Mejores prácticas del sistema de gestión de documentos para el trabajo remoto

El lugar de trabajo tradicional ha sufrido cambios importantes en los últimos años. Cada vez son más las empresas que apoyan los acuerdos de trabajo remoto e híbrido, lo que permite a los empleados flexibilidad en cuanto a dónde y cuándo realizar su trabajo. Si bien esta distribución ofrece ventajas, también plantea nuevos desafíos para la gobernanza del contenido y la colaboración en equipo.

Anteriormente, los archivos y documentos importantes se administraban de forma centralizada dentro de los espacios de oficina físicos. Sin embargo, la configuración remota requiere un acceso centralizado desde cualquier ubicación. Al alojar digitalmente toda la información de la empresa en un repositorio centralizado en la nube, un DMS garantiza que los materiales estén disponibles de forma constante independientemente de las distancias de los empleados. La funcionalidad perfecta en todos los dispositivos reduce aún más las brechas espaciales. Con cualquier hardware con acceso a Internet, los usuarios remotos conservan un acceso total y unas capacidades idénticas a las de un espacio de trabajo de oficina. La integración con las herramientas de colaboración también facilita el trabajo en equipo virtual.

Esta entrada de blog explora cómo la implementación de un DMS sólido apoya a las fuerzas de trabajo remotas a través de recomendaciones de mejores prácticas. Los temas clave incluyen la accesibilidad, la colaboración, la seguridad y consejos para maximizar la productividad, incluso cuando los equipos están distribuidos geográficamente en varias ubicaciones y zonas horarias.

Accesibilidad de los documentos

La accesibilidad es clave cuando sus empleados están dispersos en varios lugares y zonas horarias. Con un sistema de gestión documental al igual que ioMovo, sus archivos importantes siempre están al alcance de la mano, independientemente de la ubicación física de los miembros de su equipo.

Cuando los documentos se almacenan de forma centralizada en la nube, cualquier persona con una conexión a Internet puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Los empleados pueden buscar y abrir los archivos que necesitan, ya sea que trabajen desde casa, en las instalaciones de un cliente o en cualquier otro lugar fuera de la oficina. No existen barreras geográficas para acceder a la información que las personas necesitan para hacer su trabajo de manera productiva.

La plataforma de ioMovo hace que los documentos sean accesibles en cualquier dispositivo. Los usuarios pueden ver los archivos y colaborar en ellos utilizando solo un navegador web en computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes. No es necesario llevar unidades externas ni imprimir copias impresas. Mientras los usuarios tengan sus credenciales de inicio de sesión, se puede acceder fácilmente a los mismos documentos en diferentes plataformas.

Los controles de acceso garantizan que las personas adecuadas puedan encontrar y usar los documentos correctos, al tiempo que mantienen la seguridad y la privacidad. ioMovo permite a las organizaciones establecer permisos tanto en el nivel de carpetas como de archivos individuales. Los empleados solo ven los documentos relevantes para sus funciones, proyectos y equipos. Se mantiene el control sobre la información confidencial incluso cuando el personal trabaja de forma remota.

Las versiones se guardan automáticamente para que la información más reciente esté siempre disponible. Cuando un usuario edita un documento, otros usuarios verán esos cambios al instante a través de la última versión de la plataforma DMS de ioMovo. No hay ambigüedad sobre la información desactualizada o sobre el mantenimiento de múltiples copias de archivos. El trabajo en equipo se mantiene sin problemas independientemente de la proximidad física.

Un sistema de administración de documentos facilita el intercambio de archivos a través de fronteras físicas y virtuales. Une a los empleados remotos en torno a los mismos recursos de información esenciales que se necesitan para trabajar de manera eficiente como un equipo cohesionado. Cuando se puede acceder a los documentos correctos desde cualquier lugar y en cualquier momento, el trabajo se realiza desde cualquier lugar.

Integración de herramientas de colaboración

Cuando los miembros del equipo están dispersos por todas partes, la colaboración fluida es esencial para el éxito del proyecto. La integración del sistema de gestión documental con otras herramientas agiliza el trabajo en equipo independientemente de las distancias físicas entre las personas.

La plataforma DMS de ioMovo se conecta sin problemas con aplicaciones de colaboración populares como Microsoft Teams y Slack. Los archivos almacenados en el DMS aparecen directamente en los hilos de conversación, por lo que el contexto y el contenido están vinculados entre sí. Los usuarios pueden encontrar los documentos en discusión sin tener que cambiar de un sistema a otro.

Los comentarios y las anotaciones pasan a formar parte del registro permanente directamente en la plataforma de ioMovo. En lugar de tener múltiples cadenas de correo electrónico o documentos separados para recibir comentarios, todas las notas y revisiones se acumulan en un solo lugar principal. El historial está claro para cualquiera que se una al proyecto más adelante.

