Cómo elegir el sistema de gestión de documentos adecuado: una guía completa

En el lugar de trabajo digital actual, la gestión eficaz de los documentos y archivos es crucial para el éxito empresarial. Con la creación diaria de diversos contenidos en todos los departamentos, se necesitan herramientas sólidas y de fácil acceso para organizar, proteger y proporcionar acceso a estos activos.

Aquí es donde se selecciona el correcto sistema de gestión documental (DMS) entra en juego. Un DMS hace que su empresa vaya más allá de los recursos compartidos de archivos básicos y las carpetas de escritorio, ya que centraliza el almacenamiento, automatiza los flujos de trabajo y le permite controlar el contenido. Sin embargo, con las innumerables soluciones disponibles en el mercado, ¿cómo elegir la que mejor se adapte a las necesidades de su empresa?

Esta guía completa lo guiará a través de todo lo que debe tener en cuenta al evaluar las opciones de administración de documentos. Nos ocuparemos de la evaluación de sus requisitos empresariales específicos para definir las funciones deseadas. También analizaremos las opciones de implementación, como las soluciones locales frente a las basadas en la nube. Las secciones adicionales proporcionan consejos para seleccionar un socio proveedor acreditado, garantizar una implementación sin problemas después de la compra y una experiencia de capacitación.

Si sigue los consejos de esta guía, su organización puede tener la confianza de tomar una decisión informada sobre un DMS diseñado para impulsar sus procesos en la actualidad. Se adaptará a medida que evolucionen sus necesidades de contenido. Es crucial descubrir tu estilo de gestión perfecto.

Evaluación de las necesidades de su empresa

La elección del sistema de gestión de documentos (DMS) adecuado para su organización requiere una consideración cuidadosa de sus necesidades empresariales específicas. Dedicar tiempo a evaluar estas necesidades por adelantado le ayudará a seleccionar un sistema que brinde la funcionalidad adecuada a un costo que se ajuste a su presupuesto. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Volumen de documentos: ¿cuántos documentos genera y almacena su empresa de forma regular? Esto incluye tanto los archivos en papel como los electrónicos. Un sistema diseñado para grandes volúmenes puede resultar excesivo para una oficina de bajo volumen.
• Tipos de archivos: ¿Qué tipos de documentos necesita almacenar y administrar (imágenes, archivos PDF, hojas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos)? Asegúrese de que el DMS pueda gestionar sus distintos formatos de archivo.
• Niveles de seguridad: ¿necesita controlar el acceso a ciertos documentos en función de los permisos de usuario o grupo? Busque un sistema con controles de seguridad y privacidad sólidos.
• Movilidad: ¿Los usuarios deberán acceder a los documentos fuera de la oficina? Elija una solución con aplicaciones móviles o interfaces web para el acceso remoto.
• Integración: ¿El DMS necesita conectarse con otras aplicaciones de línea de negocio? Elija una con API abiertas para una integración perfecta.
• Personalización: ¿Tiene procesos de flujo de trabajo específicos que necesitan automatizarse? Busque capacidades de configuración y programación personalizadas.
• Capacidad de almacenamiento: ¿cuánto espacio total de almacenamiento necesitan sus documentos ahora y en el futuro a medida que su empresa crezca? Asegúrese de que el sistema proporcione la capacidad de almacenamiento adecuada para sus necesidades.
• Descubrimiento electrónico: ¿Existe la posibilidad de que se inicien litigios futuros que puedan requerir la recuperación de documentos para casos legales? Compruebe si hay herramientas integradas para simplificar las solicitudes de descubrimiento electrónico.
• Presupuesto: tenga en cuenta los costos iniciales de licencia o compra, el soporte continuo, el mantenimiento y los gastos de suscripción. Asegúrese de que los costos se ajusten a sus requisitos presupuestarios.

Al identificar sus necesidades empresariales clave, esta guía lo ayudará a reducir las opciones y elegir un sistema de administración de documentos que sea la solución adecuada a largo plazo para su organización. Busque un sistema flexible en el que pueda crecer a medida que sus necesidades cambien con el tiempo.

