Mejores prácticas de gestión de activos digitales para equipos remotos y colaboración

Con la proliferación de acuerdos de trabajo remotos y distribuidos, facilitar la colaboración fluida entre los equipos, independientemente de la ubicación, es más importante que nunca. Esto significa repensar la mejor manera de administrar y compartir los activos digitales clave, como imágenes, vídeos, documentos y más, en un entorno remoto. En este blog, analizaremos algunas de las mejores prácticas para gestión de activos digitales (DAM) que las organizaciones pueden adoptar para satisfacer las necesidades de sus trabajadores remotos y equipos distribuidos por todo el mundo. Analizaremos las tecnologías, las políticas, los procesos y las estrategias organizativas apropiadas para permitir que los compañeros de equipo virtuales encuentren, usen y distribuyan de manera eficiente materiales creativos y de marketing fundamentales desde cualquier lugar.

Importancia de una colaboración eficaz para los equipos remotos

Dado que las producciones involucran cada vez más a equipos dispersos, contar con un sistema centralizado para organizar, compartir y rastrear los activos digitales se ha vuelto imperativo. Los archivos desorganizados que se almacenan localmente en varios dispositivos solo generan confusión y no cumplen con los plazos. Las principales soluciones DAM proporcionan la estructura necesaria para la colaboración a gran escala.

Cree la base nombrando y etiquetando sistemáticamente todos los activos al ingerirlos de acuerdo con las convenciones que todo el equipo entiende. Mantén un vocabulario controlado para fomentar las búsquedas intuitivas más adelante. Los metadatos sólidos, como las descripciones, las propiedades y los proyectos asociados, ayudan a la detección.

Establezca una única fuente de información fiable, como un repositorio basado en la nube que se sincronice automáticamente en segundo plano. Las versiones de caché local evitan las interrupciones mientras se trabaja sin conexión. Los permisos permiten gestionar quién puede acceder a las carpetas y comentar los activos.

Difunde el conocimiento configurando estados y comentarios personalizados. Los coordinadores controlan el progreso de los activos y los plazos desde un panel central. La integración con otros programas de producción cierra el ciclo entre el concepto y la finalización.

Aprovecha las potentes herramientas, como el etiquetado automático de rostros mediante IA, el registro de notas sobre las revisiones y la carga masiva de carpetas enteras. Las aprobaciones formalizan las aprobaciones y, al mismo tiempo, mantienen un historial de revisiones completo. Los miembros del equipo se mantienen en sintonía y maximizan la eficiencia con hábitos organizativos coherentes en todas las zonas horarias y funciones.

Tipos de activos digitales gestionados por DAM

Un sistema de administración de activos digitales (DAM) permite a las organizaciones almacenar y organizar de forma centralizada varios tipos de contenido digital que son importantes para los proyectos, las campañas de marketing y las operaciones comerciales. Estos son algunos de los tipos más comunes de activos digitales que los equipos pueden gestionar con un DAM:

• Imágenes: Fotos, gráficos e ilustraciones que se pueden usar en sitios web, en material de marketing, en redes sociales, etc. La administración de imágenes en un lugar central permite buscar y reutilizar los activos con facilidad.
• Vídeos: cualquier cosa, desde breves tutoriales hasta demostraciones completas de productos o vídeos de marcas. DAM permite a los usuarios autorizados navegar, previsualizar y descargar vídeos aprobados desde cualquier dispositivo.
• Documentos: Cosas como folletos, hojas de datos, estudios de casos y otros archivos PDF. Los equipos remotos pueden acceder a las versiones más recientes de los documentos desde un DAM en lugar de compartirlos por correo electrónico o servidores de archivos.
• Logotipos y activos de marca: Imágenes, colores y otros activos exclusivos de la marca principales. El DAM garantiza un uso autorizado y uniforme de los activos y que no se utilicen versiones desactualizadas.
• Iconos e ilustraciones: Gráficos creados específicamente para UI/UX, también ilustraciones e infografías creadas para diversas necesidades de marketing y comunicación.
• Audio: Ya sean piezas de música de marca, podcasts o cualquier otro tipo de contenido de audio. DAM proporciona una única fuente de verdad.
• Modelos 3D y activos de productos: Para que los equipos de ingeniería, ventas, etc. accedan a archivos CAD/CAM, imágenes de productos y configuraciones de forma centralizada.

La clasificación, los metadatos y los permisos adecuados garantizan que los colaboradores remotos encuentren y usen fácilmente los activos digitales correctos para sus proyectos de manera segura.

Desafíos de la colaboración remota sin DAM

Cuando los equipos están dispersos en diferentes ubicaciones y trabajan de forma remota, la colaboración eficaz en los activos digitales se convierte en un desafío sin una adecuada sistema de gestión de activos digitales. Algunos de los problemas comunes a los que se enfrenta incluyen:

• Resulta difícil encontrar rápidamente el activo correcto, ya que las diferentes versiones del mismo archivo suelen guardarse en varias unidades locales y carpetas compartidas. Demasiadas copias de archivos desactualizadas o duplicadas terminan haciendo perder el tiempo a todos.
• No existe una fuente de información confiable centralizada, por lo que los trabajadores remotos tienen que dedicar tiempo a preguntar a sus colegas si tienen el archivo más reciente o correcto en lugar de centrarse en la tarea en cuestión. Esto interrumpe el flujo de trabajo y reduce la productividad.
• Es posible que no todos los miembros del equipo tengan acceso a los mismos archivos que se encuentran en la carpeta personal o en la unidad de red de alguien. Por lo tanto, se basan en datos desactualizados, lo que afecta a la coherencia y la calidad del trabajo.
• Sin control de acceso ni seguridad, los activos confidenciales de los clientes o la información privada pueden compartirse inadvertidamente con personas no autorizadas ajenas a la organización. Esto plantea riesgos de seguridad.
• Las prácticas ad hoc de intercambio de archivos conducen a la desorganización de las carpetas y a las convenciones de nomenclatura, lo que hace imposible reutilizar los activos para proyectos futuros. Esencialmente, se pierde un valioso trabajo anterior.

