Mejorando la eficiencia de la práctica legal con herramientas de gestión de activos digitales

Como profesional legal, usted sabe lo rápido que pueden acumularse los documentos y archivos. Entre los contratos con los clientes, la investigación de casos, los informes legales y más, mantenerse organizado es crucial. Sin embargo, en la era digital actual, hay una forma mejor de controlar ese caos de contenido. Introduzca las herramientas de gestión de activos digitales creadas para el mundo legal.

Estos poderosos plataformas de gestión de activos digitales le permiten centralizar, organizar y proteger los activos de información más importantes de su empresa. Estamos hablando de un centro todo en uno para sus documentos, correos electrónicos, archivos multimedia y más. Al incorporar la gestión de activos digitales (DAM) a su oferta tecnológica, obtendrá importantes beneficios de eficiencia. Pierdes menos tiempo buscando archivos y preocupándote por el control de versiones o por los riesgos de seguridad.

¿Está listo para obtener más información sobre cómo aprovechar DAM para optimizar la administración de documentos y medios de su empresa? Exploremos las principales características y beneficios de las prácticas legales.

¿Qué es la gestión de activos digitales?

En esencia, la gestión de activos digitales se refiere al proceso de almacenamiento, organización, gestión y distribución de archivos y contenidos digitales. Un sistema DAM actúa como un repositorio o biblioteca central para todos los activos digitales de su empresa: piense en documentos, imágenes, vídeo, audio y más.

Sin embargo, una plataforma sólida de gestión de activos digitales va mucho más allá del almacenamiento básico de archivos. Proporciona una potencia Herramientas de gestión de activos digitales para controlar sus activos digitales durante todo su ciclo de vida. Esto incluye funciones especializadas para:

• Etiquetado de metadatos y búsqueda avanzada

• Control de versiones y edición

• Permisos de acceso y seguridad

• Conversión y optimización de archivos

• Compartir y distribuir

• Informes y análisis

Con sus activos digitales gestionados de forma integral en un centro centralizado, resulta más fácil encontrarlos, compartirlos, reutilizarlos y analizarlos. El objetivo es maximizar el valor de su contenido y, al mismo tiempo, minimizar los riesgos. Para los equipos legales, un DAM puede revolucionar verdaderamente la gestión de documentos y conocimientos. Veamos algunos casos de uso clave.

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Organización centralizada de expedientes de asuntos y casos

Una de las mayores ventajas de DAM es la consolidación de todos sus archivos de asuntos y documentos de casos en un repositorio único y seguro. Puede cargar de todo, desde contratos y acuerdos con clientes hasta informes legales, materiales de investigación, exhibiciones y más.

Gracias a las potentes opciones de metadatos, es mucho más fácil clasificar, buscar y filtrar los archivos. Por ejemplo, puede etiquetar los archivos por nombre de caso específico, cliente, área de práctica, tipo de documento y fechas clave. Las estructuras de carpetas avanzadas también mantienen todo organizado de forma ordenada.

La funcionalidad de control de versiones elimina los problemas relacionados con los archivos desactualizados o las ediciones accidentales. El sistema hace un seguimiento de las revisiones y permite revertirlas si es necesario. Además, dado que varios miembros del equipo pueden acceder a los archivos de los casos a través del DAM, ya no es necesario hacer malabares con los documentos a través del correo electrónico o las unidades compartidas.

Almacene y autorice de forma segura los documentos clave

Hablando de seguridad, esa es otra área en la que el DAM legal brilla. Las mejores soluciones ofrecen controles de acceso y medidas de autenticación extremadamente estrictos. Ya se trate de activos propios de una empresa o de registros que contengan datos confidenciales de clientes, puede asegurarse de que solo los usuarios autorizados puedan ver o descargar archivos.

Los permisos se pueden personalizar a nivel individual, grupal o según el tipo de documento. Por ejemplo, puedes conceder acceso total a miembros específicos del equipo mientras que los consultores externos solo tienen derechos de solo lectura. También se hace un seguimiento de todo mediante registros de auditoría detallados.