Características que debe buscar en un DMS

Al seleccionar un sistema de administración de documentos (DMS), es importante evaluar las características y funcionalidades clave que proporciona. El DMS correcto optimizará el almacenamiento de contenido y los flujos de trabajo. Estas son algunas de las características cruciales que debes tener en cuenta:

• Indexación de documentos: busque una indexación de texto completo que permita realizar búsquedas en texto libre del contenido del documento para recuperarlo fácilmente.
• Administración de metadatos: las capacidades avanzadas de metadatos le permiten etiquetar documentos con campos personalizables para organizar y clasificar el contenido.
• Controles de seguridad: los permisos y el cifrado sólidos ayudan a garantizar que los usuarios autorizados accedan estrictamente a los documentos confidenciales.
• Control de versiones: el control de versiones rastrea los cambios de los documentos a lo largo del tiempo para preservar un historial de ediciones y garantizar el cumplimiento de las normativas.
• Flujos de trabajo automatizados: configure cadenas y rutas de aprobación que automaticen los procesos de varios pasos, como las revisiones y las aprobaciones.
• Funcionalidad de búsqueda: los potentes filtros de búsqueda y las búsquedas guardadas permiten encontrar rápidamente documentos a partir de múltiples criterios.
• Registro de entrada y salida: evite la sobrescritura de documentos con la edición simultánea mediante las funciones de bloqueo y desbloqueo automáticos.
• Comentarios y anotaciones: añada notas, comentarios en línea y comentarios directamente en los documentos para colaborar.
• Acceso móvil: aproveche las aplicaciones móviles nativas o un diseño adaptable para trabajar en el contenido desde cualquier dispositivo.
• Integraciones: considere las API que integran el almacenamiento y la recuperación de documentos en sus flujos de trabajo y sistemas de línea de negocios.

Al seleccionar un socio de DMS, también debe evaluar la experiencia de usuario de la plataforma, la capacidad de respuesta de soporte y las rutas de actualización. Pensemos en la plataforma de gestión de activos digitales (DAM) de ioMovo, que proporciona todas las funciones esenciales mencionadas anteriormente en una solución intuitiva basada en la nube. ioMovo agiliza la ingestión, la indexación, la seguridad y los flujos de trabajo de los medios digitales, al tiempo que garantiza un fácil acceso desde cualquier lugar. ¡Póngase en contacto con un representante de ioMovo para saber cómo su DAM puede simplificar sus desafíos de contenido!

Evaluar un DMS en función de sus necesidades empresariales principales e incluir las características técnicas esenciales lo ayudará a seleccionar la solución adecuada para su organización ahora y en el futuro.

Opciones de despliegue

Al seleccionar un sistema de administración de documentos (DMS), tendrá que elegir entre un modelo de implementación local o basado en la nube. Cada opción tiene sus propias ventajas y desventajas a tener en cuenta.

DMS local

El software DMS local se instala y se ejecuta localmente en sus propios servidores dentro de la red corporativa y el centro de datos. Usted controla el hardware y el sistema operativo, además de tener todos los privilegios administrativos. La tecnología local proporciona un mayor control sobre la seguridad, ya que los datos no se almacenan externamente en la nube. Sin embargo, usted asume la responsabilidad de la administración de la infraestructura, las actualizaciones de software, las copias de seguridad y la recuperación ante desastres. Las instalaciones locales requieren inversiones iniciales más altas que en la nube y su escalabilidad puede ser más compleja.

DMS basado en la nube

Las soluciones de DMS basadas en la nube ofrecen todas las funciones principales de un sistema local, pero las ofrecen a través de un modelo de software como servicio (SaaS) alojado de forma remota en la nube. Esto significa que no hay compras anticipadas de servidores ni costes de mantenimiento continuos. En otras palabras, solo tiene que suscribirse para utilizar el software a través de un portal web en línea. La nube brinda acceso a actualizaciones periódicas y nuevas funciones sin costo adicional. Sus gastos de capital se convierten en simples costos de suscripción predecibles. Sin embargo, la nube implica renunciar a parte del control sobre la seguridad y la infraestructura, ya que no se administran los servidores. La confiabilidad depende del tiempo de actividad del servicio de su proveedor.

