Mejora de la gestión de documentos gubernamentales con DAM

Las organizaciones gubernamentales se ocupan de grandes volúmenes de documentos todos los días. Desde políticas e informes hasta registros de ciudadanos y documentos financieros, el papeleo es inevitable. Sin embargo, administrar estos documentos puede ser un desafío sin el sistema adecuado. El archivado en papel ocupa espacio físico y hace que los documentos sean difíciles de encontrar. Las unidades de red compartidas provocan problemas de control de versiones y acceso. El gobierno necesita una forma mejor de organizar, proteger y compartir sus documentos.

La plataforma DAM de ioMoto puede ayudar a mejorar los flujos de trabajo de los documentos gubernamentales. DAM es un software que maneja archivos digitales como documentos, imágenes, videos y más. Proporciona un repositorio central en línea donde se puede cargar, etiquetar y almacenar cualquier tipo de archivo. Con DAM, los departamentos gubernamentales tienen una única fuente confiable para todas sus necesidades de contenido. En esta entrada del blog se analizará cómo la implementación de una plataforma DAM puede agilizar los procesos y mejorarlos gestión de documentos en el gobierno.

Beneficios del DAM para la gestión de documentos gubernamentales

Hay varios beneficios que un sistema DAM puede ofrecer a las organizaciones gubernamentales que tienen dificultades con el papeleo. Estas son algunas de las principales formas en las que mejora los métodos tradicionales de almacenamiento de documentos:

Acceso centralizado

Con DAM, todos los archivos se almacenan digitalmente en una base de datos central en lugar de estar dispersos entre dispositivos y carpetas. Esto significa que cualquier usuario autorizado puede encontrar y acceder fácilmente a los documentos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Ya no tendrás que buscar entre discos compartidos, archivos adjuntos de correo electrónico o discos duros locales.

Control de versiones

Con los documentos en papel, es difícil hacer un seguimiento de las versiones preliminares en comparación con las copias finales aprobadas. DAM asigna metadatos, como los números de versión, a los activos digitales, para que los usuarios sepan siempre si tienen la versión más reciente. Los archivos obsoletos no se pueden usar ni distribuir accidentalmente.

Metadatos y búsqueda

Los detalles clave de cada documento, como el autor, la fecha, las etiquetas y las palabras clave, se capturan automáticamente como metadatos en la plataforma DAM. Esto facilita la búsqueda de activos filtrando los campos de metadatos en lugar de solo los nombres de archivo básicos. Los documentos también se pueden clasificar en una taxonomía para organizarlos mejor.

Colaboración

Varios usuarios pueden acceder a los documentos simultáneamente en un sistema DAM. Funciones como los comentarios, las anotaciones y el seguimiento de cambios permiten a los equipos colaborar en los borradores de forma más eficiente. Ya no tendrás que esperar a que se impriman ni pasar archivos físicos de un lado a otro.

Acceso desde cualquier lugar

Mientras los usuarios tengan una conexión a Internet, pueden acceder a los archivos almacenados en Plataforma DAM desde cualquier dispositivo. Este nivel de movilidad mejora la productividad de los trabajadores remotos o de campo que aún necesitan acceder a los recursos. Los documentos ya no están vinculados a ubicaciones físicas específicas.

Seguridad y gobierno

Los sistemas DAM proporcionan funciones de seguridad como el acceso basado en roles de usuario, la marca de agua, el cifrado y los registros de auditoría. Esto ayuda a los gobiernos a cumplir con las normas de seguridad y privacidad para los archivos confidenciales. Los documentos en papel que se dejan en espacios compartidos plantean riesgos de robo y confidencialidad en comparación con los archivos digitales.

Administración del ciclo de vida

Las organizaciones pueden desarrollar flujos de trabajo para controlar la forma en que los activos pasan por las etapas de aprobación. Las políticas garantizan que los documentos sigan procesos estandarizados, como las revisiones, las revisiones y la publicación final. Con los archivos en papel, los ciclos de vida son más difíciles de supervisar y hacer cumplir.

Análisis e informes

Los paneles del sistema DAM proporcionan visibilidad de los patrones de uso de los archivos. Los gerentes obtienen información sobre los documentos más populares, los colaboradores frecuentes y las métricas de productividad de los equipos. Esto ayuda a optimizar las operaciones y a asignar los recursos de forma más estratégica.

Ahorro de costes

En comparación con el mantenimiento de salas de archivos físicas y el envío de documentos en papel, un sistema DAM se amortiza con el tiempo al reducir los gastos de almacenamiento, distribución y mano de obra. Menos papel significa también menores costos de impresión, copia y suministro. La inversión inicial en software ofrece retornos financieros continuos.