La coedición en tiempo real sincroniza los cambios en todos los dispositivos al instante. Varios usuarios pueden trabajar en un documento simultáneamente desde diferentes ubicaciones. Los modos de visualización muestran quién está editando qué sección para que las ediciones no se superpongan. Los conflictos se evitan sin complicar la administración de versiones entre los archivos locales.

Los gerentes de proyecto pueden realizar un seguimiento de la finalización de las tareas mediante listas de verificación de documentos. Los recordatorios automáticos indican los pasos a seguir y mantienen a los equipos remotos alineados sin necesidad de reuniones. Las plantillas estandarizan el contenido para garantizar la coherencia a medida que los proyectos avanzan de forma remota.

El sistema de gestión de documentos de ioMovo integra todas estas funciones y más. Reúne archivos, aplicaciones de comunicación y herramientas de colaboración en una plataforma centralizada. Cuando todos los recursos están unificados, el personal distribuido geográficamente permanece conectado como un solo equipo virtual. Los flujos de trabajo fluidos maximizan la productividad sin importar dónde se realice el trabajo.

Consideraciones de seguridad

Dado que los empleados trabajan fuera del entorno de oficina tradicional, la protección de los datos confidenciales es de vital importancia. Los sistemas de gestión de documentos proporcionan funciones de seguridad sólidas para proteger la información confidencial de la empresa y de los clientes.

Los documentos almacenados en la nube solo son accesibles mediante el inicio de sesión con nombre de usuario y contraseña. La autenticación multifactorial añade una capa adicional de verificación de identidad más allá de las contraseñas. Esto garantiza que los usuarios correctos sean los que accedan a los archivos.

Los controles de permisos granulares permiten niveles de acceso personalizados tanto a nivel de carpetas como de archivos individuales. Además, puede especificar qué departamentos, equipos o funciones pueden ver, editar, descargar o compartir determinado contenido. Los controles estrictos mantienen la privacidad y evitan el acceso no deseado.

Se puede rastrear cualquier intercambio de documentos. Se registra toda la actividad de los usuarios dentro del sistema: quién accedió a qué archivos y cuándo. Esta visibilidad evita el uso indebido y permite identificar rápidamente cualquier intento de acceso no autorizado.

El historial de versiones conserva las revisiones anteriores de los archivos, por lo que las ediciones o eliminaciones accidentales pueden revertirse fácilmente. El guardado automático también significa que el trabajo nunca se pierde debido a desconexiones inesperadas cuando estás en dispositivos móviles. Al alojar documentos en la nube con firewalls y encriptación de datos, los archivos están protegidos contra el robo o la pérdida de los dispositivos. El almacenamiento en el servidor protege el contenido de forma segura sin depender de ordenadores personales y redes, que presentan más vulnerabilidades.

La plataforma DMS de ioMovo prioriza la seguridad y el cumplimiento. Sus sólidas funciones de control de acceso, auditoría y protección de datos son eficientes, ya sea que los empleados trabajen de forma remota o en la oficina. Cuando los documentos se gestionan de forma segura en una plataforma centralizada, la información confidencial está protegida sin importar dónde los empleados realicen su mejor trabajo.

Accesibilidad móvil

Para los empleados que se desplazan, acceder a los documentos desde un teléfono o una tableta es esencial para la productividad fuera de la oficina. Un sólido sistema de administración de documentos garantiza que la información sea tan accesible en un dispositivo móvil como a través de un ordenador completo.

Muchas plataformas de almacenamiento y uso compartido de archivos solo permiten una visualización limitada en pantallas más pequeñas a través de aplicaciones móviles. Sin embargo, con la plataforma de ioMovo, el conjunto completo de funciones está totalmente optimizado para cualquier tamaño de dispositivo. Todas las funciones principales, como la navegación por carpetas, la búsqueda de metadatos y la descarga de archivos, se traducen sin problemas en teléfonos inteligentes y tabletas.

Los documentos aparecen en un formato fácil de navegar diseñado específicamente para pantallas táctiles. Las jerarquías de carpetas y los campos de metadatos claros permiten localizar los archivos correctos sobre la marcha. El desplazamiento intuitivo ofrece una experiencia de lectura móvil natural, como la de los documentos digitales.

La edición instantánea mantiene el control del contenido fuera de la oficina. Las sencillas herramientas de anotación permiten a los usuarios tomar notas, comentarios o proponer modificaciones directamente en el lugar. Las vistas previas de los archivos muestran las páginas con la función de pellizcar y ampliar para ver los detalles con claridad.

La sincronización perfecta entre el escritorio y el móvil garantiza que las últimas versiones estén siempre a mano. Cualquier cambio realizado desde una computadora de escritorio se refleja automáticamente en la aplicación móvil sin cargas redundantes. Además, las ediciones en un dispositivo móvil se reproducen y se comparten con todo el equipo.

Las notificaciones push mantienen a los empleados remotos informados de las actualizaciones del proyecto, incluso cuando no utilizan la aplicación de forma activa. Las alertas sobre la subida, los comentarios o las menciones de nuevos documentos garantizan que ningún empleado se quede atrás en las discusiones importantes.

