Organícese: por qué necesita un software de gestión de activos digitales

Para cualquier empresa, el contenido es el rey. Desde materiales de marketing como folletos y publicaciones en redes sociales hasta imágenes de productos y contenido de sitios web, los archivos digitales impulsan las operaciones y las conexiones con los clientes. Sin embargo, mantenerse organizado se convierte en un desafío a medida que más personas trabajan de forma remota y los archivos se comparten por todas partes. Las imágenes o los documentos importantes pueden resultar complejos si se almacenan en docenas de carpetas en los dispositivos y cuentas en la nube de varios miembros del equipo. Esto se traduce en una pérdida de tiempo y oportunidades cuando la foto o la hoja de especificaciones perfectas están fuera de su alcance.

Este blog analizará cómo el software de gestión de activos digitales puede ayudar con las soluciones. Vamos a ver qué Software de gestión de activos digitales (DAM) es y por qué se ha vuelto esencial a medida que el trabajo se vuelve digital. Conocerás las capacidades fundamentales de DAM para mantener todos tus activos de marketing, ventas y creatividad organizados y accesibles en un solo centro. Siga leyendo para descubrir cómo un sistema de gestión de activos digitales puede hacer que usted y sus equipos vuelvan a encarrilarse hacia una mayor productividad y éxito.

¿Qué es la gestión de activos digitales?

La DAM, o gestión de activos digitales, se refiere a los procesos y tecnologías que se utilizan para almacenar y organizar los archivos digitales. A medida que el trabajo remoto se convierte en la norma, se crean y comparten más archivos digitales que nunca. Esto incluye imágenes, audio, documentos y otros tipos de archivos multimedia. Si estos archivos no se administran correctamente, pueden quedar dispersos, desorganizados y difíciles de localizar.

El software de gestión de activos digitales le brinda una ubicación central para almacenar, organizar y recuperar todo su material digital. Para facilitar la búsqueda, los archivos se etiquetan y organizan en categorías. Los metadatos se recopilan para proporcionar un contexto adicional para cada archivo. Las fotos se pueden etiquetar, por ejemplo, con información sobre la hora, el lugar o los temas de la imagen. Puedes evitar perder la pista de datos cruciales o tener problemas para compartir la versión correcta con clientes o colegas cuando todo está alojado en un sistema centralizado.

Los sistemas de gestión de activos digitales permiten a los equipos trabajar juntos con mayor facilidad. Los niveles de acceso y permiso se pueden configurar para que solo determinados usuarios puedan ver o descargar determinados archivos. Los informes sobre el uso y el historial proporcionan información sobre cómo se usa el contenido. Al utilizar el tiempo que habrían dedicado a revisar archivos desorganizados, los equipos pueden concentrarse más en producir contenido nuevo e interesante.

El problema con el almacenamiento de archivos convencional

¿Recuerdas haber navegado por varias carpetas de tu ordenador en aquel entonces? O, lo que es peor, ¿buscar esa imagen en un disco duro externo? Las técnicas convencionales de almacenamiento de archivos suelen ser:

• Caro en términos de tiempo
• Se distrae fácilmente
• Difícil de distribuir
• No tener suficientes funciones de seguridad

Estos problemas pueden provocar una disminución de la producción, el incumplimiento de los plazos o incluso la pérdida de propiedades.

Las razones para usar el software DAM

1. Almacenamiento en un solo lugar - Gracias al software de gestión de activos digitales, todos sus activos digitales se alojan en un solo lugar. Se acabaron los archivos dispersos en varias plataformas o dispositivos. Todo es fácilmente accesible y administrable desde un solo lugar.
2. Establecimiento mejorado - Con la gestión de activos digitales, puede etiquetar y clasificar sus activos para que sea más fácil encontrarlos más adelante. Las funciones de búsqueda se convierten en herramientas eficaces de gestión de activos digitales quet le permiten localizar lo que necesita rápidamente.
3. Mejora de la cooperación - Compartir recursos con clientes u otros miembros del equipo se vuelve sencillo. Las unidades USB y los archivos adjuntos de correo electrónico ya no son necesarios. Envía un enlace y tendrán acceso rápido a la información necesaria.
4. Versión de control: registro las distintas iteraciones de sus archivos. Esta funcionalidad es especialmente útil para los proyectos que deben aprobarse o revisarse varias veces.
5. Gestión de derechos - Limita quién puede acceder a tus activos, editarlos o usarlos para protegerlos. Esta función es esencial para proteger los datos confidenciales y mantener la coherencia de la marca.
6. Automatización que ahorra tiempo - Numerosos sistemas de gestión de activos digitales vienen con automatización. Las herramientas de gestión de activos digitales pueden encargarse de trabajos monótonos, lo que le brinda más tiempo para tareas cruciales.
7. Capacidad de escalar - Su colección de activos digitales se expande junto con su negocio. El software de gestión de activos digitales se adapta a sus demandas cambiantes a medida que evoluciona con usted.

