Cómo el software de administración de archivos y registros puede mejorar el cumplimiento y la seguridad de los datos

En el mundo digital actual, la administración eficaz de datos y registros es más crucial que nunca para las organizaciones de todos los tamaños. El cumplimiento de las normativas del sector y la seguridad de los datos se han convertido en las principales prioridades, especialmente con el aumento de los ciberataques y las violaciones de datos. Implementar un sistema adecuado de archivos y sistema de gestión de registros puede ayudar a las organizaciones a mejorar significativamente el cumplimiento, la gobernanza de los datos y la seguridad. Disponer de una solución de software de administración de registros centralizada y automatizada puede ayudar a simplificar el cumplimiento, reducir los riesgos y proporcionar una visibilidad de los activos de información críticos en toda la organización. Un sistema de administración de registros moderno es una herramienta fundamental para administrar documentos físicos y electrónicos y establecer las mejores prácticas de gobierno de la información.

Desafíos a los que se enfrentan las empresas para garantizar el cumplimiento y la seguridad de los datos

En la actualidad, las empresas se enfrentan a numerosos desafíos para garantizar el cumplimiento de las normativas y mantener la seguridad de los datos. Algunos de los principales desafíos son:

• Falta de visibilidad y control: muchas empresas luchan por mantener la visibilidad de dónde residen todos sus datos confidenciales y quién tiene acceso a ellos. Esto dificulta garantizar el cumplimiento y evitar el uso indebido o las filtraciones.
• Confianza en los procesos manuales: los métodos tradicionales de clasificación, retención y eliminación de los registros son en su mayoría manuales. Esto conduce a errores, a la falta de procesos estandarizados y a la incapacidad de escalar los requisitos.
• Regulación creciente: con la introducción constante de nuevas regulaciones en torno a la privacidad de los datos, la retención de registros, etc., es un desafío para las empresas mantenerse al día con todos los requisitos. El incumplimiento puede conllevar fuertes multas y la pérdida de reputación.
• Errores de los empleados y amenazas internas: a pesar de la formación, los empleados pueden maltratar accidentalmente o intencionalmente los datos confidenciales en contra de las políticas. El trabajo remoto ha exacerbado aún más las amenazas de riesgo interno.
• Restricciones de presupuesto y recursos: garantizar un cumplimiento y una seguridad óptimos en los requisitos en constante evolución requiere importantes inversiones de tiempo y dinero que muchas empresas, especialmente las pequeñas, encuentran difíciles de cumplir.
• Problemas con los sistemas heredados: las organizaciones que utilizan sistemas locales antiguos que carecen de los controles necesarios tienen dificultades con la seguridad de los datos, la auditabilidad y la preparación de sus procesos para el futuro para las normativas emergentes.

En esta sección se analizan algunos de los desafíos clave a los que se enfrentan las empresas en la actualidad para cumplir con los requisitos de cumplimiento y proteger los datos confidenciales dentro de sus organizaciones contra las crecientes regulaciones y amenazas. Los procesos manuales, la falta de visibilidad y las limitaciones de recursos dificultan el cumplimiento efectivo.

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Importancia del cumplimiento de los reglamentos y normas

El cumplimiento de las normativas y normas pertinentes es crucial para las empresas de hoy en día. El incumplimiento puede exponer a las organizaciones a importantes riesgos financieros y de reputación. Existen normas para proteger los datos confidenciales de los clientes y las organizaciones y garantizar la rendición de cuentas y la gobernanza. Los requisitos clave de cumplimiento incluyen leyes de privacidad de datos como el RGPD, la CCPA, la HIPAA y otras relacionadas con los registros financieros, los registros laborales, etc.

Mantener el cumplimiento es importante para evitar sanciones. El incumplimiento de normativas como el RGPD puede conllevar multas de hasta 10 millones de euros, es decir, el 2% de la facturación anual mundial. Del mismo modo, las sanciones monetarias oscilan entre 127 y 250 000 dólares, según la naturaleza de la infracción de la HIPAA. Además de las pérdidas financieras, el incumplimiento también daña la reputación de la organización y el valor de la marca. Los clientes pueden perder la confianza en una empresa que no proteja sus datos confidenciales según lo exigido.

El cumplimiento también hace que las empresas sean más responsables y responsables en el manejo de los activos de información confidencial. Garantiza que los empleados y los proveedores sigan las mejores prácticas estandarizadas para la clasificación, los controles de acceso, la retención y la eliminación de los registros obsoletos. Esto mitiga los riesgos de medidas reglamentarias y de violaciones de datos, y mejora la postura general de seguridad de los datos. El cumplimiento de las normas demuestra el compromiso de una organización con la ética y el debido proceso.

En general, el cumplimiento permite a las organizaciones ganarse la confianza de los clientes, evitar costosas sanciones, mitigar los riesgos de litigios y funcionar con operaciones seguras y bien gobernadas. Es un pilar clave del gobierno corporativo, la gestión de riesgos y el enfoque centrado en el cliente en el entorno empresarial regulado actual.