Los portales de clientes le permiten compartir archivos de casos de forma segura y también colaborar directamente dentro del DAM. Ya no tendrá que enviar archivos adjuntos sin cifrar ni depender de un almacenamiento en la nube no seguro. Esto se traduce en una mejor privacidad de los datos y en el cumplimiento de normativas como el RGPD y la CCPA.

Flujos de trabajo optimizados y colaboración eficiente

Enviar documentos de un lado a otro por correo electrónico es una pérdida de tiempo importante para los equipos legales. Con una central plataforma de gestión de activos digitales, puede reducir el desperdicio de ciclos de comunicación y acelerar los procesos clave. Por ejemplo:

• Los flujos de trabajo de revisión y aprobación son más fáciles de administrar en un solo lugar. Envía los archivos a tus colegas, haz anotaciones con comentarios, consulta rápidamente los historiales de versiones y aprueba los borradores finales.

• Permita a los equipos editar y anotar documentos de forma colaborativa en tiempo real dentro de la interfaz DAM.

• Evite la duplicación de esfuerzos haciendo que la investigación de casos, las presentaciones y el contenido aprobado existentes sean fáciles de encontrar y reutilizar.

• Edite y convierta formatos de archivo por lotes, como la conversión de grabaciones de audio en transcripciones escritas a través del DAM.

• Mantén despejadas las bandejas de entrada de correo electrónico simplemente compartiendo archivos y enlaces a carpetas en lugar de archivos adjuntos.

Las eficiencias aumentan cuando tienes un centro centralizado y basado en la nube para que tu equipo acceda a los documentos desde cualquier ubicación o dispositivo. Una mejor movilidad y colaboración equivalen a tiempos de entrega más rápidos.

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Organización y utilización integrales de los activos multimedia

Tampoco son solo los documentos y archivos basados en texto los que empantanan a las firmas legales. ¿Qué pasa con todas esas grabaciones de vídeo, archivos de audio, imágenes y otros medios enriquecidos? Estos activos son cruciales para la capacitación, la preparación de casos, las comunicaciones con los clientes y más.

Un DAM legal proporciona los mismos poderes organizativos y optimización que las herramientas de gestión de activos digitales para los medios enriquecidos. Puede almacenar y catalogar todas esas declaraciones en vídeo, imágenes de cámaras corporales, grabaciones de cámaras de circuito cerrado de televisión e incluso vídeos educativos o de marketing.

Las potentes funciones de búsqueda basadas en metadatos, transcripciones de texto, objetos de la escena e incluso el reconocimiento facial facilitan la búsqueda de imágenes. Las herramientas de transcripción y subtitulado automáticas maximizan aún más la utilización de los archivos de audio y vídeo.

Desde el punto de vista creativo, tener fotos firmes, gráficos vectoriales y vídeos B-roll al alcance de la mano simplifica la producción de contenido. Localice rápidamente los activos de marca para incluirlos en presentaciones, contenido de sitios web o materiales de marketing legal.

Además, obtiene un mejor control y seguridad sobre estos archivos multimedia enriquecidos cuando están protegidos dentro del DAM, en lugar de flotar en discos duros y unidades compartidas.

Análisis e información exhaustivos

Más legal plataformas de gestión de activos digitales también incluyen funciones sólidas de informes y análisis. Más allá de ver quién accedió a qué archivos, esta información puede revelar información empresarial valiosa. Por ejemplo:

• Analice qué áreas de práctica o cuentas de clientes impulsan la mayor cantidad de creación, descargas y utilización de activos.

• Vea qué tipos de activos digitales son más valiosos y generan el mayor ROI para su empresa.

• Identifique los posibles cuellos de botella en el flujo de trabajo al ver dónde se interponen las aprobaciones o revisiones de los documentos.

• Supervise las tendencias de uso a lo largo del tiempo y optimice las estructuras de carpetas, los procesos y la creación de activos en consecuencia.

Estas capas de análisis no solo ayudan a demostrar el ROI de la inversión en DAM en sí. Le permiten optimizar las operaciones, eliminar las ineficiencias y garantizar que está maximizando el valor de los activos digitales de su empresa.

Capacidades legales adicionales de DAM para aumentar la productividad

Las funciones principales de administración de documentos y medios son solo el comienzo de lo que puede lograr con DAM en su consultorio. Muchas de las principales soluciones actuales incluyen funciones adicionales para crear flujos de trabajo productivos y sin interrupciones:

• Las capacidades de edición nativas de documentos, transcripciones de vídeo y otros tipos de archivos eliminan el cambio de aplicación.