Lea también: Mejora de la eficiencia empresarial con soluciones DAM

Presentamos ioMovo: su solución de gestión de activos digitales

Aunque hay varias herramientas de gestión de activos digitales disponibles, ioMovo se destaca. Esta sólida plataforma ofrece todas las ventajas del software DAM convencional, y más.

Aspectos importantes de ioMovo

• Interfaz fácil de usar: Independientemente de la competencia tecnológica, cualquiera puede usar ioMovo fácilmente debido a su diseño simple.
• Búsqueda sólida: Con las sofisticadas funciones de búsqueda de nuestra gestión de activos digitales, puede encontrar rápidamente lo que busca.
• En la nube: Puede acceder a sus activos en cualquier momento y desde cualquier lugar. No es necesario estar confinado a un lugar o dispositivo en particular.
• Flujos de trabajo que se pueden personalizar: Ajuste el sistema para cumplir con sus requisitos y procedimientos únicos.
• Etiquetado impulsado por IA: Organice sus activos de manera más eficiente etiquetándolos y categorizándolos automáticamente.
• Seguridad sólida: Utilice métodos de seguridad líderes en la industria para proteger sus objetos de valor.
• Analítica: Tome decisiones basadas en datos aprendiendo cómo se utilizan sus activos.

Cómo cambiar su flujo de trabajo con ioMovo

Considera la siguiente situación: tienes una fecha límite urgente para un proyecto grande en el que estás trabajando. Lo mejor sería localizar una imagen concreta de la campaña publicitaria del año anterior. La búsqueda de esta información puede tardar horas si se utiliza un almacenamiento de archivos normal. Todo lo que tiene que hacer con ioMovo es introducir algunas palabras clave, ¡y listo! La imagen tarda unos segundos en mostrarse.

O considera lo siguiente: estás trabajando con un grupo de personas separadas por zonas horarias. Todos pueden acceder a los archivos que necesitan en cualquier momento con ioMovo. Ya no tendrás que esperar a que alguien suba un archivo a una unidad compartida o envíe un archivo adjunto por correo electrónico.

El uso de ioMovo tiene muchas ventajas además de hacer que las búsquedas de archivos sean rápidas. Puede ser beneficioso:

• Reduzca los errores y las discrepancias en la marca
• Simplifique el procedimiento de aprobación
• Mejorar la cooperación dentro del equipo
• Aumente la producción
• Proteja los activos digitales de valor incalculable

Lea también: Cómo la gestión de activos digitales puede optimizar su flujo de trabajo creativo

El precio de abstenerse del software DAM

Aunque la implementación de un software de gestión de activos digitales como ioMovo cuesta dinero, la alternativa puede ser mucho mayor. Piense en los siguientes resultados posibles:

• Tiempo perdido buscando archivos.
• Plazos incumplidos como resultado de procedimientos ineficaces
• Pérdida de activos como resultado de la desorganización
• Inconsistencia en la marca por el uso de archivos antiguos o inexactos
• Fallos de seguridad derivados de una seguridad insuficiente de los activos digitales

Finalizando

La organización eficaz de los activos digitales es ahora una necesidad en el entorno digital actual, no un lujo. Las ventajas de un sistema DAM fuerte son obvios, independientemente de su función: propietario de una pequeña empresa, especialista en marketing o empleado de una organización importante. ioMovo ofrece una respuesta integral a los problemas asociados con la gestión de activos digitales. Es más que una simple plataforma de software con sus sólidas funciones, su interfaz de usuario intuitiva y su dedicación a la innovación; es un socio para su éxito. No dejes que la falta de organización te detenga. Con ioMovo, hazte cargo de tus activos digitales y descubre el impacto que pueden tener las herramientas eficientes de gestión de activos digitales.

¿Estás preparado para organizarte? Para obtener más información y programar su demostración, visite ahora el sitio web de ioMovo. Se alegrará de haber dado este paso hacia una gestión de activos digitales mejor y más productiva en el futuro. Recuerda que organizarte en contenido digital significa desarrollar todo tu potencial, en lugar de limitarte a ser ingenioso. Con ioMovo está haciendo más que organizar sus archivos; está sentando las bases para aumentar la productividad, el éxito y la innovación.

Entonces, ¿por qué esperar? Podrá disfrutar de las ventajas de las herramientas de gestión de activos digitales como ioMovo lo antes posible. Es hora de recompensar sus activos digitales con el valor que se merecen. Dé hoy el primer paso para mejorar la gestión de sus activos digitales. Es la clave de su éxito futuro.