Cómo elegir el software de gestión de activos multimedia adecuado para su empresa

Administrar una biblioteca vasta y en constante crecimiento de archivos multimedia digitales es un desafío para muchas empresas modernas. Desde los departamentos de marketing con miles de activos hasta las empresas multimedia que gestionan petabytes de contenido de vídeo, es fundamental organizar, almacenar, recuperar y compartir de forma eficaz estos valiosos recursos. Sin embargo, con las innumerables opciones de software de gestión de activos multimedia disponibles en el mercado, decidir cuál es la mejor solución puede resultar abrumador. Esta guía le explicará los factores clave que debe tener en cuenta al evaluar los sistemas MAM, como las características, el costo, la seguridad, el soporte y más. Al comprender sus necesidades y prioridades únicas, puede reducir el campo y seleccionar la opción correcta Software de gestión de activos multimedia para mantener organizados los activos de su empresa y la productividad de sus equipos.

Tipos de activos multimedia que maneja su empresa

A la hora de elegir el software de gestión de activos multimedia (MAM), es fundamental comprender los distintos tipos de activos multimedia que su empresa utiliza de forma regular. Un sistema MAM debe poder admitir todos los tipos de archivos y contenido de su organización.

• Imágenes: las fotos son un recurso multimedia común para la mayoría de las empresas. Estas incluyen fotos de marketing, capturas de productos, capturas de pantalla y mucho más. Asegúrese de que el MAM sea compatible con los principales formatos de archivo de imágenes.
• Vídeo: Muchas empresas utilizan el vídeo para tutoriales, promociones, redes sociales y otras necesidades. ¿El MAM puede gestionar varios formatos y resoluciones de archivos de vídeo?
• Documentos: archivos como archivos PDF, presentaciones y otros formatos de documentos son medios a los que se accede con frecuencia. Los documentos deben poder buscarse e integrarse.
• Audio: los podcasts, los mensajes de voz, los archivos de música y otros contenidos de audio deben gestionarse de forma eficaz. Opte por un MAM que admita audio de forma nativa.
• Tipos de archivos desconocidos: es posible que su empresa también trabaje con formatos de archivo menos comunes. Busque una amplia compatibilidad de tipos de archivos compatibles con el software MAM.

Características clave que debe buscar en el software MAM

Al evaluar las diferentes opciones de MAM, céntrese en el software que tenga las funciones adecuadas para respaldar las necesidades específicas de flujo de trabajo y activos multimedia de su organización. Entre las funciones clave que hay que examinar se incluyen las siguientes:

• Capacidades de carga/ingesta: ¿Qué tan fácil es cargar archivos y lotes de activos de gran tamaño? ¿Soporta la ingesta automática de fuentes comunes?
• Metadatos y taxonomías: una forma intuitiva de etiquetar, categorizar y describir los activos con metadatos es esencial para encontrar lo que necesita rápidamente.
• Almacenamiento y seguridad: el MAM debe integrarse con su infraestructura de almacenamiento y proporcionar permisos de usuario, contraseñas y cifrado para los activos confidenciales.
• Análisis de edición y duración: busque capacidades de edición básicas integradas junto con herramientas para extraer metadatos del contenido de vídeo.
• Transmisión y transcodificación: ¿Puede el sistema transcodificar archivos para transmitirlos fácilmente en diferentes plataformas y dispositivos?
• Búsqueda y visibilidad: las capacidades de búsqueda, filtros y navegación por relevancia son fundamentales para encontrar los activos correctos cuando sea necesario.
• Herramientas de colaboración: permiten que varios usuarios accedan a los activos simultáneamente junto con los flujos de trabajo de comentarios y aprobación.
• API e integraciones: Considera cómo se conectará el MAM a otros sistemas que utilices, como los CMS, los servidores de anuncios y los reproductores de señalización digital.
• Informes y análisis: recopile información sobre el uso de los activos para tomar decisiones empresariales basadas en datos.

La elección de un MAM con estas funciones principales cubiertas preparará sus inversiones y su flujo de trabajo para el futuro.

Consideraciones presupuestarias

Establecer un presupuesto es un paso inicial importante a la hora de seleccionar un software de gestión de activos multimedia. Los precios de las soluciones MAM varían ampliamente en función de las funciones, las necesidades de almacenamiento, la cantidad de usuarios y los planes de soporte. Investigar un poco sobre las estructuras de precios típicas puede ayudarle a cumplir sus expectativas.

Muchos proveedores de MAM ofrecen tarifas de licencia únicas para el software en sí, así como planes de suscripción y soporte anuales opcionales. La concesión de licencias puede tener una tarifa plana o escalarse en función de factores como el número de usuarios o los volúmenes de transacciones diarias. Considera si quieres licencias perpetuas o un modelo de software como servicio.

No olvide tener en cuenta los costos de implementación para instalar el sistema correctamente, integrarlo con otras tecnologías y capacitar a su personal. Es posible que necesite servicios profesionales que pueden conllevar tarifas adicionales.

Sus requisitos de almacenamiento también tendrán un gran impacto en el gasto total. Determine los tamaños estimados de los archivos, las proyecciones de crecimiento y las políticas de redundancia para dimensionar el almacenamiento con precisión. El almacenamiento basado en la nube elimina los gastos de hardware, pero conlleva cargos de uso continuos.