Selección de la opción correcta

Para muchas empresas, la escalabilidad, los bajos costos iniciales y las operaciones simplificadas de un DMS en la nube lo convierten en la opción preferida. Las soluciones de gestión de activos digitales (DAM) basadas en la nube optimizan los flujos de trabajo de contenido para los equipos creativos y de marketing.

Como se mencionó anteriormente, un líder en el espacio DAM es ioMovo, cuya plataforma en la nube proporciona ingestión automatizada, potentes herramientas de búsqueda y recuperación, colaboración controlada y opciones de implementación flexibles. ioMovo se ocupa de todas las necesidades de infraestructura para que usted obtenga un servicio totalmente administrado sin complicaciones. Si está interesado en obtener más información sobre cómo su DAM escalable en la nube puede optimizar su cadena de suministro de contenido, póngase en contacto con ioMovo hoy mismo.

Tenga en cuenta las necesidades de TI (tecnología de la información), los recursos y los requisitos de seguridad específicos de su empresa para determinar si las instalaciones locales o en la nube se adaptan mejor a su estrategia de DMS a largo plazo y a sus planes de crecimiento. Ambos modelos ofrecen valor cuando se encuentra la opción adecuada.

Selección de proveedores

Después de determinar sus necesidades de administración de documentos y las funciones deseadas, es hora de comenzar a buscar proveedores calificados que puedan ofrecer la solución de DMS adecuada. Estos son algunos consejos para evaluar sus opciones:

• Experiencia: considere a los proveedores con un historial comprobado de logros en su industria y haga un seguimiento de las historias de éxito de sus clientes. Busque experiencia técnica.
• Reputación: consulte las reseñas y los estudios de casos en línea para ver cómo los califican otros clientes en cuanto a la calidad del soporte, la confiabilidad del sistema y la satisfacción del cliente.
• Capacidades de la plataforma: verifique que se cumplan todos sus criterios de requisitos básicos y que su hoja de ruta respalde el espacio para una expansión futura.
• Capacidad de integración: póngase en contacto con el proveedor para evaluar sus API abiertas y las asociaciones confirmadas con otros sistemas críticos que utilice.
• Usabilidad: solicite una demostración en vivo y pruebe la interfaz de usuario usted mismo para evaluar la facilidad de uso.
• Opciones de implementación: el sistema ideal ofrece flexibilidad en las implementaciones locales, en la nube privada/pública o híbridas.
• TCO: compare los factores reales del costo total de propiedad, como las licencias, el soporte, los costos de suscripción, la implementación, los gastos y las actualizaciones.
• Protocolos de seguridad: la seguridad de los datos debe cumplir con sus requisitos de cifrado, controles de acceso y confiabilidad.
• Calidad del soporte: pregunte por los horarios de soporte disponibles, los tiempos de respuesta y los recursos de capacitación para resolver rápidamente los problemas.
• Referencias: solicite información de contacto verificada para hablar directamente con otros clientes sobre su experiencia.

Un proveedor recomendado que cumple con todos estos criterios es ioMovo, cuyo equipo incluye expertos en gestión de documentos. La solución DAM en la nube intuitiva de ioMovo mejora drásticamente la colaboración para ofrecer experiencias digitales dinámicas en todos los dispositivos. Con flujos de trabajo altamente configurables para canalizar las revisiones y aprobaciones, ioMovo permite controlar los activos de su marca. Su soporte en vivo ininterrumpido ayuda a garantizar que su implementación logre el ROI esperado.

Realice su debida diligencia con los proveedores de soluciones para elegir el socio de DMS adecuado capaz de satisfacer sus objetivos funcionales y empresariales.

Implementación y capacitación

La adopción exitosa de un nuevo sistema de administración de documentos (DMS) requiere una implementación adecuada y la capacitación de los usuarios. Durante la implementación, el proveedor seleccionado trabajará con el personal designado para configurar el sistema, importar los documentos existentes y configurar la seguridad y los flujos de trabajo que se ajusten a sus necesidades. Dedique el tiempo suficiente a este proceso de configuración; apresurarse puede causar problemas en el futuro.

