La gestión de activos digitales en los museos: revolucionando el arte y la preservación cultural

Los museos han servido durante mucho tiempo como guardianes de la historia, preservando artefactos y obras de arte para que las generaciones futuras puedan aprender y disfrutar de ellos. Sin embargo, la era digital presenta tanto oportunidades como desafíos cuando se trata de cumplir esta importante misión. A medida que las instituciones culturales se apresuran a digitalizar las colecciones físicas y adoptar nuevas estrategias de adquisición digital, se enfrentan a un crecimiento exponencial del volumen de activos digitales que necesitan ser gestionados y preservados a largo plazo. Al mismo tiempo, los visitantes de los museos esperan experiencias digitales atractivas y un acceso remoto a las colecciones que puedan mejorar la educación y la divulgación. Aquí es donde software de gestión de activos digitales puede ser útil.

Sin una solución que organice, cataloge y brinde acceso de manera efectiva a este creciente tesoro de fotos, vídeos, escaneos 3D, grabaciones de audio y otros archivos digitales digitalizados, los museos corren el riesgo de perder el control sobre activos valiosos o incluso de perder de forma permanente con el tiempo. Esta entrada del blog analizará por qué la gestión de activos digitales se ha vuelto tan crucial para la transición de los museos al mundo digital y cómo la plataforma DAM de ioMovo aborda las necesidades fundamentales de los museos.

¿Por qué es importante el DAM para los museos?

Dado que solo las colecciones físicas abarcan millones de artefactos, la explosión digital que se está produciendo en los museos es tanto prometedora como peligrosa. Instituciones de todo el mundo se han embarcado en ambiciosos proyectos para escanear, fotografiar y, de otro modo, digitalizar los fondos existentes a una escala sin precedentes. Mientras tanto, es más probable que las nuevas adquisiciones ingresen a las colecciones en formato digital que físico. Por ejemplo, escaneos 3D de esculturas, entrevistas en vídeo con artistas, portafolios de artistas digitalizados o incluso obras de arte creadas con medios digitales.

Como resultado, las organizaciones culturales ahora luchan contra el crecimiento exponencial de petabytes de contenido digital cada año a través de iniciativas de digitalización tanto retroactivas como continuas. Sin una estrategia centralizada para ingerir, describir, almacenar y proporcionar acceso a esta avalancha de contenido, surgen varios riesgos:

● Falta de organización - Cuando los archivos digitales están en todos los sistemas y dispositivos de las personas, resulta difícil hacer un seguimiento de todo a lo largo del tiempo. Los detalles importantes se confunden o se pierden.

● Problemas relacionados con la edad - Los formatos de almacenamiento y archivos cambian constantemente a medida que avanza la tecnología. Esto causa problemas a la hora de conservar el contenido a largo plazo. Si los archivos no se mueven a formatos nuevos, es posible que algún día sea imposible acceder a ellos.

● Cosas difíciles de encontrar - Los visitantes tienen dificultades para descubrir lo que buscan cuando el contenido está oculto en áreas separadas que no se conectan. No todo el mundo puede acceder fácilmente a las colecciones digitales desde casa.

● Demasiado trabajo - Cuando cosas como agregar descripciones, mover archivos y administrar los derechos de autor tienen que hacerse a mano, las cosas se vuelven abrumadoramente rápidas. Los trabajadores se empantanan en repetir tareas sencillas en lugar de dedicarse a otros proyectos importantes.

Dado que lo digital constituye gran parte de lo que los museos conservan ahora, necesitan una forma sistemática de organizarlo y cuidarlo todo. A sistema de activos digitales aporta estructura y automatización para proteger las colecciones de estos problemas. También permite nuevas formas creativas de compartir colecciones en línea y hacer que sea más accesible aprender de ellas. Las bibliotecas digitales bien planificadas proporcionan un control central y soluciones escalables para almacenar activos, estandarizar la información y compartir conocimientos de manera amplia.