Todos estos desafíos de caos de archivos, duplicaciones, lagunas de seguridad e interrupciones en la colaboración remota se pueden abordar con una plataforma DAM centralizada.

El beneficio de utilizar la plataforma DAM de ioMovo

ioMovo es una solución líder de gestión de activos digitales que ayuda a las grandes y pequeñas empresas a organizar y compartir los activos digitales de manera más eficaz cuando los equipos se distribuyen de forma remota. Algunos de los beneficios clave que ofrece incluyen:

• Repositorio centralizado: Todos los usuarios autorizados pueden acceder a cualquier activo subido al Plataforma en la nube ioMovo desde cualquier dispositivo o ubicación. No más problemas de control de versiones o caos de archivos locales.
• Seguridad y control robustos: Los permisos de acceso granulares garantizan que solo los usuarios autorizados puedan ver y descargar los activos adecuados según sus funciones. Los registros de auditoría mantienen el cumplimiento.
• Herramientas de colaboración: Las opciones integradas, como las anotaciones, los comentarios y las revisiones, permiten la colaboración en tiempo real en activos de diferentes regiones geográficas. Ideal para la generación de ideas, comentarios y aprobaciones remotas.
• Flujos de trabajo flexibles: Los flujos de trabajo personalizables automatizan los procesos de aprobación rutinarios. La integración con otras herramientas también facilita una colaboración fluida.
• Administración de medios y metadatos: Los campos dedicados permiten etiquetar, indexar y buscar activos de forma detallada para encontrarlos fácilmente más adelante. El contexto nunca se pierde.
• API e integraciones: La integración con otros sistemas de registro como DAM, PIM, CMS y CRM garantiza un centro centralizado para todos los activos. Los datos son procesables.
• Escalable y rentable: IoMovo, basado en la nube, se adapta fácilmente a las crecientes necesidades. Sin grandes costos iniciales ni servidores costosos que mantener.

Al abordar los desafíos típicos, la plataforma DAM de ioMoto permite a los equipos remotos trabajar como una unidad cohesiva y elimina cualquier barrera que impida la colaboración creativa.

Tendencias futuras en Gestión de activos digitales

A medida que el trabajo remoto y distribuido siga siendo un pilar para muchas organizaciones, la gestión de activos digitales evolucionará para satisfacer mejor las necesidades de este tipo de entornos colaborativos. Estas son algunas de las tendencias clave que probablemente veamos en la gestión de activos digitales en los próximos años:

• APIs e integraciones: Los sistemas DAM se centrarán más en integrarse estrechamente con otras herramientas del conjunto de colaboración y productividad. Esto incluye cosas como los CMS, los servicios de intercambio de archivos, las aplicaciones de gestión de proyectos, las plataformas de automatización de marketing y CRM, y más. Los usuarios podrán acceder a los activos y compartirlos sin problemas en diferentes aplicaciones sin tener que volver a cargar ni copiar los archivos.
• Acceso aumentado: La inteligencia artificial y el aprendizaje automático mejorarán la forma en que los usuarios encuentran, organizan e interactúan con los activos digitales. Por ejemplo, mediante el etiquetado avanzado de metadatos, el reconocimiento de imágenes y el procesamiento del lenguaje natural, los activos correctos pueden aparecer automáticamente en función de aspectos como las descripciones de los proyectos, las conversaciones de equipo o los datos de CRM. Esto hace que la colaboración remota sea más eficiente.
• Acceso en cualquier momento y lugar: A medida que el trabajo sea cada vez más móvil y se distribuya en distintas zonas horarias, el acceso a los activos digitales tendrá que estar disponible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Esto implica una innovación continua en las capacidades móviles y offline, así como una integración más estrecha con los servicios de colaboración y almacenamiento en la nube que las personas ya utilizan todos los días. Las aplicaciones móviles intuitivas serán la clave.
• Análisis e información: Con el seguimiento de una gran cantidad de datos sobre el uso de los activos y el flujo de trabajo, los proveedores de DAM aprovecharán más la analítica para proporcionar recomendaciones e inteligencia personalizadas. Algunos ejemplos pueden incluir las métricas de popularidad, el rendimiento de los activos a lo largo del tiempo, la búsqueda predictiva, el uso de los activos por departamento o región, etc. Luego, esta información se puede utilizar para mejorar la administración, las campañas de marketing, el desarrollo de productos y la alineación remota del equipo.

Conclusión

La gestión de activos digitales desempeña un papel vital a la hora de potenciar una colaboración remota exitosa. Aprovechando el derecho Plataforma DAM, al establecer las directrices organizativas y fomentar una cultura que valore la accesibilidad, la seguridad y la documentación adecuada, los equipos dispersos geográficamente pueden sentirse tan conectados como los que están bajo un mismo techo. La inversión continua en las tendencias futuras, como las integraciones, la movilidad y el análisis, también garantizará que las soluciones de DAM sigan evolucionando para soportar sin problemas los flujos de trabajo distribuidos ahora y en el futuro. El trabajo remoto ha llegado para quedarse: las mejores prácticas de gestión de activos digitales pueden ayudar a maximizar sus beneficios empresariales.