Prepárese para proporcionar documentación detallada sobre los requisitos, tomar decisiones empresariales sobre cómo deberían funcionar las partes del sistema y designar la participación clave de los empleados. Los objetivos claros y la alineación organizacional facilitan la implementación.

La capacitación de los usuarios debe realizarse después de la configuración completa del sistema, de modo que su personal aprenda sobre la solución implementada en sí. El estilo de formación funciona mejor cuando es interactivo, con prácticas prácticas respaldadas por la documentación. Describa cómo cambiarán en el nuevo sistema las tareas que antes se realizaban con escritorios y recursos compartidos de archivos genéricos.

Explique las mejores prácticas de administración de metadatos, la importancia del control de versiones y los flujos de trabajo aprobados. Es más probable que los usuarios adopten nuevos sistemas cuando la formación aporta beneficios evidentes a su trabajo. La formación también debe abarcar la administración del sistema para quienes tengan funciones de configuración.

Proporcione recursos de actualización, como guías de referencia rápida y tutoriales en vídeo grabados, para reforzar el aprendizaje a lo largo del tiempo. Considere a los miembros del personal a los que acudir como recursos adicionales, incentivos de capacitación para impulsar la participación y compartir su entusiasmo por el nuevo DMS.

Pruebe el sistema en vivo una vez finalizada la capacitación y solicite la opinión de los usuarios. Espere una curva de aprendizaje: prepárese para responder a las preguntas y corregir los problemas a medida que los demás se adapten. Celebra los primeros triunfos para generar entusiasmo.

Con la debida atención a la implementación, la capacitación y el soporte durante la adopción, sus empleados realizarán una transición sin problemas para maximizar la inversión en DMS. Una configuración adecuada permite que su organización prospere con el nuevo sistema.

Conclusión

Esta guía completa proporciona una descripción completa de lo que debe tener en cuenta al seleccionar un sistema de administración de documentos para su organización. Desde la evaluación de las necesidades empresariales hasta la selección e implementación de proveedores, seguir las mejores prácticas que se describen aquí lo llevará a encontrar el socio de DMS ideal.

El primer paso es evaluar cuidadosamente los volúmenes de documentos, los tipos de archivos, los requisitos de seguridad y otros criterios únicos específicos de su empresa. Haga un inventario de las necesidades presentes y futuras para definir las funciones imprescindibles. Comprender estas prioridades funcionales desde el principio ayuda a reducir sus opciones.

Una vez que las prioridades principales estén claras, investigue las opciones disponibles, como los modelos de implementación locales, basados en la nube o híbridos. Tenga en cuenta factores como el control, los costos, la escalabilidad y la complejidad de su entorno y preferencias de TI. El enfoque de implementación correcto maximiza la facilidad de uso y el costo total de propiedad.

La evaluación técnica proporciona capacidades básicas para la indexación de documentos, la administración de metadatos, los permisos, el control de versiones y las capacidades de integración. Tenga en cuenta la experiencia del usuario, el acceso móvil y la capacidad de personalización. El sistema, repleto de funciones, optimiza los flujos de trabajo de contenido.

Los proveedores deben demostrar experiencia, testimonios positivos de los clientes y estructuras de soporte receptivas. La hoja de ruta de su plataforma y su asistencia para la implementación contribuyen al éxito a largo plazo. Encontrar un proveedor experimentado y comprensivo es clave.

Por último, asigne el tiempo adecuado para la instalación, la configuración y la formación de sus usuarios. Proporcionar una formación integral sobre los procesos, las mejores prácticas y la administración fomenta la adopción sin problemas de protocolos de administración de contenido actualizados.

Al centrarse en estas consideraciones de alto nivel, su organización puede confiar en la selección del socio de sistema de administración de documentos ideal diseñado para satisfacer sus necesidades de contenido únicas.

Para obtener más información y asistencia sobre DMS, póngase en contacto con ioMovo hoy mismo a través de Iomovo.io.

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