Para los museos, el software de gestión de activos digitales crea una base para atraer al público moderno y, al mismo tiempo, cumplir con su deber de salvaguardar la historia cultural a largo plazo. No basta con mostrar las colecciones en un sitio web básico: las experiencias deben involucrar a personas de cualquier lugar a través de exhibiciones digitales distribuidas de forma dinámica. Este tipo de sistema permite el descubrimiento innovador del patrimonio a través de estrategias de vanguardia en el mundo tecnológico actual.

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¿Por qué la plataforma DAM de ioMovo es ideal para los museos?

Al evaluar las plataformas de gestión de activos digitales, los museos tienen requisitos únicos que reflejan sus misiones sin fines de lucro, los tipos de activos heterogéneos y el énfasis en el acceso por encima de los anuncios o las ventas. Las soluciones de código abierto plantean problemas de sostenibilidad, mientras que las soluciones genéricas carecen de especialización. Plataforma DAM destaca por haber sido construido específicamente desde cero pensando en museos, bibliotecas y archivos. Algunas de las razones por las que se destaca son:

● Metadatos flexibles: ioMovo comprende la diversidad de objetos que no son libros dentro de las colecciones culturales, como obras de arte, artefactos, materiales de archivo y más. Su esquema de metadatos es altamente personalizable para reflejar los marcos descriptivos específicos de cada institución. Las relaciones complejas entre personas, lugares y eventos se pueden modelar para capturar todo el contexto en torno a los activos.

● Controles de acceso robustos- Los bienes culturales sensibles exigen reglas de acceso cuidadosas para equilibrar los ideales de acceso abierto con las responsabilidades de privacidad, legales o éticas. Los permisos detallados de ioMovo permiten diferenciar el acceso a nivel de archivo, colección o usuario, respetando las sensibilidades culturales y las restricciones de terceros. Los sustitutos digitales pueden representar los originales restringidos.

● UX fácil de usar- ioMovo prioriza tanto la funcionalidad de front-end para los curadores como las interfaces de administración de back-end. Los flujos de trabajo intuitivos guían a los usuarios en tareas como la carga, la entrada de metadatos y el procesamiento de archivos. Mientras tanto, las interfaces públicas ofrecen exhibiciones y colecciones virtuales estéticamente agradables que muestran los fondos de las instituciones. La información contextual sigue siendo detectable.

● Infraestructura escalable: La plataforma de gestión de activos digitales de ioMovo proporciona un almacenamiento en la nube prácticamente ilimitado y altamente redundante, así como un procesamiento de alto rendimiento para adaptarse a cualquier escala de archivos digitales. Su arquitectura se amplía fácilmente desde unos pocos activos hasta petabytes de contenido mediante herramientas automatizadas de gestión de activos digitales para la ingesta de archivos, la extracción de metadatos y el control de calidad.

● Integración abierta- Las API bien documentadas permiten una estrecha integración entre la plataforma DAM de ioMoto y las bases de datos externas de gestión de colecciones, los sistemas de relación entre donantes y clientes, la gestión del contenido del sitio web u otras aplicaciones personalizadas. Esto elimina los silos de datos y automatiza los flujos de trabajo en todas las plataformas institucionales para lograr la máxima eficiencia.

● Soporte de expertos- Lo que es más importante, ioMovo entiende que para las organizaciones culturales no técnicas, la orientación de expertos y una atención al cliente receptiva son de misión crítica. Su equipo de desarrolladores, bibliotecarios y archiveros está preparado para implementar el sistema, personalizar las configuraciones, importar los datos heredados y capacitar al personal para garantizar una adopción exitosa del DAM y unas operaciones continuas eficientes.

Al elegir las herramientas de gestión de activos digitales de ioMovo, los museos obtienen acceso a una solución lista para usar y preparada para el futuro que respalda su misión, sus activos y sus usuarios únicos, al tiempo que alivia las cargas técnicas. Esto permite a los comisarios centrar su energía en servir a las comunidades en lugar de en las tareas de administración de sistemas, de modo que puedan cumplir mejor con sus obligaciones culturales en la era digital.