La plataforma de ioMovo ofrece herramientas completas de acceso, intercambio y colaboración de documentos a cualquier ubicación. Su interfaz móvil intuitiva optimiza las funciones en las que más confían los equipos para que los flujos de trabajo se adapten a cualquier entorno, dondequiera que se trabaje. Además, los controles administrativos mantienen la gobernanza incluso cuando los empleados están fuera de la oficina tradicional.

Ya sea que los clientes viajen al trabajo o viajen, la plataforma de ioMovo mantiene la documentación importante completamente disponible en manos de los trabajadores. Su diseño impecable cierra la brecha entre la productividad remota y la del lugar de trabajo.

Consejos para la administración remota de documentos

El trabajo remoto requiere un enfoque diferente para administrar documentos y archivos en comparación con una configuración de oficina tradicional. Cuando los equipos están distribuidos en varias ubicaciones, un sistema de administración de documentos centralizado es clave para mantener el contenido organizado, accesible y bajo control. En esta sección se ofrecen algunos consejos prácticos para optimizar los flujos de trabajo de los documentos mediante un DMS, incluso cuando los empleados trabajan desde casa.

• Escanee y almacene copias impresas digitalmente: en lugar de almacenar pilas de archivos en papel en casa, escanee todos los documentos y guárdelos en su DMS. Esto garantiza que las últimas versiones estén siempre accesibles en línea.
• Nombre los archivos correctamente: utilice nombres concisos y descriptivos que aclaren de inmediato el uso previsto y los temas. Evite los nombres vagos, como «Documento 1", que no proporcionan contexto.
• Agregue metadatos sólidos: capture las palabras clave, los detalles del proyecto, el propietario y otros atributos para que los archivos se puedan encontrar mediante la búsqueda, independientemente de sus nombres.
• Organice las carpetas de forma lógica: mantenga una estructura de carpetas ordenada que refleje los departamentos o proyectos de su organización. La nomenclatura coherente evita confusiones.
• Comprueba los permisos con regularidad: revisa quién tiene acceso a qué contenido y asegúrate de que la configuración de visibilidad de los documentos esté actualizada a medida que cambien las estructuras del equipo.
• Realice copias de seguridad de su trabajo de forma estratégica: evite depender únicamente de los dispositivos locales mediante la sincronización automática de los archivos con la nube de DMS. Esto evita la pérdida de trabajo debido a problemas informáticos.
• Utilice el control de versiones con diligencia: mantenga disponibles las revisiones anteriores en lugar de sobrescribir los archivos accidentalmente. Esto protege el contenido original y permite un seguimiento sencillo de los cambios a lo largo del tiempo.
• Fomente la colaboración en equipo: promueva funciones como los comentarios, la coautorización y el intercambio de archivos que permiten a los equipos distribuidos trabajar juntos sin problemas a pesar de la separación física.
• Comuníquese activamente: confíe en las capacidades de mensajería integradas para mantenerse en contacto con sus colegas, solicitar comentarios y debatir el contenido como si estuvieran sentados juntos.
• Habilite el acceso móvil: contrate a trabajadores remotos para que usen aplicaciones complementarias que brinden una funcionalidad completa de DMS dondequiera que trabajen fuera de una configuración de oficina tradicional.

El IOmovo DMS facilita todas estas mejores prácticas a través de su interfaz intuitiva y sus potentes herramientas. Garantiza una administración de contenido uniforme y gobernada, ya sea que los equipos estén distribuidos local o globalmente.

Conclusión

La implementación de un sistema de administración de documentos permite a las organizaciones mantener un contenido uniforme y gobernado incluso cuando los equipos trabajan de forma remota. Al centralizar los documentos en la nube, la accesibilidad se maximiza sin importar la ubicación. La integración con las herramientas de colaboración agiliza la edición y el intercambio entre grupos distribuidos.

Las aplicaciones móviles reducen aún más las brechas geográficas al ofrecer una funcionalidad DMS completa en cualquier dispositivo. Los usuarios mantienen una participación productiva desde cualquier lugar gracias a la sincronización perfecta y a las notificaciones push. Mientras tanto, las sólidas funciones de seguridad mantienen la confidencialidad sin comprometer la usabilidad. Seguir las mejores prácticas mencionadas en este blog ayudará a los equipos remotos a mantenerse organizados. Por ejemplo, la nomenclatura adecuada, las etiquetas de metadatos y las políticas de respaldo evitan la pérdida de contenido o la ambigüedad.

Cuando se combina con hábitos de comunicación como los comentarios activos y los hilos de debate, el DMS adecuado garantiza que los equipos virtuales funcionen como una unidad cohesiva a pesar de la separación física. Los flujos de trabajo simplificados optimizan el trabajo remoto mediante una gestión de contenido controlada, coherente y accesible sin importar dónde se encuentren los empleados.

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