Esto cubre algunas de las principales ventajas a plataforma de gestión de activos digitales ofrece a las agencias gubernamentales la gestión de grandes volúmenes de documentos. La siguiente sección explora casos de uso específicos en los que la DAM puede beneficiar especialmente a las operaciones.

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Principales casos de uso de DAM por parte del gobierno

Si bien DAM aporta valor a todos los departamentos gubernamentales de forma universal, algunas funciones obtienen mejoras especialmente notables. Estas son algunas áreas clave que suelen aprovechar una plataforma DAM centralizada como ioMovo:

Administración de políticas

La publicación, revisión y distribución de las políticas gubernamentales interna y externamente se agiliza con DAM. Los borradores pueden pasar por las etapas de revisión de forma digital, en lugar de los costosos ciclos de impresión/envío. Los ciudadanos acceden a las versiones actuales en línea las 24 horas del día

Administración de casos

Las agencias que tramitan las solicitudes, solicitudes o investigaciones de los ciudadanos almacenan los documentos de respaldo de forma segura en un sistema DAM. El personal de cualquier lugar puede acceder digitalmente a los expedientes completos de los casos para una resolución más rápida sin tener que mezclar el papel.

Administración de registros

Las leyes municipales, estatales y federales de mantenimiento de registros exigen la retención de documentos como escrituras, finanzas y registros de ciudadanos durante años. El DAM proporciona un archivo de registros que cumple con las normas y que permite realizar auditorías en su totalidad mediante búsquedas de texto.

Cumplimiento y auditoría

Los departamentos reguladores responsables de áreas como la protección ambiental, la seguridad del transporte y la supervisión financiera utilizan DAM para almacenar de forma centralizada los informes de inspección, los documentos de permisos y los materiales de auditoría. Esta evidencia consolidada contribuye a las auditorías reglamentarias.

Gestión de subvenciones

Las organizaciones que distribuyen fondos públicos a programas, organizaciones sin fines de lucro o individuos se benefician de la gestión digital de subvenciones mediante DAM. Los formularios de solicitud y los informes electrónicos brindan una mayor transparencia a los contribuyentes.

Solicitudes de FOIA/derecho a la información

Cuando los ciudadanos presentan registros abiertos o solicitudes de libertad de información, el personal del gobierno puede buscar rápidamente La plataforma DAM de ioMoto localizar los materiales aplicables para su divulgación oportuna en lugar de filtrar los suministros de papel, lo que corre el riesgo de no cumplir con los requisitos.

Presupuestos y finanzas

Los planificadores financieros y los contadores archivan los presupuestos, los informes de gastos, los contratos y las facturas en el sistema DAM para consultarlos y auditar rápidamente el uso del dinero público. Los registros digitales también evitan los costos de almacenamiento físico.

Gestión de emergencias

Durante los desastres que requieren alertas públicas o la coordinación de la ayuda, como inundaciones, incendios o brotes de enfermedades, los equipos de respuesta necesitan acceder rápidamente a los planes, mapas, procedimientos e informes anteriores almacenados en la plataforma DAM centralizada, en lugar de a carpetas de papel que podrían resultar inaccesibles.

Como se ve en estos ejemplos, casi todos los departamentos del gobierno local, estatal o federal pueden optimizar los procesos al aprovechar una plataforma DAM centralizada de ioMovo para las necesidades de administración de documentos. La siguiente sección examina los factores importantes que se deben tener en cuenta al seleccionar un determinado software de gestión de activos digitales solución.

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Cómo elegir el DAM adecuado para el gobierno

Con numerosas opciones de DAM comerciales y de código abierto disponibles, es fundamental seleccionar el software adecuado. Dado que las agencias gubernamentales deben priorizar la seguridad, el cumplimiento y el presupuesto, los siguientes criterios deberían ser un factor destacado en el proceso de selección de DAM de ioMoto:

• Seguridad: Busque funciones de autenticación, autorización, cifrado y auditoría para proteger los datos confidenciales según los requisitos reglamentarios, como FERPA, HIPAA, etc. La autenticación multifactorial proporciona un control de acceso sólido.

• Cumplimiento: Confirme que el proveedor entiende las necesidades de cumplimiento del mercado vertical. Pregunte acerca de las auditorías de seguridad periódicas, la aplicación de parches contra vulnerabilidades, la residencia de datos y las políticas de privacidad, como el RGPD europeo, si maneja datos de ciudadanos de la UE.

• Coste: Considere el costo total de propiedad a largo plazo más allá de las tarifas de licencia. Evalúe los planes de soporte, las integraciones, la escalabilidad, las personalizaciones y las complejidades de la migración que afectan a los costos totales para garantizar la alineación con los presupuestos.

• Usabilidad: Los flujos de trabajo optimizados mantienen la productividad. Opte por interfaces de usuario intuitivas para ordenadores de sobremesa, dispositivos móviles y cualquier dispositivo orientado al público activo digital portales. Considera también la accesibilidad.