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Beneficios y resultados

Numerosas instituciones homólogas ya han implementado la plataforma DAM de ioMovo con un éxito rotundo. Más allá de las anécdotas, los estudios de casos revelan impactos tangibles en varios indicadores clave de rendimiento:

● Descubrimiento mejorado - Algunos clientes vieron un aumento en el número de visitantes únicos del sitio web después de digitalizar el catálogo de su colección con ioMovo Plataforma DAM. La gran cantidad de metadatos y la funcionalidad de navegación y búsqueda permitieron que los usuarios en línea exploraran la colección de más de 150 000 objetos mediante diversos métodos, lo que se tradujo en una mayor concienciación y participación de la comunidad.

● Flujos de trabajo optimizados - Un museo atribuyó la reducción del número de objetos atrasados en espera de ser digitalizados a los flujos de trabajo personalizados de IoMovo, que automatizan la transferencia de metadatos desde los sistemas antiguos y la ingestión y el procesamiento de archivos. Las horas de trabajo liberadas del personal podrían entonces centrarse en iniciativas más estratégicas en lugar de en tareas rutinarias de entrada de datos.

● Herramientas de gestión de activos digitales de colaboración - El extenso proyecto de archivo fotográfico de un museo permitió aumentar la productividad de 20 imágenes catalogadas por hora con el editor de metadatos por lotes de ioMovo, en comparación con los modos de colaborador solitario. Las descripciones recopiladas de forma colaborativa entre departamentos desbloquearon activos que antes estaban aislados.

● Expansión de acceso - Otro museo observó un aumento en las búsquedas remotas en bases de datos tras colocar imágenes sin derechos de autor en la plataforma DAM de ioMovo para su descarga pública. Se podía llegar a nuevos públicos mediante el acceso abierto, que complementaba las experiencias expositivas in situ.

● Ahorros en almacenamiento - Algunos museos han ahorrado los costos iniciales de almacenamiento al aprovechar la arquitectura de ioMovo en lugar de los servidores de archivos autogestionados. La escalabilidad evita los problemas de planificación de la capacidad, ya que las existencias digitales se expanden hasta alcanzar los petabytes.

Este tipo de beneficios tienen un atractivo universal en las instituciones culturales de todos los tamaños y presupuestos. Al revolucionar las prácticas relacionadas con la recopilación, el cuidado y la participación del público en torno a sus vastos inventarios digitales, IOmovo está ayudando a los museos de todo el mundo a cumplir mejor con sus responsabilidades cívicas como instituciones de memoria para el siglo XXI y más allá.

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Un camino a seguir

En conclusión, gestión de activos digitales se ha convertido en una misión crítica para las organizaciones del patrimonio cultural en transición a las realidades de la administración digital. A medida que las colecciones físicas se digitalizan y surgen nuevas formas de arte digital, preservar y liberar el valor de estos activos «nacidos digitales» exige un marco técnico adecuado. Sin embargo, el software genérico de gestión de activos digitales y las soluciones de código abierto no abordan adecuadamente las necesidades especializadas de los profesionales de los museos en cuanto a metadatos personalizados, controles de acceso sólidos y experiencias públicas fáciles de usar alineadas con las prioridades institucionales.

La plataforma DAM de ioMoto se creó teniendo en cuenta este vacío, desarrollando la mejor funcionalidad de gestión de colecciones de museos de su clase junto con la escalabilidad, la automatización y las API abiertas necesarias para preparar archivos en constante expansión para el futuro. Al contar con la orientación experta de su equipo de especialistas en bibliotecas y archivos, las instituciones culturales pueden centrarse con confianza en la creación de programas estratégicos sin tener que preocuparse por tener que recurrir a la tecnología de bricolaje ni a contratar consultores que agotan su presupuesto. Como han demostrado muchos estudios de casos de éxito, ioMovo Plataforma DAM permite a los museos revolucionar las prácticas relacionadas con el cuidado de las colecciones, la capacidad de descubrimiento y la participación de la comunidad en la era digital.