Beneficios de la automatización para reducir los errores humanos

Confiar en los procesos manuales para administrar los registros y garantizar el cumplimiento puede introducir errores humanos. Automatización mediante software de administración de registros puede ayudar a reducir estos errores. Los beneficios de la automatización para reducir los errores humanos incluyen:

• Los flujos de trabajo automatizados responsabilizan a los usuarios al aplicar las mejores prácticas estandarizadas de retención, controles de acceso y más a través de políticas y mecanismos de aprobación predefinidos.
• La clasificación automatizada de los registros en función de los metadatos elimina los errores de etiquetado manual inconsistentes. Las integraciones garantizan que los registros de varias fuentes se etiqueten sin problemas.
• El control de versiones, los registros de auditoría y el almacenamiento inmutable en sistemas automatizados evitan las ediciones o eliminaciones accidentales y garantizan la precisión de los registros a lo largo del tiempo.
• Los recordatorios, escalamientos y vencimientos automatizados protegen contra el incumplimiento de los plazos, lo que reduce las brechas de cumplimiento debidas a los errores o la supervisión de los usuarios.
• Los archivos digitales centralizados eliminan los errores de archivado, los archivos almacenados en ubicaciones incorrectas o la documentación extraviada. La búsqueda es más fácil que hurgar en los registros físicos.
• El acceso basado en roles y la redacción automatizada evitan el acceso no autorizado o el intercambio de campos de datos confidenciales, lo que corrige los errores de acceso humano.
• Los informes y análisis automatizados proporcionan una fuente única de información fiable en tiempo real, lo que mejora la precisión del seguimiento, la supervisión y los informes reglamentarios.

Características del sistema de gestión de registros de ioMovo

ioMovo's sistema de gestión de registros ofrece potentes funciones para ayudar a las organizaciones a mejorar el cumplimiento y garantizar la seguridad de los datos. Algunas funciones clave incluyen:

• Motor de clasificación intuitivo: se puede acceder al uso de metadatos como la taxonomía y los campos clave para la clasificación automática de los registros desde cualquier fuente de datos.
• Programación de retención flexible: defina políticas de retención en función del tipo de registro, el contenido y la fecha de creación para la eliminación sistemática de los datos obsoletos.
• Registro de auditoría completo: realice un seguimiento de todas las actividades de los usuarios con registros como ediciones, eliminaciones y transferencias para una visibilidad total y sin repudio.
• Informes detallados: informes prediseñados y personalizables sobre el inventario, el acceso de los usuarios y el cumplimiento de la retención para auditorías y monitoreo.
• Flujo de trabajo automatizado: haga cumplir el ciclo de vida de los registros mediante procesos automatizados que incluyen la revisión/aprobación, la redirección y la eliminación.
• Controles de acceso estrictos: el acceso, la redacción, las firmas digitales y el cifrado basados en roles hacen cumplir los requisitos de acceso reglamentarios.
• Integraciones: admite múltiples entradas/salidas a través de conectores CMS, ERP y CRM para una administración unificada de registros.
• Almacenamiento escalable: archive registros ilimitados independientemente del volumen en una nube segura e inmutable o en repositorios locales.
• Alertas y notificaciones: recordatorios automáticos sobre vencimientos y excepciones para la resolución proactiva de los problemas.
• API y herramientas para desarrolladores: aproveche las API abiertas para la personalización e integración con otras herramientas o procesos.

Garantizar el cumplimiento y la seguridad de los datos con el sistema de gestión de registros de ioMovo

El sistema de administración de registros de ioMovo ofrece funciones sólidas para ayudar a las organizaciones a garantizar el cumplimiento y reforzar la seguridad de los datos. El software centraliza los registros en un único repositorio en el que se pueden realizar búsquedas con controles de acceso, auditoría y reglas de retención para cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias.

Los permisos flexibles permiten a los administradores restringir el acceso a los registros confidenciales solo al personal autorizado. El sistema registra toda la actividad de los usuarios para realizar auditorías e informes. Las políticas de retención automatizadas se pueden configurar para conservar los registros por política y luego eliminarlos al caducar. Esto garantiza que los registros se conserven solo el tiempo que sea necesario.

ioMovo también permite la automatización de procesos como las retenciones legales para aplicar rápidamente las reglas de retención cuando sea necesario. La búsqueda de texto completo hace que los registros sean fácilmente localizables. El control de versiones mantiene la integridad de los registros y registra las modificaciones.

Con metadatos, permisos, reglas de retención, registros de auditoría, búsquedas y automatización personalizables, IOmovo permite a las organizaciones gestionar los registros de forma eficaz de conformidad con las políticas y normativas. La centralización de los registros en un sistema seguro también reduce las vulnerabilidades asociadas a los registros dispersos y descontrolados en varios sistemas.

Conclusión

La implementación de un sistema de administración de archivos y registros diseñado específicamente puede transformar la forma en que las organizaciones administran los datos para garantizar el cumplimiento, la seguridad y la accesibilidad. Soluciones como El sistema de gestión de documentos de ioMoto (DMS) proporcionan la automatización, los controles y los análisis necesarios para establecer el gobierno de la información en toda la organización.

Con el DMS de ioMovo, las capacidades clave, como los permisos de acceso, el control de versiones, las reglas de retención, los registros de auditoría y las clasificaciones de datos, permiten cumplir con regulaciones como HIPAA y SOX. La búsqueda y los informes sólidos proporcionan visibilidad de los registros de toda la organización. Además, las funciones de automatización, como el archivado automático y la aplicación de la retención, reducen el riesgo de errores y mejoran la seguridad. Con el software de administración de archivos y registros adecuado, las organizaciones pueden mejorar significativamente el cumplimiento, la gobernanza de los datos y la seguridad en el entorno actual en el que lo digital es lo primero.

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