exactamente lo que necesita en cuestión de segundos. Se acabaron las largas y tediosas búsquedas manuales en un sinfín de carpetas. La gestión de versiones también es sencilla gracias al control automático de versiones dentro de la plataforma. Las últimas iteraciones están siempre al alcance de los usuarios.

El acceso se otorga de acuerdo con los permisos de usuario asignados, por lo que los archivos confidenciales también permanecen seguros, pero las personas externas aprobadas, como los socios clave, aún pueden participar según lo permitido. Los archivos multimedia de gran tamaño se adjuntan a la perfección para obtener reseñas rápidas, en lugar de obstruir los buzones de correo electrónico. Los archivos ahora también están disponibles para la edición simultánea por parte de equipos distribuidos, lo que evita la duplicación del trabajo. Los feeds de actividad en tiempo real mantienen a todos informados sobre las actualizaciones y el estado.

Poner en el centro una plataforma DAM estructurada como la de ioMovo permite nuevas formas de colaboración más potentes. Los equipos se unen a los proyectos del sistema para trabajar juntos en lugares de trabajo designados y organizados. Las funciones de chat incluidas en los archivos fomentan las discusiones rápidas. Las tareas y los plazos se asignan y se rastrean automáticamente. Las métricas y los informes muestran el progreso y las áreas en las que es necesario centrarse. Por encima de todo, un repositorio centralizado y autorizado se amplía para incluir comunidades enteras a fin de lograr la máxima coordinación de las iniciativas.

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Beneficios inmediatos para las agencias gubernamentales

Si una agencia gubernamental implementara un sistema DAM sólido, las ganancias serían sustanciales desde el primer día. El personal ya no desperdiciaría horas preciosas buscando en vano documentos en discos dispersos. Las últimas iteraciones siempre estarían al alcance de la mano para cualquier tarea determinada. Las aprobaciones pueden llevarse a cabo sin problemas, ya que todas las partes interesadas obtienen acceso simultáneo.

El trabajo duplicado desaparecería a medida que el control de versiones y las actualizaciones de actividad promuevan una división eficiente del trabajo. Los costos de almacenamiento y recursos informáticos también disminuirían a medida que los archivos migren a la plataforma DAM basada en la nube de ioMovo en lugar de a PC individuales. La seguridad se reforzaría mediante permisos granulares y auditorías de actividad del sistema centralizado. Una mayor transparencia aumenta la responsabilidad y la confianza dentro de los departamentos.

Lo que es más importante, la cooperación entre equipos y con socios externos tiene el potencial de alcanzar un nivel sin precedentes. Los proyectos podrían lograr un nuevo impulso al eliminar los puntos de fricción anteriores. Las organizaciones sin fines de lucro que ayudan a los programas sociales, por ejemplo, ahora pueden contribuir sin esfuerzo desde cualquier lugar. Las campañas de información pública se crean sin problemas con voluntarios de la comunidad en línea. Los residentes también obtienen un acceso sencillo a los recursos necesarios a través del sistema.

Fundamentos sólidos como estos sientan las bases para continuar transformación digital. El sistema DAM de ioMovo funciona como el centro neurálgico, optimizando la colaboración hasta que se convierta en algo natural. Las estrategias pueden evolucionar rápidamente a medida que se afianzan los estilos de trabajo modernos. Recursos dedicados a áreas más prioritarias en lugar de a tareas de datos rutinarias. Con el tiempo, la productividad general y los resultados se multiplican por muchas veces la inversión original en este facilitador de la colaboración. Las comunidades cosechan recompensas a medida que las agencias logran cada vez más en beneficio de los ciudadanos, con el apoyo cooperativo de la tecnología.

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Abundan las posibilidades a largo plazo

Un capaz Sistema DAM si se integra con éxito en una agencia, existe la posibilidad de lograr un impacto aún mayor en el futuro. A medida que los usuarios adquieran conocimientos, seguramente surgirán oportunidades para aplicar la plataforma en nuevas e innovadoras direcciones que se ajusten a la evolución de las prioridades y tecnologías. Algunas ideas que podrían desarrollarse en plazos más prolongados incluyen:

• Superando sistemas de agencias dispares: La interconexión de la plataforma DAM centralizada de ioMovo con otras bases de datos clave y aplicaciones heredadas permite la búsqueda unificada en dominios como registros, mapeo de SIG o notificaciones de emergencia para obtener información nueva y poderosa.

• Aumentar las operaciones de campo: Al permitir que el personal de primera línea tuviera acceso móvil a la DAM, disponía de la inteligencia que necesitaba allá donde lo llevaran sus tareas, como inspectores o guardabosques, lo que agilizó la presentación de informes.

• Impulsando las integraciones de IoT: La conexión de los sensores y la infraestructura inteligente para actualizar automáticamente los registros de la DAM actualiza el conocimiento de la situación para todos, como los datos de tráfico y meteorológicos o los sistemas de mantenimiento de edificios.

• Aplicaciones de inteligencia artificial y análisis: Al aprovechar los metadatos y los comportamientos de los usuarios dentro del repositorio, la inteligencia artificial podría realizar una categorización automatizada, detectar patrones para optimizar los procesos o incluso generar nuevos conocimientos.

• Alianzas híbridas público-privadas: Las entidades externas de confianza brindan servicios innovadores a los residentes a través de las API del sistema DAM, como la concesión de permisos en línea, la entrega electrónica de documentos o las aplicaciones de monitoreo de problemas localizados.

• Aprovechamiento de la realidad virtual/aumentada: Las tecnologías inmersivas podrían algún día visualizar planes urbanos complejos, escenarios de emergencia o archivos históricos dentro del ecosistema de gestión de activos para obtener información más clara.

Con la experimentación continua y las inversiones en servicios en la nube mejorados, ¿quién sabe dónde una plataforma ya firmemente integrada podría llevar a las agencias y comunidades a largo plazo? El potencial sigue abierto de par en par mientras las tecnologías respondan a las prioridades de potenciar la cooperación, la transparencia y la prestación óptima de servicios públicos de forma conjunta.

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Reflexiones finales

Tecnología como gestión de activos digitales tiene como objetivo abordar los desafíos del flujo de trabajo en contraposición a los asuntos políticos, pero al racionalizar la cooperación diaria, puede allanar el camino para lograr cada vez más para los ciudadanos de forma colaborativa junto con prioridades alineadas. Los pequeños aumentos de productividad se agravan enormemente dada la escala de las empresas del sector público.

Ahí reside la esperanza de que, con visión y apoyo, incluso en medio de presiones, la tecnología pueda mejorar las nobles misiones de la gobernanza al permitir que las personas resuelvan juntos los problemas de manera más inteligente. Las comunidades merecen soluciones rápidas y cooperativas para los problemas apremiantes; ojalá sigan avanzando las herramientas para atender eficazmente a tan altas exigencias durante muchos años.