• Las herramientas creativas de gestión de activos digitales integradas, como las anotaciones de marcado, el dibujo de formas y la superposición de texto, permiten a los equipos personalizar los activos.

• Las capacidades de firma electrónica le permiten enrutar y aprobar rápidamente los documentos para firmarlos sin necesidad de imprimirlos o escanearlos.

• Para los casos en los que hay mucho contenido multimedia, las potentes capacidades de edición y transcripción de vídeo son de un valor incalculable.

• Automatice tareas como la conversión de tipos de archivos, la extracción de miniaturas y la optimización de archivos para la web para ahorrar tiempo.

• Aproveche la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para etiquetar automáticamente los archivos en función del contenido y acelerar la organización.

• La funcionalidad del portal de equipos y clientes agiliza el uso compartido y garantiza los controles de acceso.

Y eso es solo una pequeña muestra de los detalles adicionales de los principales proveedores de DAM. La clave es encontrar soluciones diseñadas específicamente para los casos de uso legal.

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Evaluación y selección del DAM legal correcto

¿Está listo para aumentar la eficiencia de su empresa mediante la implementación de DAM? Antes de apretar el gatillo, es importante evaluar cuidadosamente las posibles soluciones. Busque las características clave, entre las que se incluyen:

• Herramientas herméticas de seguridad y cumplimiento

• Capacidades de integración con la administración de casos o sistemas de gestión documental

• Acceso móvil para una productividad óptima en cualquier lugar

• Esquemas de metadatos personalizables y etiquetado automático mediante IA

• Funcionalidad de análisis e informes de uso

• Interfaz intuitiva y fácil de usar para una rápida adopción por parte de los usuarios

• Almacenamiento y precios flexibles en función de sus necesidades únicas

• Recursos de soporte y capacitación de primer nivel

Es aconsejable que las partes interesadas clave del liderazgo de TI, operaciones legales y prácticas participen en la investigación de las posibles opciones de DAM. Defina claramente los desafíos existentes y los casos de uso prioritarios que desea resolver.

Los requisitos de flujo de trabajo e integración son diferentes para cada empresa. Es recomendable realizar una fase de demostración del producto y de prueba de concepto antes de firmar en la línea punteada.

Prepare sus operaciones legales para el futuro

En una industria que aún se está adaptando a la era digital, muchas empresas confían en hábitos anticuados de administración de la información. Sin embargo, esos enfoques ineficientes no serán suficientes por mucho tiempo frente a los competidores más avanzados en tecnología.

Invertir en un entorno seguro e integral solución de gestión de activos digitales ayuda a las empresas de todos los tamaños a obtener una ventaja. Desde un control superior de los documentos y la colaboración hasta la maximización del uso de medios enriquecidos, DAM supone un punto de inflexión total. Se pierde menos tiempo buscando archivos o solucionando problemas de control de versiones. Disfruta de mejores capacidades de cumplimiento y seguridad de los datos. Y todo el mundo opera a partir de una única fuente confiable.

¿El resultado final? Su servicio de atención al cliente, sus operaciones internas y su inteligencia empresarial suben de nivel gracias al poder de una gestión de activos digitales optimizada. Prepare a su empresa para el futuro realizando esta inversión en mejoras de productividad y eficiencia.

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Conclusión

En el vertiginoso panorama legal actual, maximizar la eficiencia no es negociable. Es por eso que las empresas con visión de futuro confían en la potente plataforma de gestión de activos digitales de ioMovo para agilizar la gestión de activos digitales. Su solución segura y basada en la nube centraliza el control de sus documentos vitales, archivos multimedia y más. Las herramientas avanzadas de búsqueda, automatización y productividad impulsan la colaboración y garantizan el cumplimiento. Desde la organización de la materia hasta la habilitación creativa, IOmovo ofrece capacidades inigualables adaptadas a las necesidades únicas del sector legal. Aumente la agilidad y el ROI operativo de su empresa haciendo del DAM de ioMovo el centro de todos sus activos digitales.

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