• Herramientas de administración: Los administradores necesitan perfiles de seguridad granulares, análisis para los informes departamentales y capacidades de marca personalizadas para descentralizar el control según sea necesario.

• Personalización: La posibilidad de modificar campos, formularios, taxonomías e integraciones de acuerdo con las necesidades cambiantes a lo largo de los años garantiza el valor a largo plazo de las operaciones cambiantes.

• Integraciones: Busque conexiones listas para usar a sistemas comunes como Microsoft Office, Adobe Creative Cloud, software de administración de casos, administración de registros, portales de pago y más para automatizar completamente los procesos.

• Escalabilidad: El hardware debe escalarse de manera asequible en las instalaciones o en la nube para soportar los crecientes volúmenes de archivos, usuarios e implementaciones departamentales a lo largo de muchos años sin que se produzcan cuellos de botella en el rendimiento.

• Soporte: Un soporte sólido por teléfono, chat y correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, es fundamental, junto con capacitación regular, actualizaciones, foros comunitarios y servicios profesionales si se prevé un trabajo personalizado complejo en el futuro.

Estas consideraciones ayudan a las organizaciones gubernamentales a seleccionar un Solución DAM apropiado tanto ahora como para las cambiantes necesidades futuras. En resumen, la gestión de activos digitales ofrece beneficios claros para estructurar adecuadamente los flujos de trabajo de los documentos y alinearlos con estrategias de TI más amplias a la hora de reemplazar sistemas obsoletos. La siguiente sección explica cómo desarrollar un plan de implementación de DAM efectivo con ioMovo.

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Implementación de un proyecto DAM exitoso

La implementación de cualquier nueva iniciativa de software empresarial, especialmente una que maneje registros públicos confidenciales, requiere planificación. Estas son algunas de las mejores prácticas para una implementación fluida de la plataforma DAM en el gobierno:

• Designe a un líder de proyecto: Seleccione a un usuario experimentado para que se encargue de la implementación, actúe como enlace principal e impulse la aceptación y la gestión del cambio en todos los departamentos.

• Cree un caso de negocio: Destaque las eficiencias, los ahorros de costos y el ROI proyectados en comparación con los flujos de trabajo actuales basados en papel para obtener la financiación y el apoyo ejecutivo adecuados.

• Inventario de los activos existentes: Audite los tipos de documentos actualmente almacenados, la volumetría, las ubicaciones, los flujos de trabajo y los sistemas que se utilizan actualmente para comprender los requisitos de migración y personalización.

• Establecer la gobernanza: Cree un comité directivo y defina políticas, acuerdos de nivel de servicio y procedimientos para las operaciones continuas en materia de cumplimiento, seguridad, administración de registros y más.

• Configurar el esquema de metadatos: Planifique los campos principales necesarios, como títulos, autores, fechas y departamentos, además de los campos personalizados para una capacidad de búsqueda granular específica para las operaciones.

• Interfaces de diseño: Adapte la experiencia de usuario a los usuarios finales gubernamentales previstos en portales web, aplicaciones de escritorio, formularios personalizados específicos para dispositivos móviles y departamentos o sitios públicos.

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Conclusión

Uso de un sistema de gestión de activos digitales puede hacer que sea mucho más fácil para las agencias gubernamentales mantener, archivar y enviar su enorme cantidad de documentos cada año. La plataforma DAM de ioMovo le brinda un espacio central de almacenamiento en línea con herramientas sólidas para digitalizar, organizar y acelerar el proceso de trabajo con documentos. Permite que varias personas accedan al mismo tiempo desde cualquier lugar y utiliza metadatos para facilitar la búsqueda. Los procesos en papel se pueden organizar mejor con el control de versiones, las herramientas de colaboración y los sistemas de taxonomía personalizados.

Las funciones de seguridad, cumplimiento e informes de datos de un sistema DAM también ayudan a las agencias gubernamentales a seguir reglas estrictas sobre el mantenimiento de registros. Los departamentos pueden ver cómo se utilizan los archivos, lo que les ayuda a encontrar maneras de mejorar las cosas. Los formularios electrónicos simplificados y las revisiones digitales eliminan la necesidad de utilizar papel en los procesos. Las herramientas de integración combinan diferentes sistemas para que pueda ver todos sus activos en un solo lugar.

Cuando se usa correctamente a través de un programa de gestión del cambio, ioMovo's La plataforma DAM hace que todas las partes del gobierno sean más productivas al realizar un seguimiento de los documentos, las subvenciones, los registros, las políticas y más. También tiene un costo total de propiedad más bajo que las opciones de almacenamiento reales. En general, el software de gestión de activos digitales es una excelente manera para que el gobierno gestione mejor el material en la era digital.