Por último, tenga en cuenta la integración con cualquier otro sistema, las compras de hardware, como servidores de transcodificación, y los módulos adicionales que pueda necesitar en el futuro. Con un presupuesto claro, puede encontrar un MAM adecuado que se adapte a sus necesidades financieras inmediatas y a largo plazo.

Seguridad y cumplimiento

La seguridad y el cumplimiento son consideraciones esenciales a la hora de elegir una solución de gestión de activos multimedia para su empresa. Su software MAM almacenará y proporcionará acceso a archivos multimedia potencialmente confidenciales, como vídeos promocionales, fotos de empleados o clientes y diseños de marketing. Es fundamental que su solución incorpore funciones y protocolos de seguridad sólidos.

Busque opciones que proporcionen controles de acceso seguros con permisos de usuario para determinar quién puede ver, descargar, editar o compartir diferentes tipos de activos. La integración entre DAP y Active Directory le permite administrar las credenciales de usuario de forma centralizada. Además, su software MAM debe emplear el cifrado de los archivos tanto en tránsito como en reposo. Además, terceros deben evaluarlo, certificarlo y actualizarlo periódicamente para garantizar el cumplimiento de normas como la ISO 27001 para la gestión de la seguridad de la información.

Pregunte a los proveedores sobre las certificaciones de cumplimiento y los procesos de auditoría. Si su sector gestiona información personal, confirme también que el software MAM cumple con normativas como el RGPD, la CCPA o la HIPAA. La seguridad y el cumplimiento exhaustivos son necesarios para proteger sus valiosos activos multimedia y sus datos empresariales confidenciales.

Soporte y formación de usuarios

Al adoptar una nueva solución de administración de activos multimedia, querrá elegir una que ofrezca excelentes recursos de capacitación y soporte para los usuarios. Incluso el software MAM más intuitivo requiere cierto nivel de aprendizaje para usarlo de manera efectiva. Busque proveedores que brinden asistencia telefónica y por correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con compromisos de tiempo de respuesta razonables. Investiga también sobre las comunidades de soporte en línea: un foro de usuarios activo puede ayudar a responder a las preguntas de otros clientes.

La asistencia dentro del producto a través de una base de conocimientos o menús de ayuda también es ventajosa. A la hora de evaluar las opciones de formación, resulta práctico impartir cursos en línea a su propio ritmo, pero en el caso de despliegues de mayor tamaño, considere la posibilidad de realizar sesiones de formación grupales basadas en vídeos o talleres presenciales dirigidos por un formador certificado. Estos formatos interactivos permiten a los usuarios obtener respuestas en tiempo real a preguntas específicas sobre la implementación. Busque proveedores con formación incluida en la licencia o que esté disponible a un precio razonable.

Querrá que los usuarios de su organización se sientan cómodos navegando por el sistema de forma independiente después de la adopción. La elección de una solución MAM con una reputación de ofrecer un soporte de primer nivel y amplios programas de formación ayuda a garantizar una implementación y una adopción fluidas del nuevo software.

Tomar la decisión final

Después de evaluar muchas soluciones de MAM en función de las características, la seguridad, el soporte, el costo y más, es hora de reducir sus opciones finales. Organice pruebas o demostraciones gratuitas con los dos o tres mejores candidatos. Utilice esta experiencia práctica para probar los flujos de trabajo para las tareas comunes de administración de activos. Involucre a otros usuarios clave para recopilar comentarios.

Presta atención a los detalles minuciosos que pueden interferir, como las interfaces poco intuitivas o los puntos de fricción en la colaboración. Revisa también los aspectos básicos, como los límites de gestión de archivos y los métodos de ingesta, y revisa las condiciones contractuales. Considere la posibilidad de consultar a su departamento de TI interno para asegurarse de que una posible opción se integre correctamente desde el punto de vista técnico. Califique cada opción en función de sus criterios predefinidos para dejar en claro los pros y los contras. Refine también sus necesidades en comparación con sus deseos. No olvides tus instintos: el software con el que a tu equipo le gusta trabajar de forma intuitiva puede valer la pena si optas por un pequeño compromiso en otro lugar.

Una vez finalizadas las pruebas, las verificaciones de referencias de los clientes existentes y la aprobación final del presupuesto, estará listo para realizar una selección informada. La firma de un contrato con el socio de MAM adecuado prepara a su empresa para el éxito en el control del contenido digital, el seguimiento de bibliotecas masivas y la racionalización de los procesos de revisión.

Conclusión

Si evalúa cuidadosamente los requisitos de almacenamiento, las preferencias de flujo de trabajo, los mandatos de seguridad, los presupuestos y más, encontrará la opción MAM óptima para su empresa. Una evaluación exhaustiva en la que participen otras personas garantiza que no se pasen por alto las necesidades importantes. Las pruebas proporcionan una prueba práctica de que una plataforma merece una inversión a largo plazo. Con la diligencia debida y el proceso de selección adecuados, podrá implementar un sistema de gestión de activos multimedia que agilice el acceso al contenido para los equipos y, al mismo tiempo, proteja los valiosos activos de la biblioteca para que puedan usarse durante años. Considere que su selección ha sido un éxito cuando el software pasa a un segundo plano y la productividad del personal aumenta gracias a un sistema organizado y bien respaldado. En última instancia, elegir con prudencia allana el camino para unos usuarios satisfechos y unas operaciones empresariales sanas.

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